Mallar för uppgiftspåminnelse i Dalux kan skapa en anpassad förstasida för uppgiftspåminnelser. Flera mallar för uppgiftspåminnelse kan skapas och användas. Detta betyder att mallar kan skapas för olika typer av påminnelser eller stadier i projektet. Mallar för uppgiftspåminnelse skapas från platshållartaggar för olika automatiskt genererade data från projektet och fria textfält.
Hur man skapar en mall för uppgiftspåminnelse
Användarrättigheter
Inställning av mallar för uppgiftspåminnelse måste göras av en projekt- eller Field-administratör. Mallar för uppgiftspåminnelse kan aktiveras i:
Inställningar
Lägg till funktioner
'Mallar för uppgiftspåminnelse'
Aktivera.
För att börja skapa eller redigera mallar för uppgiftspåminnelse gå till
Inställningar
Fält
'Mallar för uppgiftspåminnelse' i uppgiftsfunktionen på kortet:
Detta öppnar ett nytt fönster där mallar för uppgiftspåminnelse kan skapas och hanteras. För att skapa en ny mall för uppgiftspåminnelse på projektet, klicka på Lägg till. Nya mallar kan skapas eller importeras från företagsprofilen. För att komma igång med en ny mall klickar du på 'Skapa ny'.
Ämne, rapporttyp och platshållare
En mall för uppgiftspåminnelse måste ha ett 'Ämne'. Detta är mallnamnet som kommer att visas när en mall väljs för att användas för uppgiftspåminnelser. Ämnet används också som filnamn för rapporten.
Det finns tre rapporttyper för mallar för uppgiftspåminnelse:
- Uppgiftsrapport - Inkluderar varje uppgift som en separat uppgiftsrapport (Max. 10 uppgifter per rapport)
- Statusrapport - Inkluderar uppgifterna i en statusrapportöversikt (Max. 50 uppgifter per rapport)
- Ingen rapport - Inkluderar endast framsidan genererad från mallarna för uppgiftspåminnelse
I alla fall kommer de valda uppgifterna för påminnelsen att visas i e-postmeddelandet som skickas till mottagaren. Vid användning av mallar för uppgiftspåminnelse kan du bara skicka till en mottagare åt gången.
De blå platshållarna på höger sida av fönstret kan läggas till i mallen genom att klicka på dem.
Nedan finns en tabell som förklarar de olika platshållarna. Alla data i platshållarna hämtas från Dalux.
| Platshållarnamn | Tagg som används i Dalux | Förklaring |
| Nummer | {NO} | Visar prefix och nummer för valda uppgifter i en rad, där varje uppgiftsnr. separeras med ett kommatecken. |
| Titlar | {TITLES} | Visar titlarna från uppgifterna i en rad, där varje titel separeras med ett kommatecken |
| Tabell över deadline | {TASK_TABLE} |
Skapar en uppgiftstabell med kolumner för uppgiftstyp, nr., ämne och rum. Tabellen innehåller också information om sista datum och när den senaste påminnelsen skickades. |
| Projektnamn | {PROJECT_NAME} | Skriver namnet på projektet |
| Projektlogo | {PROJECT_LOGO} | Lägger till en liten miniatyr av projektlogon |
| Projektfoto | {PROJECT_PHOTO} | Lägger till en liten miniatyr av projektfotot |
| Företagslogo | {COMPANY_LOGO} | Lägger till en liten miniatyr av företagslogotypen (från företagsprofilen) |
| Avsändningsdatum | {SENT_DATE} | Skriver datum och tid då påminnelsen skickades i månad-dag-år-tid (t.ex. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Föregående uppgiftspåminnelse skickad datum | {PREV_REMINDER_SENT_DATE} | Skriver datum och tid då påminnelsen senast skickades i månad-dag-år-tid (12-timmarsklocka) (t.ex. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Avsändarsignatur | {SENDER_SIGNATURE} | Skriver namnet på personen som skickar påminnelsen |
| Avsändarens telefonnummer | {SENDER_PHONE} | Skriver telefonnumret till personen som skickar påminnelsen |
| Avsändarens arbetstitel | {SENDER_WORK_TITLE} | Skriver titeln på personen som skickar påminnelsen |
| Avsändarens företagsnamn | {SENDER_COMPANY_NAME} | Skriver företagsnamnet för personen som skickar påminnelsen |
| Avsändarens företagsadress | {SENDER_COMPANY_ADDRESS} | Skriver adressen till företaget för personen som skickar påminnelsen |
| Mottagarnamn | {RECIPIENT_NAME} | Skriver namnet på personen som tar emot rapporten om uppgiftspåminnelse |
| Mottagarens telefonnummer | {RECIPIENT_PHONE} | Skriver telefonnumret till personen som tar emot rapporten om uppgiftspåminnelse |
| Mottagarens arbetstitel | {RECIPIENT_WORK_TITLE} | Skriver titeln på personen som tar emot rapporten om uppgiftspåminnelse |
| Mottagarens företagsnamn | {RECIPIENT_COMPANY_NAME} | Skriver företagsnamnet för personen som tar emot rapporten om uppgiftspåminnelse |
| Mottagarens företagsadress | {RECIPIENT_COMPANY_ADDRESS} | Skriver adressen till företaget för personen som tar emot påminnelsen |
| Entreprenadens namn | {CONTRACT_NAME} | Skriver namnet på entreprenadsavtalet som är kopplat till entreprenaden som personen som tar emot uppgiftspåminnelsen ingår i (se nedan hur man arbetar med entreprenadsavtal) |
| Datum för entreprenaden | {CONTRACT_DATE} | Skriver datumet för entreprenadsavtalet som är kopplat till entreprenaden som personen som tar emot uppgiftspåminnelsen ingår i (se nedan hur man arbetar med entreprenadsavtal) |
Att skapa entreprenadsavtal för mallar för uppgiftspåminnelse
Observera
Kontrakt måste aktiveras i företagsprofilen innan de kan användas i projekt.
Detta kan göras i:
Standardisering
Bibliotek
'Fieldbibliotek'
'Mall för uppgiftspåminnelse'
Kontrakt kan aktiveras på projekt genom att gå till
Inställningar
Field
Lägg till funktioner
'Contracts'
Aktivera.
Ett funktionskort för 'Contracts' kommer då att visas i inställningarna. För att lägga till eller redigera 'Contracts' i projektet, klicka på 'Contracts'. Härifrån kan kontrakter sedan läggas till, redigeras eller tas bort.
Skapa ett nytt kontrakt genom att klicka på Lägg till. Kontraktet kräver ett namn och ett datum. Vid behov kan ett arbetsområde kopplas.
När du skapar mallar för uppgiftspåminnelse kommer kontraktets namn och datum endast att visas under två villkor, om du använder platshållarna för kontrakt.
- För det första måste en entreprenad länkas till ett kontrakt.
- För det andra måste mottagaren vara en del av samma entreprenad som det länkade kontraktet.
Observera att varje entreprenad endast kan kopplas till ett kontrakt, men ett kontrakt kan ha flera entreprenader.
Exempel på en mall för uppgiftspåminnelse
Nedan är ett exempel på en mall för uppgiftspåminnelse i Dalux.
Hur man använder mallar för uppgiftspåminnelse
För att använda mallen för uppgiftspåminnelse för att meddela Dalux-användare, gå till:
Field
Uppgifter
Alla uppgifter
Välj Uppgift(s)
Mer
Påminn.
Du kan inte skicka en påminnelse till flera olika ansvariga användare samtidigt.
I nästa fönster, välj vilken användare du vill påminna. Markera sedan 'Skapa rapport med anpassad framsida' och välj vilken mall för uppgiftspåminnelse som ska användas.
Dalux kommer då att skicka ett e-postmeddelande till mottagaren med en genererad framsida och uppgifterna bifogade enligt den valda mallen. En kopia kommer också att skickas till avsändaren.
Tips och tricks
Om du vill testa hur rapporten ser ut innan du skickar den kan du följa processen ovan men endast välja ditt namn som mottagare. Om du inte är nöjd med hur rapporten ser ut kan mallen redigeras.