Hur man använder filflöden

I den här artikeln kommer vi att förklara varför du bör använda funktionen 'Filflöden' och hur du använder den.

Filområden är en grundläggande funktion för filflöden eftersom dessa flöden används för att godkänna och auktorisera filer mellan de tre filområdena:

Filer

Delade filer

Publicerade filer

Filer kan ses som en plats för filer som är under arbete medan delade filer kan ses som en plats för filer som är under arbete. Det publicerade filområdet är till för filer som är redo att publiceras till alla deltagar i projektet.

Filflöden är processer och arbetsflöden som avgör hur filer flyttas mellan de olika stegen i fildelningen och därmed hur de flyttas mellan dessa tre olika filområden.

Godkänn filer

Det finns två sätt för en fil att bli godkänd: Direkt godkännande eller via filflöden. I den här artikeln kommer vi gå igenom användningen av filflöden. Om du vill lära dig hur du godkänner filer direkt med hjälp av funktionen filområden, läs vår artikel om Filområden.

Hur man påbörjar filflöden

När ett filflöde har startats flyttas filerna till sitt första steg där de måste godkännas. Filen visas för användaren som är vald att godkänna steget i filflödet under fliken Inväntar min auktorisering :

Filen kommer endast att godkännas/auktoriseras om filen godkänns i alla steg. Om filen godkänns i första steget men inte i nästa kommer den inte att passera filflödet.

Starta filflödet

När flödet är igång kan flödesstartaren, exmpelvis arkitekten, skicka in en fil för att få den godkänd eller auktoriserad.

Box Filer Välj fil(en) Mer Starta auktoriseringsflöde Välj godkännandeflödet.

I det nya fönstret ser du en översikt över vad som kommer att ske med varje fil. För att starta flödet, klicka på 'Starta flöde'.

Filen kommer sedan att gå till avsnittet Auktorisering för publicerade filer Inväntar andras auktorisering. För personen som behöver godkänna filer kommer de att placeras under Inväntar min auktorisering:

Hur man godkänner/auktoriserar filer i filflöden

Användaren som behöver godkänna/auktorisera en fil kommer att meddelas via e-post.

De kan också se när filer behöver godkännas eller auktoriseras genom en nummerindikator som visas i Box-modulen i sidofältet och siffrorna i sidomenyn

• Godkännanden för delade filer
• Väntar på mitt godkännande
• Godkännanden för publicerade filer

De kan sedan välja att godkänna/auktorisera eller avvisa filen. För att göra detta, gå till

Godkänn:

Godkännanden för delade filer Inväntar mitt godkännande Välj filen Godkänn eller Avvisa:

Auktorisera:

Godkännanden för publicerade filer Inväntar min auktorisering Välj filen Godkänn eller Avvisa:

Skapa kommentarer i ett filflöde

När en fil är i ett filflöde kan den som godkänner filen ha möjlighet att göra kommentarer. Dessa kommentarer kan skapas när man godkänner eller avvisar en fil. Exempelvis kan en kommentar lämnas till den person som är ansvarig för att hantera avvisade filer. När en kommentar skapas kan användaren välja från tillgängliga kommunikationskanaler och kommentarstyper.

För att skapa en kommentar, gå till:

Inväntar mitt godkännande Välj filen Visa Ny kommentar.

Skapa sedan en markering, fyll i kommentarsformuläret till höger och klicka på 'Skapa':

Få en överblick av filer i flöden och deras status

Projektadministratörer och projektplaneringschefer kan hitta en panel för filflöde på hemskärmen i Dalux Box.

Panelen kan ge dig en översikt över framstegen för filflöden i ditt projekt och hjälper till att identifiera potentiella flaskhalsar. Panelen visar förfallna och kommande deadlines för filflöden samt hur dessa är fördelade över användargrupper.

När filflödena är konfigurerade kan du se statusen för filerna i filflödena med hjälp av listvyn. Detta görs med hjälp av kolumnerna i listvyn som visar följande:

• Kolumnen "Senaste versionen i flödet för godkännande/auktorisation";
  • Om den senaste versionen av en fil är i ett filflöde:

• Kolumnen 'Senaste versionen i Delade/Publicerade'
  • Om den senaste versionen av en fil är i Delade/Publicerade filområden:

• Kolumnerna 'Startad' (Datum) och 'Startad av' (Användare)
  • När ett flöde startades och av vem

Rapporter för filflöde

Du kan skriva ut eller exportera en PDF-rapport för filflöde för godkända eller auktoriserade filer. PDF-rapporten innehåller en miniatyrbild av filen, dess version, Box-mappen den ligger i och dess filflödeshistorik. Du kan se vad eller vem som utlöste flödet och vem som slutförde varje steg, samt när varje steg slutfördes.

Du kan skriva ut filflödesrapporten från listvyn eller direkt från filen.