Upravljanje dobaviteljev

Uvod

Kot upravnik objektov ob oddaji naročila pogosto zgolj upate, da bo dobavitelj v praksi spoštoval dogovorjene pogoje, pri čemer imate do pojava težave le malo vpogleda.

S pogodbami o izvajanju storitev v sistemu Dalux FM lahko za vsakega dobavitelja določite cilje glede odzivnega časa in časa dokončanja ter neposredno spremljate uspešnost, namesto da jo zgolj predvidevate.

Izziv

Upravljanje velikega portfelja pomeni sodelovanje z mnogimi dobavitelji v različnih stavbah, na različnih lokacijah in na različnih področjih. Ko naročate dela pri lokalnih dobaviteljih, pogosto nimate preprostega načina, da bi potrdili, ali je dobavitelj zagotovil dogovorjeni odzivni čas ali čas dokončanja, kot je bilo obljubljeno.

Brez načina za spremljanje tega odstopanja ostanejo neopažena, dokler ne postanejo ponavljajoča se težava ali spor. Če imate z najemniki sklenjene lastne pogodbe o ravni storitev (SLA), lahko zamujeni rok dobavitelja prav tako hitro postane neizpolnjena zaveza do najemnika.

Kako Dalux FM rešuje to težavo

Z Dalux FM lahko pogodbi o storitvah dodate kazalnike KPI (ključne kazalnike uspešnosti), kot sta čas do odziva in čas do dokončanja. Vsak KPI ima svoj prag SLA in stopnjo sprejemljivosti. KPI lahko določite za vsako delovno nalogo v okviru pogodbe ali za določena sredstva, stavbe ali sklope. Nadzorna plošča nato prikazuje, kako dobavitelj dosega te pragove, za katero koli časovno obdobje, ki ga izberete. 

Rezultat

Z Dalux FM dobite:

• Jasni KPI-ji: Spremljajte čas do odziva in čas do dokončanja glede na prag in stopnjo sprejemljivosti, ki ju določite za posameznega dobavitelja
• Jasen pregled časovnega obdobja: Oglejte si uspešnost dobavitelja za katero koli časovno obdobje ali obseg, ne da bi morali podatke ročno sestavljati
• Izhodišče za pogajanja: Uspešnost dobavitelja vključite v pogovore o podaljšanju ali ponovnih pogajanjih, podprte s podatki in ne z vtisi

Določite cilje odzivnega časa in časa dokončanja za vsakega dobavitelja

Kateri koli pogodbi o storitvah lahko dodate KPI-je za spremljanje uspešnosti dobavitelja, kot sta odzivni čas in čas dokončanja.

Čas do odziva meri čas od dodelitve delovne naloge dobavitelju do trenutka, ko dobavitelj sprejme zahtevo.

Čas do dokončanja meri čas od sprejetja do dokončanja in zaprtja delovne naloge.

Za vsak KPI določite prag skladnosti s SLA (zahtevani cilj uspešnosti), mersko enoto in potrebno stopnjo sprejemljivosti za izpolnitev zahtev pogodbe.  

KPI lahko uporabite za vse delovne naloge, zajete v pogodbi, ali pa ga omejite na določena sredstva, stavbe ali sklope. Uspešnost lahko spremljate ločeno po portfelju, na primer z določitvijo strožjih zahtev glede odzivnega časa za ključno opremo v strežniškem prostoru, medtem ko za manj pomembna opravila, kot je čiščenje oken, dovolite daljši odzivni čas. 

Ko so KPI-ji pogodb o storitvah nastavljeni, lahko kadar koli odprete njihovo nadzorno ploščo in si ogledate uspešnost dobavitelja, filtrirano po časovnem obdobju in obsegu, ne da bi morali primerjave ročno ustvarjati v preglednicah.

Nadzorna plošča zagotavlja jasno in dosledno osnovo za preglede dobaviteljev ter pogovore o podaljšanju pogodb. Namesto da bi se zanašali na spomin, razpršena e-poštna sporočila ali ročna naknadna preverjanja, dobite vizualni pregled uspešnosti, izmerjene glede na pragove, ki ste jih določili. 

Te vpoglede uporabite kot izhodišče za pogovore z dobavitelji, pobude za izboljšave in pogovore o podaljšanju pogodb. Izračuni so zasnovani tako, da olajšajo spremljanje uspešnosti, vendar jih morate pred uporabo kot osnovo za končne odločitve vedno preveriti in o njih razpravljati z dobaviteljem.

Od domnevne skladnosti do nadzorne plošče dobavitelja

Z Dalux FM je uspešnost dobaviteljev lažje meriti, razumeti in obravnavati.

• Jasni KPI-ji: Dobite dosleden pregled nad tem, kako dobavitelji dosegajo cilje SLA, ki ste jih določili.
• Jasen pregled časovnega obdobja: Dobite pregled uspešnosti v celotnem portfelju za katero koli časovno obdobje ali obseg.
• Izhodišče za pogajanja: Ti vpogledi podpirajo na podatkih temelječe pogovore z dobavitelji in boljše odločitve med pregledi storitev ter podaljševanjem pogodb.