Uporabite Daluxovo funkcijo arhiviranja e-pošte za samodejno arhiviranje pomembnih e-poštnih sporočil v enem ali več arhivih v Dalux Box. Vsak arhiv, ustvarjen v Dalux, ima edinstven e-poštni naslov. Če pošiljate e-pošto, ki jo želite arhivirati v Daluxu, lahko v polja CC in BCC dodate naslov Dalux arhiva, da bi se e-pošta arhivirala znotraj Daluxa. E-pošto lahko pošljete/posredujete tudi neposredno na naslov Dalux arhiva pošte. Dostop do arhivov pošte nadzorujejo skupine uporabnikov. Le uporabniki na projektu lahko pošiljajo e-poštna sporočila na naslov arhiva pošte.
Upoštevati je potrebno, da je vsak posamezen email trenutno omejen na največjo velikost 10 MB.
Kako nastaviti arhive pošte
Uporabniške pravice
Aktivacijo in nastavitev arhiva pošte mora izvesti skrbnik projekta ali vodja načrtovanja.
Za aktiviranje arhiva e-pošte pojdite na Nastavitve
Box
'Arhiv pošte'
'Aktiviraj'.
Ko je funkcija arhiv pošte aktivirana, se v Dalux Box pojavi nov zavihek z imenom Arhiv pošte. Za ustvarjanje in upravljanje arhiva pošte pojdite na
Box
Arhiv pošte.
Tu lahko dodajate nove predale in upravljate obstoječe. Za ustvarjanje novega predala kliknite Novo.
Vsak predal mora biti poimenovan. Ime ne vpliva na ime e-pošte, ki jo generira Dalux. Ko je predal poimenovan, kliknite 'V redu'. Predal se bo ustvaril in izdelal se bo poštni naslov.
Za spremembo imena prejetih sporočil izberite jih s prikaza seznama in kliknite Uredi. Za brisanje prejetih sporočil jih izberite s prikaza seznama in kliknite
Izbriši. E-poštnega naslova ni mogoče spremeniti.
Za odprtje prejetih sporočil kliknite na prejeta sporočila v prikazu seznama in nato kliknite Prikaži v zgornjem meniju ali dvokliknite na prejeta sporočila. Ko so prejeta sporočila odprta, lahko e-poštni naslov kopirate s klikom na
Kopiraj e-poštni naslov.
Kako uporabljati arhiv pošte
E-poštna sporočila, poslana na e-poštne naslove iz Dalux arhiva pošte, so samodejno dodana v arhive. Prav tako je možno e-poštna sporočila ročno naložiti v predal, če bi bilo potrebno. E-pošta, ki jo generira Dalux, se lahko uporablja kot katera koli druga e-pošta. Ne glede na to, ali pošiljate e-pošto neposredno na e-naslov ali uporabite CC/BCC, bo e-pošta poslana tudi v Daluxov predal ter bo arhivirana.
Če želite ročno dodati e-poštna sporočila v prejeta sporočila, odprite prejeta sporočila in kliknite na Dodaj e-pošto, nato pa poiščite e-poštno sporočilo(-a) v računalniku.
Prav tako lahko povlečete in spustite eno ali več e-poštnih sporočil neposredno v predal kar iz svojega računalnika. V Daluxu se bo prikazalo pojavno okno, ki vam bo omogočilo pregled.
Kliknite 'Naloži', da bi dodali e-pošto med prejeta sporočila. Vsako e-poštno sporočilo v predalu Dalux arhiva pošte lahko pregledamo, prenesemo in izbrišemo.
Namigi in triki
Uporabljajte metapodatke kot so pošiljatelj, datum ali priloge, da bi filtrirali, razvrstili ali poiskali želeno e-pošto.
Kako upravljati dostope do arhiva pošte
Dostop do arhiva pošte se nadzoruje na nivoju uporabniške skupine. To pomeni, da bo določenim uporabniškim skupinam treba omogočiti dostop do arhiva pošte, da bi lahko videli ali prenesli e-pošto.
Da bi to storili, pojdite na:
Nastavitve
Uporabniki
Izberite uporabniško skupino, ki potrebuje dostop do arhivov pošte
Dodaj
'Arhiv pošte'.
Odpre se novo okno, kjer lahko nastavite dostope do različnih arhivov pošte. Uporabniki z dostopom do arhiva pošte lahko vidijo in prenesejo vsa e-poštna sporočila. Izberite, do katerega arhiva naj imajo uporabniki v skupini dostop, in nato kliknite 'Shrani'.
Uporabniki v uporabniški skupini bodo imeli dostop do arhiva pošte.
Namigi in triki
Skrbniki projektov in vodje načrtovanja projektov lahko izbrišejo, preimenujejo in ustvarjajo arhive pošte. Le skrbniki projektov lahko izbrišejo e-poštna sporočila iz arhiva pošte. Izbrisanih arhivov pošte ali e-poštnih sporočil ni več mogoče obnoviti.