Hur man granskar filer i Granskningar

I den här artikeln förklaras granskningsfunktionerna för leveranser. Alla granskare kan granska parallellt och skapa markeringar och kommentarer på de inskickade filerna. Att lägga till en granskning i leveransflödet är valfritt.

Hur man lägger till kommentarer och anmärkningar

Granskningsansvariga och godkännare har möjlighet att lägga till kommentarer i 'Skicka för granskning' och 'Godkänn'-steget.

Kommentarer fungerar på samma sätt som i övriga Box-funktioner och kan användas för kommunikation utanför leveransprocessen.

För att göra detta, gå till

BoxLeveranserVälj din LeveransÖppna en filNy kommentar

Aktiva granskningar finns i Box Granskningar Mina granskningar.

Öppna en granskning genom att dubbelklicka på den eller välja från listan och klicka Visa.

Om en användare tillhör flera användargrupper som läggs till i granskningssteget kommer de att bli ombedda att välja vilken granskningsroll de har.

En granskning är organiserad så här:

1. Knappar för att ändra status finns högst upp på skärmen. Genom att klicka på Slutför granskning avslutas granskningen för hela granskningsteamet.
2. Status för leveransen kan ses här.
3. Flödet kan ses högst upp på leveransen. Den markerade rutan (i det här fallet 'Granskning' visar nuvarande steg i leveransen.
4. De filer som är uppe för granskning kan ses här. Klicka på en fil för att öppna den och få tillgång till kommentarer och markeringsfunktioner.
5. Den övergripande informationen för leveransen kan ses här.
6. Bifogade filer till leveranspaketet kan hittas här.
7. Den fullständiga historiken för leveransen visas här och uppdateras automatiskt.

Genom att klicka på en fil öppnas den och härifrån är det möjligt att lägga till och se anmärkningar och kommentarer för filen.

Anmärkningar i leveranser har ingen justerbar mall och tilldelas inte någon.

De är tänkta att vara enkla markeringar där granskarna kan lämna sina synpunkter. Granskarna kan ta bort sina egna anmärkningar (innan de avslutar sin granskning) men kan inte ta bort andra granskars anmärkningar.

Nya anmärkningar kan läggas till genom att klicka Ny anmärkning.

Du måste skapa åtminstone en markering med hjälp av verktygen från verktygsfältet längst ner i vyn.

När en markering har lagts till kan en titel och beskrivning för anmärkningen skrivas.

Alla anmärkningar kan ses som markeringar på filen eller i en listvy i sidopanelen.

Detta kan slås av och på genom att klicka Visa anmärkningar och välja ett alternativ.

Du kan också välja att bara se anmärkningar inom din egen grupp genom att aktivera 'Visa endast gruppanmärkningar' i sidopanelen.

Du kan öppna en anmärkning genom att klicka på markeringen eller från listvyn i sidopanelen. Det är sedan möjligt att skriva ett meddelande på anmärkningen. Varje användargrupp i granskningen kan lägga till meddelanden till varandras anmärkningar.

All korrespondens sparas i leveransen när granskningen är slutförd.

Hur man slutför en granskning

När en granskningsgrupp är klar med att lägga till anmärkningar i Leveransen kan de markera granskningen som avslutad genom att klicka Slutför granskning. Om granskningsstatus har ställts in kan de väljas från popup-fönstret och det är även möjligt att lägga till ett meddelande.

Hur man raderar eller redigerar kommentarer

Det är möjligt att redigera eller ta bort en anmärkning under granskningen för din nuvarande granskningsgrupp. Observera att du inte kan redigera markeringarna för anmärkningar, endast titeln och meddelandet.

Redigering av en anmärkning kan göras genom att öppna en anmärkning och klicka på -ikonen bredvid antingen titeln eller beskrivningen.

För att ta bort en anmärkning, hovra över den i listvyn och klicka på . Du kommer att få en bekräftelseförfrågan om du vill ta bort anmärkningen.

Hur man godkänner eller avvisar en leverans

När alla granskningar är markerade som slutförda eller en deadline har passerat kan användarna med godkännarroll utvärdera leveransen och antingen godkänna eller avvisa den.

Godkännaren får en översikt över aktiviteterna från granskningen. De kan snabbt hoppa till anmärkningarna från varje granskningsgrupp och se svaren.

En översikt för varje grupp visas och anmärkningar kan öppnas genom att klicka på -ikonen.

När du ser anmärkningarna som gjorts under granskningen kan du tilldela dem direkt till inlämnaren.
Det är också möjligt att tilldela dem manuellt om någon annan än inlämnaren ska vara ansvarig.

Du kan godkänna/auktorisera enskilda filer men avvisa leveransen som helhet. För detta måste granskningsflödet ha ställt in 'Distribution' av godkända filer (Hur man ställer in Inlämningar).

Öppna en fil i din Leverans och klicka på Godkänn till delade filer eller Auktorisera till publicerade filer . Filer som du godkänner på detta sätt följer distributioneinställningen av Leveransen även om du avvisar resten av Leveransen.

När leveransen har utvärderats kan den godkännas eller avvisas med Godkänn eller Avvisa inlämning.

Avslutade och godkända leveranser kommer att markeras med status 'Avslutad' och kan sorteras och filtreras i Alla leveranser eller Alla granskningar.

De kommer också att placeras i mappen Granskningar Arkiverad.

Om en leverans avvisas måste en ny deadline sättas och det finns även möjlighet att skriva ett meddelande. Leveransen kommer att återgå till 'Inväntar' status och nya filer kan läggas till i leveranspaketet. Avvisningen loggas i historik.