Som projekteringsledare är det viktigt att se till att alla dokument, ritningar och modeller är strukturerade enligt projektmanualerna och är lättillgängliga för alla som är involverade i projektet.
Även om man med hjälp av filnamnskoder kan förkorta filnamnen är det inte säkert att de är tydliga för alla teammedlemmar.
Dalux kan hjälpa till att lösa detta genom att göra metadata obligatoriskt och låta det automatiskt fyllas i baserat på filnamnskoden. På så sätt underlättas arbetet för alla i projekteringsgruppen, skapar bättre tydlighet och förbättrar kommunikationen under hela projektet.
Sök och filtrera
Filer är organiserade så att alla involverade i projektet snabbt och effektivt kan hitta den information de behöver. Denna nivå av organisering minskar tiden som spenderas på att söka efter dokument, minimerar fel som orsakas av att använda äldre versioner eller felaktiga filer och förbättrar samarbetet mellan team.
Användarna kan snabbt söka (1) och filtrera (2) efter de filer de letar efter.
Dessutom kan metadata automatiskt initiera flöden för godkännande av filer och kontrollera data i alla filversioner, vilket ger dig fullständig insyn i när och vilka ändringar som har genomförts.
Läs mer
För en mer detaljerad förklaring av sökning och filtrering kan du hitta ytterligare information här: Sök och filter i Box.
Obligatorisk metadata
För varje mapp kan projektadministratören göra det obligatoriskt att lägga till information vid uppladdning av filer. Detta hjälper till att säkerställa att den obligatoriska informationen tillhandahålls.
När en fil laddas upp till en mapp med obligatorisk metadata, markeras varje fält med en orange stjärna; om det inte fylls i kan filen inte laddas upp.
Fyll i metadata från filnamn
Metadata kan automatiskt fyllas i från filnamnet, vilket gör uppladdning av filer enklare och snabbare.
Om filen följer namngivningskonventionen fylls metadata automatiskt i; om inte, visas en varning och metadata måste fyllas i manuellt.
Mallen för filnamn kan till och med göras obligatorisk, vilket gör det omöjligt att ladda upp filer som inte följer namngivningskonventionen.
Administration av metadata
Anpassade metadata registrerar ytterligare information om uppladdade filer. Även om Dalux automatiskt spårar information rekommenderar vi att lägga till information som innehåll och författare.
Utvärdera vilken information som är viktig att dokumentera och som hjälper till att hitta rätt fil under projektets gång.
Vilken typ av information det handlar om beror på projektet men några vanliga uppgifter är:
- Ursprunglig skapare: Dokumentera vem som skapade filen, eftersom detta kan skilja sig från vem som laddade upp den
-
Titel: Används för att identifiera filen i
Platser och bör beskriva filen i klar text
-
(Under-)Disciplin: Används för att strukturera ritningarna, om de läggs till i
- Fil-/ritningstyp: Kategorisera dina filer (utvärderingar, tillstånd, etc.) och ritningar (Vy, Snitt, Takplan, etc.)Filer
- Nivå: Ange nivån för en ritning
Du kan hänvisa till den här guiden om hur du ställer in metadata i Dalux: Så här ställer du in Metadata.
Filnamnsmall
Använd ditt anpassade metadata som grund för att skapa en filnamnsmall för ditt projekt. Några allmänna rekommendationer när du ställer in standarder för filnamngivning inkluderar:
- Använd ett konsekvent avgränsare som inte används i metadata-värden
- Håll metadata kort och undvik specialtecken
- Dölj inte dokumentets status i filnamnet, det spåras separat i filernas metadata
- Undvik data som automatiskt dokumenteras av Dalux, som uppladdningsdatum eller version
Läs den här artikeln för att se hur du kan ställa in detta: Mall för filnamngivning
Om du vill lära dig mer om hur du konfigurerar Dalux enligt goda rutiner, läs dessa artiklar:
Användargrupper - bästa praxis