Kako nastaviti tok datotek

V tem članku je predstavljeno, kako lahko v vašem Dalux projektu nastavite funkcionalnost "Tokovi datotek". Tokovi datotek so tesno povezani s funkcionalnostjo Območja datotek, ki jo je treba v projektu aktivirati, preden je mogoče nastaviti tokove datotek.

Območja datotek temeljijo na standardu ISO 19650 in se uporabljajo za upravljanje dostopa do datotek, ki morda še niso pripravljene za vse uporabnike v projektu. 

Na voljo so 3 območja datotek:

Datoteke

Datoteke v skupni rabi

Objavljene datoteke

"Datoteke" med temi tremi območji razumemo kot prostor za datoteke, ki so še v delu/nastajanju. Območje "datoteke v skupni rabi" pa (samo v Dalux Box Pro) se uporablja za sodelovanje več projektantskih skupin na datotekah, preden so primerne za objavo in s tem za uporabo na gradbišču. Lahko pa služi tudi samo kot prostor za datoteke, ki so pripravljene za pregled. Območje za objavljene datoteke pa je namenjeno datotekam, ki so primerne za uporabo na gradbišču.

Poteki datotek so procesi, ki določajo, kako se datoteke premikajo med temi tremi različnimi območji datotek. Postopek poteka datotek vključuje opredelitev sprožilcev poteka (katera mapa in/ali stanje upravlja/ta potek), odgovornih oseb in poteka dela. S tokovi datotek določite, kako se datoteke ročno in samodejno odobrijo in objavijo v ustreznih mapah.

Aktivacija območij in tokov datotek

Da bi lahko aktivirali tokove datotek, morate najprej aktivirati več "območij datotek". Da bi to storili, pojdite na Nastavitve Box "Območja datotek":

Ko imate aktivnih več območij datotek, lahko aktivirate funkcionalnost "tok datotek". To storite tako, da v Nastavitvah kliknete 'Poteki datotek' in nato 'Aktiviraj':

Nastavitev potekov datotek

Za nastavitev toka datotek pojdite na Nastavitve Box 'Toki datotek':

Odprlo se vam bo novo pojavno okno, v katerem lahko ustvarite in urejate poteke datotek.

V tem novem pojavnem oknu kliknite na Dodaj in ustvarite nov potek. V kolikor imate aktivirana vsa tri območja lahko tukaj ustvarite potek za obe možnosti:

• Odobritev datotek med datoteke v skupni rabi

• Avtorizacija datotek med objavljene datoteke

Odprlo se vam bo novo pojavno okno, v katerem lahko nastavite potek. Od tukaj naprej ustvarite poteke datotek tako, da ustvarite potek dela, določite, kako naj se potek sproži, kdo naj ga sproži in kdo je odgovorna oseba za zavrnjene datoteke:

• Pogoj za sprožitev poteka: kaj je sprožilec za začetek poteka datotek? 
  • Izbirate lahko med mapo, stanjem ali obema možnostma, pri čemer se mora datoteka nahajati v izbrani mapi in/ali imeti izbrano ustrezno stanje za sprožitev poteka.
• Začetniki poteka: Uporabniki, ki lahko pošljejo datoteke v odobritev/avtorizacijo in s tem začnejo potek.
• Odgovorna oseba za zavrnjene datoteke: uporabniki, ki obravnavajo datoteke, ki so bile zavrnjene
• Dodajte uporabnika(-e) za odobritev datotek med datoteke v skupni rabi: To bodo osebe, ki lahko odobrijo datoteko.

Začetek poteka

Potek datotek se lahko sproži na dva načina. Sproži ga lahko uporabnik, ki je nastavljen kot začetnik poteka, ali pa ga sprožijo sprožilci poteka (mapa/stanje), ki so nastavljeni v poteku.

• Začetnik poteka: Datoteka bo vstopila v tok datotek, ko začetnik poteka ročno pošlje datoteko za odobritev/avtorizacijo. Začetnik poteka lahko pošilja datoteke iz katere koli mape, do katere ima dostop, vendar jih lahko pošlje samo v določen tok datotek.
• Sprožilec poteka: Datoteka bo vstopila v tok datotek, če je naložena v izbrano mapo in/ali ima izbrano stanje. Če je izbrana samo mapa, bo vsaka nova datoteka v mapi poslana v odobritev/avtorizacijo. Če je izbrano samo stanje, bodo vse datoteke s tem stanjem v vseh mapah poslane v tok datotek. Če je izbrano oboje, mora datoteka izpolnjevati oba kriterija, da je poslana v tok datotek.

Primer

V tem primeru se tok datotek začne, ko je datoteka naložena v mape načrtov in modelov in ji je dodeljeno stanje 'Primerno za objavo':

Potek dela

Ustvarjanje poteka dela vključuje določitev korakov odobritve za potek datotek.

Da je datoteka odobrena, mora skozi vse korake v poteku. Končni korak, imenovan 'Objavi', je privzeto nastavljen na ročno odobritev, po potrebi pa ga lahko spremenite v samodejno odobritev.

Ročni korak zahteva, da je pred aktivacijo toka datotek dodana vsaj ena skupina uporabnikov.

Če želite poteku dodati korake, kliknite na Dodaj korak:

Pri dodajanju koraka lahko izbirate med tremi vrstami:

• Korak odobritve za eno vlogo: Ena oseba (vloga/uporabnik) mora odobriti datoteko.
• Korak odobritve za več vlog: Več oseb (vloge/uporabniki) mora odobriti datoteko
• Korak razvejanja: Razvejitev na dve poti, kjer uporabnik določi, po kateri poti naj gre datoteka, na primer kdo naj odobri datoteko

V potek dela lahko dodate poljubno število korakov in uporabnikov.

Roki

Za vsak korak v toku odobritve ali avtorizacije lahko določite dovoljeno število delovnih dni.

Ko je rok določen, ga odobritelj/avtorizator vidi v postopku odobritve/avtorizacije.

Skrajni rok za odobritev/avtorizacijo neke datoteke je naveden v e-poštnem obvestilu, na nadzorni plošči in tudi v pogledu seznama za odobritve/avtorizacije:

Uporabniki, ki so odgovorni za odobritev/avtorizacijo datoteke, so en dan pred iztekom roka o tem obveščeni. Ustvarjalec odobritve/avtorizacije prejme obvestilo tudi, ko je rok pretečen.

Stanje

Za uporabo stanj v potekih datotek jih je treba najprej nastaviti. Če želite izvedeti več o tem kako se lahko to stori, si lahko preberete članek o nastavitvi: Metapodatki o stanju za datoteke.

Če je bila v projektu nastavljena funkcionalnost "Nastavitev stanja", morate za poteke datotek nastaviti stanje datoteke v datotekah v skupni rabi/objavljenih datotekah po odobritvi/avtorizaciji.

Ko ustvarite enega ali več stanj, jih lahko uporabite v potekih datotek. Stanja se lahko uporabljajo kot sprožilci poteka, kot je opisano zgoraj, lahko pa se tudi spremenijo po odobritvi/avtorizaciji kot rezultat poteka datotek.

Če želite spremeniti stanje datoteke po odobritvi/avtorizaciji v predlogi poteka, preprosto deaktivirajte predlogo poteka in spremenite "Stanje v datotekah v skupni rabi/objavljenih datotekah po odobritvi/avtorizaciji" na želeno stanje.

Ko je datoteka odobrena z uporabo poteka datotek, se stanje po odobritvi/avtorizaciji spremeni samodejno.

Aktivacija poteka datotek

Ko končate z nastavitvami poteka datotek, morate potek datotek aktivirati, da ga lahko uporabite v vašem projektu. To storite tako, da v zgornjem desnem kotu urejevalnika poteka datotek kliknete na "Aktiviraj":

Podvajanje predloge za potek datotek

Predloge za poteke datotek lahko podvojite. Če kreirate potek datotek, ki je skoraj enak že obstoječemu, vam bo ta možnost prihranila veliko klikov.

Podvojena predloga poteka datotek bo kopirala vse nastavitve iz obstoječega poteka datotek, vendar bo privzeto deaktivirana. Če želite podvojiti katerikoli potek datotek, pojdite na:

Nastavitve Box 'Toki datotek' Izberite predlogo toka datotek za podvajanje Podvoji:

Vzpostavitev komunikacijskih kanalov za komentarje

Ko je datoteka v poteku datotek, lahko oseba, ki je odobritelj trenutnega koraka, ustvarja komentarje. Te komentarje lahko ustvarite pri odobritvi/avtorizaciji ali zavrnitvi datoteke. Tako lahko, na primer, ustvarite komentar za osebo, ki je odgovorna za ravnanje z zavrnjenimi datotekami. Pri ustvarjanju komentarja lahko uporabnik izbere med razpoložljivimi komunikacijskimi kanali in vrstami komentarjev.

Najpogostejši primer uporabe je nastavitev komunikacijskega kanala med začetnikom poteka ali odgovorno osebo za zavrnjene datoteke in ostalimi uporabniki v korakih odobritve/avtorizacije. Na ta način lahko uporabniki, ki so del enega izmed korakov odobritve/avtorizacije, ustvarijo komentarje, ki pojasnjujejo razlog za njihovo zavrnitev.

Če želite izvedeti več o komentarjih, komunikacijskih kanalih in kako jih nastaviti, si lahko preberete članek: Kako nastaviti komentarje.