Hur man skapar ett anbud

Anbud hanterar alla upphandlingar i ditt projekt och de inkommande anbuden. Detta görs genom att skapa anbud, ange krav och bjuda in anbudsgivare. Frågor och svar och andra verktyg i anbud används för att hantera anbudsprocessen på ett effektivt sätt.

I den här artikeln går vi igenom hur man skapar och sätter upp anbud och anger kraven.

Hur man skapar ett anbud

Gå till AnbudKlicka på en anbudsgrupp Lägg till anbud 'Skapa nytt anbud'.

Allmän information förifylls baserat på anbudsgruppens mall. Granska och justera uppgifterna vid behov innan du sparar.

Namn: Anbudets namn, synligt för anbudsgivare.

Kontaktperson: Namnet på kunden, synligt för anbudsgivare.

Status

• Utkast: Anbudet är endast synligt för anbudsorganisationen och kan inte nås av anbudsgivare.
• Pågående: Anbudet är aktivt och kan, beroende på prekvalificering och startinställningar, vara synligt och tillgängligt för inbjudna anbudsgivare.

Kontaktperson: Namn, telefonnummer och e‑postadress till den person som är ansvarig för att svara på frågor om anbudets innehåll.

Anbudsbeskrivning: Ge en kort beskrivning av anbudet för att ge anbudsgivarna en tydlig förståelse av omfattningen. Detta är särskilt användbart för offentliga anbud, eftersom det hjälper till att säkerställa att endast relevanta anbudsgivare registrerar sig.

Anbudsformat: Anbudsformatet används endast för filtrering och sökändamål och påverkar inte anbudets innehåll eller beteende. Det är synligt för anbudsgivare och måste uppfylla alla lagkrav i din region eller ditt land.
Du kan ange ett anbudsformat själv eller välja anbudsformatet mellan:

• Privat anbud
• Designtävling
• Offentligt anbud med prekvalificering
• Offentligt anbud utan prekvalificering
• Flerstegsanbud

Kontrakttyp: Kontrakttypen används endast för filtrering och sökändamål och påverkar inte anbudets innehåll eller beteende. Det är synligt för anbudsgivare och måste uppfylla alla lagkrav i din region eller ditt land.
Du kan ange en kontrakttyp själv eller välja mellan:

• Huvudkontrakt
• Allmän entreprenad
• Underleverantörsentreprenad

Se bud före deadline: Detta tillåter den anbudsansvarige att visa inskickade bud före deadline och måste aktiveras innan anbudets status ändras till 'Pågående'. Anbudsgivare kommer att meddelas om detta alternativ är aktiverat när de skickar in ett bud.
Detta alternativ är inte tillgängligt för prekvalificering eller offentliga anbud (se nedan).

Prekvalificering/Offentligt anbud: Om du väljer alternativet 'Prekvalificering/Offentligt anbud' genereras en delbar länk som möjliggör åtkomst till anbudet utan att en inbjudan från anbudsansvarig krävs.

Publiceringsdatum: För att möjliggöra tidig, begränsad åtkomst till anbudet, markera rutan 'Publiceringsdatum' och välj ett datum nedan. 
Detta tillåter prekvalificerade parter eller allmänheten att visa anbudets filer utan att skicka in ett bud, vilket ger alla potentiella anbudsgivare en chans att granska dokumenten innan budgivningsprocessen börjar.

Tidsfrister och datum: När du ställer in statusen till 'Pågående' måste du bestämma anbudets start och deadline.

• Anbudets start: Detta definierar när anbudsgivare kan börja interagera med anbudet, till exempel ladda ner anbudets filer och lämna bud.
• Anbudets deadline: Detta definierar hur länge anbudsgivare kan lämna sina bud och därmed när anbudet avslutas. Anbudsgivare kan redigera sina bud fram till anbudets deadline, men buden kommer att låsas när deadlinen har passerat.

Filer: Markera den här rutan om du vill att alla filer automatiskt ska synkroniseras till detta anbud från anbudsgruppens filer. Detta gäller alla befintliga filer och eventuella nya filer som läggs till senare, men inte nya versioner av befintliga filer (se filversioner nedan).

Använd den här funktionen för att säkerställa att alla filer som laddats upp till anbudsgruppen också är tillgängliga i detta anbud.

Filversioner: Markera den här rutan om du vill att alla nya versioner av filer som redan lagts till i detta anbud ska uppdateras automatiskt när de uppdateras på gruppnivån för anbudsfiler.

Använd den här funktionen för att säkerställa att eventuella nya filversioner som laddas upp till anbudsgruppen automatiskt uppdateras i detta anbud.

Frågor och svar: Med funktionen för frågor och svar kan du enkelt hantera frågor från anbudsgivare för ditt anbud med flera alternativ för hur du ger svar. 

För att aktivera frågor och svar markerar du rutan ”Aktivera frågor och svar” i fönstret för skapande av anbud (om anbudet redan har skapats kan du markera det och klicka på Redigera):

Frågor kommer att vara privata som standard, men kan ställas in som offentliga vid behov. För att göra frågor synliga för alla, markera rutan bredvid 'Offentliga frågor'. Offentliga frågor är synliga för alla anbudsgivare och observatörer i anbudet.

Du kan välja om anbudsgivare ska tillåtas att skicka frågor efter deadline eller inte.

Anbudskrav 

För att säkerställa att anbudsgivare uppfyller dina anbudskrav kan du ställa in specifika krav som text, lista, nummer, dokument eller ett europeiskt enhetligt upphandlingsdokument (ESPD). 

Obligatoriska krav måste vara uppfyllda innan ett anbud kan skickas in, vilket hjälper till att upprätthålla standarder och minska fel.

Skapa anbudskrav

Alla anbud kommer att skapas med ett krav i form av ett dokument som kallas 'Dokument'. 

Du kan ändra detta krav om det behövs.  Ett anbud måste alltid ha minst ett krav inställt.

För att skapa dina anbudskrav, gå till

Anbudskrav Redigera eller Kopiera från företag:

Du kan sedan skapa nya anbudskrav eller importera dem från din företagsprofil.

I dina anbudskrav har du möjlighet att inkludera:

• Text
• Lista
• Heltal eller decimaltal
• Dokument
• ESPD-dokument

Som standard är de valfria, men du kan ställa dem som obligatoriska för anbudsgivare innan de kan ladda upp ett bud.

Nya anbud kommer alltid att kräva ett dokument som heter "Dokument". Du kan ändra detta under installationen, men åtminstone ett obligatoriskt fält är nödvändigt.

Hantera anbudsfiler

Filer och mappar hanteras på anbudsgruppens nivå. Läs den här artikeln för mer information: Hur man skapar en anbudsgrupp.

Från anbudet kan du se vilka Versioner som har lagts till, eller Ta bort en fil helt. 

Att ta bort en fil från ett 'Pågående' anbud kommer att meddela alla anbudsgivare om ändringen.

Anbudsgivare

En anbudsgivare är en individ som lämnar ett förslag för att vinna ett kontrakt.

Dessa roller finns i AnbudVälj anbudetAnbudsgivare.

Anbudsgivare är organiserade i användargrupper, vanligtvis per företag. En anbudsgivargrupp kan inkludera flera användare, men endast en användare är ansvarig för att skicka in budet.

• Anbudsgivare: Inbjudna anbudsgivare för detta anbud som för närvarande kan ladda ner, lämna in ett bud och kommer att meddelas om ändringar.
• Raderade/avprenumererade anbudsgivare: Tidigare anbudsgivare som har tagits bort av en ansvarig eller som har avprenumererat själva. De kommer inte att meddelas om ändringar.

Om du vill lära dig mer om att bjuda in anbudsgivare kan du läsa den här artikeln: Hur man bjuder in anbudsgivare till anbud.

Duplicera ett anbud

För att spara tid kan du duplicera ett redan skapat anbud. Detta kan också användas för att få ett andra erbjudande från ett urval av anbudsgivare, eftersom du kan välja vilka anbudsgivare som ska kopieras till det nya anbudet.

För att kopiera ett anbud, gå till Gruppanbud Lägg till anbud 'Skapa en kopia':

I det här fallet har 'Foundations' kopierats för att få ett anbud i andra omgången från två anbudsgivare. Som sådant har endast momsnummer, totalsumma och prislistan från anbudskraven kopierats.