Hur man skapar nya leveranser

I den här artikeln beskrivs hur du skapar ett nytt leveranspaket.

En leverans består av olika metadata som hjälper till att få spårbara leveranser, t. ex:

• Deadline för leveranser
• Ansvarig grupp (Användargrupp som ska leverera filerna)
• Beskrivning
• Målmapp (var filerna kommer att laddas upp i Dalux Box)
• Platshållare (en lista över filer som måste levereras innan du kan skicka in)

Leveranser hanterar och spårar de planerade filleveranserna/leveranspaket i projekt. Med funktionen Submittal kan du skräddarsy ett granskningsflöde och dokumentera granskningsprocessen i Dalux.

Hur leveransprocessen går till

Roller i leveranser

En leveransprocess i Dalux har följande roller:

• Leveransadministratör
• Ansvarig grupp för leverans av filer
• Granskningsadministratör (valfritt)
• Granskare (valfritt)
• Godkännare

Leveransadministratör

Leveransadministratör är ansvariga för att skapa nya inlämningar. Det är också möjligt att ge olika användargrupper behörigheter att skap nya leveranser paket. Leveranser skapas alltid som utkast och det är administratörens ansvar att starta leveranser genom att klicka på 'Skicka till Ansvarig grupp'.

Inlämnare

Ansvarig grupp anges för varje leverans och är de användargrupper som kan lämna in filer. När ansvarig grupp har laddat upp sina filer ansvarar de för att markera filerna som inskickade för att starta nästa steg i processen.

Granskningsadministratör

Det är möjligt att ange en roll som granskningsansvarig, vilket är ett valfritt steg innan granskningsprocessen. Granskningsadministratör kommer att vara ansvarig för att kontrollera de inskickade filerna innan inlämningen skickas till 'Granskning'. Om det behövs har en granskningsadministratör möjlighet att lägga till ytterligare grupper i granskningsprocessen innan filerna skickas för granskning.. Granskningsadministratör kan också returnera inlämningen till det föregående steget.

Granskare

Flera olika grupper kan anges som granskare och ansvarig för att granska och kommentera de inskickade filerna före den angivna deadlinen. När en grupp är klar med sin granskning kan de ställa in statusen till 'Färdigrapporterad'. Om deadline passerar och är inställd som obligatorisk ändras granskningsstatusen automatiskt till ”Slutförd”.

Godkännare

Godkännaren är det sista steget i leveranssprocessen och ansvarar för att godkänna eller avvisa inlämningen som helhet.

Inlämningsstatus

En leveransprocess kan ha följande steg:

• Utkast
• Inväntar
• Inskickad
• Under granskning (Om ett granskningssteg har lagts till i granskningsflödet)
• Inväntar godkännande
• Färdigrapporterad

Utkast

Nya leveranser skapas i utkaststatus. All metadata för en leverans kan ändras och levernasen kommer inte att vara synlig för ansvarig grupp, granskningsadministratör eller godkännare. Inga notifikationer skickas. Filer kan inte laddas upp till inlämningar i utkaststatus.

Inväntar

När leveransprocessen startar ändras statusen till inväntar. Leveransen väntar nu på att den ansvariga gruppen ska ladda upp filer. En e-postnotifikation kommer att skickas och leveransen syns för den ansvariga gruppen i mappen 'Mina leveranser'. Leveransen syns fortfarande inte för granskningsadministratörer eller granskare. Filer kan laddas upp till leveranspaketet.

Inskickad

Efter att filerna har laddats upp kan den ansvariga gruppen skicka in filerna och statusen kommer att ändras till inskickad. Om en granskningsadministratör har lagts till i flödet kommer de att få en notifikation.

Under granskning

Inskickade filer kommer att att få status "Under granskning" om det finns ett granskningssteg i flödet. Om en granskningsadministratör har lagts i flödet måste denne godkänna filerna för granskning. Användarna i granskningsgruppen får en notifikation.

När en leverans är i granskningsstatus flyttas den till mapparna Granskningar i Box.

Avslutad

När en leverans är godkänd kommer den att markeras som färdigrapporterad och arkiveras i Dalux.

Hur du skapar en ny leverans

För att starta ett leveransflöde måste ett nytt leveranspaket skapas. För att göra detta, gå till
Box  Leveranser Alla leveranser  Ny.

Observera att du också kan skapa nya leveranser från de olika paketen.. Den här metoden ställer in paketet automatiskt för den nya leveransen.

När en ny leverans skapas kommer ett nytt fönster att visas, där leveransen kan konfigureras.

• Namn - Namnet på leveransen visas i listvyn
• Paket - Vilket leveranspaket leveransen avser
• Flöde - Vilket granskningsflöde som ska användas för leveransen
• Inlämnare - Vilken användargrupp som ansvarar för att skicka in filer
• Spec. sektion - Ett sätt att kategorisera leveransen
• Spec. undersektion - Om det behövs kan du ytterligare kategorisera leveransen
• Deadline - En sista inlämningsdag för filer
• Målmapp - Vilka mappar som de inskickade filerna kan laddas upp till
• Beskrivning - Hjälptext för att lägga till information om leveransen

När du är klar klicka på 'Spara'. Om du ska skapa flera leveranser kan du markera 'Skapa en annan' och ett nytt fönster kommer att dyka upp efter att du klickar på 'Spara'. Nya leveranser skapas alltid som utkast.

En leverans är uppdelad i flera områden. Som ett utkast är det möjligt att ändra all metadata för leveransen.

1. Knappen för att ändra status finns högst upp på skärmen. Anmärkning: Eftersom leveransen är i utkaststatus och allt kan ändras är det också möjligt att Skicka till ansvarig grupp utan att skapa platshållare, trots att det är satt som ett krav när man skapar en ny leverans. Se till att leveranspaketet är klart innan den skickas till ansvarig grupp.
2. Statusen för inlämningen kan ses här.
3. Flödet kan ses högst upp på leveransen. I utkast- och inväntarstatus är det möjligt att ändra grupperna kopplade till varje steg, genom att klicka på dem och välja en annan användargrupp.
4. Platshållare skapas och visas här - se nedan hur platshållare skapas.
5. Den övergripande informationen för leveransen kan ses här. Dessa värden kan redigeras medan leveransen är i utkast eller inväntarstatus, genom att klicka på -ikonen.
6. Bifogade filer kan läggas till i leveranspaketet. Endast filer från Dalux Box kan bifogas.
7. Den fullständiga historiken för leveransen visas här och uppdateras automatiskt.

Hur man ställer in platshållare för filer

Om det krävs kan du specificera vilka filer som behöver laddas upp. Detta steg är valfritt.

Platshållare kan läggas till manuellt eller kopieras och klistras in från ett 2-kolumns kalkylblad.

För att lägga till en filplatshållare, klicka på Lägg till.

Den uppladdade filen kan ha vilket namn som helst men den måste matcha filnamnet för platshållaren för att fylla i platshållaren och skicka in filerna..

Inlämnaren har möjlighet att ladda upp filer med olika filnamn till platshållaren men Dalux kommer att döpa om filen för att matcha platshållaren.

Alla filer som laddas upp utanför platshållarna kommer att läggas till som ”Ytterligare filer” i underlaget.

När leveransen har ställts in enligt önskemål kan processen startas genom att klicka på Skicka till inlämnare. Detta ändrar statusen till 'Inväntar' och meddelar användarna i den ansvariga gruppen.