Hur man konfigurerar HelpDesk

I den här artikeln kommer vi att gå igenom HelpDesk-inställningarna och hur de påverkar HelpDesk-instansen. Inställningarna kommer att hjälpa Dalux FM-administratörerna att anpassa instansen till sin organisations behov.

Du hittar HelpDesk-inställningarna som låter dig konfigurera din HelpDesk i

InställningarHelpDesk

Inloggningsinställningar

I 'Inloggningsinställningar' hanterar du hur användare ska logga in på din HelpDesk och vilken information de behöver tillhandahålla vid registrering av ett nytt konto:

Obligatorisk inloggningsinformation

Om du använder användarregioner i din instans, aktivera 'HelpDesk-ID'.

HelpDesk-ID:n tilldelas till olika användarregioner för att identifiera den specifika regionen vid åtkomst av HelpDesk. Genom att kräva dessa ID:n för inloggning möjliggör du enkel kontroll över vilka byggnader användarna kan se och skapa ärenden för.

De kommer bara att se de byggnader som är kopplade till det område som HelpDesk-ID är angivet för.

När denna inställning är aktiverad måste användare ange HelpDesk-ID när de loggar in.

För att se hur detta påverkar användarens inloggning kan du läsa: Hur man skickar Ärenden med hjälp av mobilen HelpDesk-app.

Det är också möjligt att ange namn och telefonnummer som obligatorisk information. Dessa fält är alltid tillgängliga vid inloggning, även när de inte krävs.

Inställningar för inloggningsverifikation

Kräva tvåfaktorsautentisering 

Aktivera tvåfaktorsautentisering för att öka säkerheten för din instans. Detta kommer att skicka en 4-siffrig kod till användaren som den måste ange innan den kan logga in (för att se hur detta ser ut för användaren kan du läsa: Hur man skickar Ärenden med HelpDesk mobilapp.) Denna kod skickas till användarens e-postadress.

Observera att användare alltid måste ange en 4-siffrig kod när de öppnar sina tidigare ärenden i 'Mina nya ärenden', oavsett om tvåfaktorsautentisering är aktiv eller inte.

Kräv GDPR-samtycke

Om användare måste ge samtycke till GDPR-dokument när de loggar in i din HelpDesk-instans kan du aktivera och länka till dokumenten här.

Om du har aktiverat 'Kräv GDPR-samtycke', kan du lägga till en webbadress till dokumenten i 'URL till GDPR-samtyckedetaljer'.

Vid inloggning måste användare acceptera villkoren, som länkar till den webbadress du har lagt till:

Lägg till en adress i 'Samtyckes-e-post' om informationen om någon användare som ger GDPR-samtycke ska skickas till en e-postadress:

Domäninställningar

Validera e-postdomän (kräv en specifik domän för inloggning)

Om du vill tillåta skapande av ärenden endast för användare av specifika e-postdomäner kan du aktivera 'Validera e-postdomän'.

Detta är särskilt användbart om du har placerat QR-koder på offentliga platser men vill säkerställa att endast intern personal kan skicka in HelpDesk-ärenden.

Klicka på Lägg till och skriv in en domän för att lägga till den i listan över giltiga domäner. Du kan lägga till flera domäner för olika toppdomäner eller andra situationer.

Du kan testa giltigheten av din uppsättning genom att klicka på Testa validering och ange en e-postadress i fältet.

HjälpDesk-inställningar

'HelpDesk-inställningar' låter dig ställa in allmänna inställningar för HelpDesk på din instans.

• Visa planritning: Tillåter användare att placera sina ärenden på en planritning istället för bara en byggnad.
• Visa deadline: Om aktiverad kan användare som kontrollerar sina öppna ärenden i 'Mina nya ärenden' se 'Förväntat'-kolumnen som det planerade deadline.
• Visa historik: Användare kan se alla ändringar folk har gjort i deras ärende.
• Aktivera assets: Användare kan skapa ärenden på specifika assets istället för på våningsplan eller byggnader.
• QR-Scan: Användare kan skanna QR-koder från HelpDesk-appen för att automatiskt placera ärenden på en specifik plats.
• Visa QR-genväg: En genväg för QR-scan finns tillgänglig på huvudmenyn i HelpDesk-appen.

Skriv ut QR-koder för rum

Vid klick på 'Skriv ut QR-koder för rum' kan du välja ett eller flera rum för att skriva ut QR-koder för.

Använd filteralternativen för att begränsa resultaten innan rum väljs.

För att göra detta, välj ett rum (Shift+Klick eller Ctrl+Klick för att välja flera) och klicka Generera QR-koder.

QR-koder gör det enklare för rapportören att lägga till platsinformation för sina ärenden, genom att skanna koden.

Kvittering för rapportör

Funktionen 'Kvitto för rapportören' låter dig designa kvittot som rapportörer får när de skapar ett ärende i HelpDesk-portalen eller från HelpDesk-appen. 

Du har grundläggande textformateringsverktyg för att anpassa kvittot, som fetstil, kursiv, och understruket. Lägg till länkar till kvittot enligt önskemål och klicka på 'Förhandsvisning' för att se hur kvittot ser ut för användaren.