Opredelite zahteve za vzdrževanje od prvega dne

Uvod

Dokumentacija za obratovanje in vzdrževanje je prepogosto opredeljena prepozno ali pa se ureja sproti. Brez jasnih zahtev od začetka postane proces Handover nedosleden, kar povzroči vrzeli v kakovosti in strukturi. Ta izziv se še poveča med zaključkom Projekta, ki je običajno naporna faza z velikim pritiskom, ko so ekipe že osredotočene na prehod na naslednji projekt.

Kot vodja kakovosti lahko uporabite Dalux Handover za vnaprejšnjo opredelitev zahtev, določitev jasnih pričakovanj za Podizvajalce in spremljanje vsakega Sredstva, da zagotovite predložitev, preverjanje in dokončanje vse potrebne dokumentacije pred Handoverom.

Izziv

Projekti pogosto delujejo z nezadostnimi, nejasnimi ali popolnoma manjkajočimi zahtevami glede dokumentacije. Brez zgodaj opredeljenih standardov morajo Podizvajalci ugibati, kaj je treba predložiti in v kakšni obliki.

To pomanjkanje usmeritev običajno postane očitno, ko so predložitve pozno v procesu pregledane in zavrnjene, zaradi česar morajo Podizvajalci v zadnjih fazah pred Handoverom reaktivno ponovno opravljati delo.

Posledično Projekt ne zagotovi strukturiranih in uporabnih podatkov za obratovanje in vzdrževanje. Namesto tega lastniku stavbe ali ekipi za Upravljanje stavb ostane razdrobljena in nedosledna dokumentacija, po kateri je težko krmariti in jo uporabljati pri stalnem upravljanju objekta.

Kako Dalux Handover rešuje težavo

Pred začetkom Handover je opredeljena zahtevana informacija za vsako Sredstvo, s čimer je zagotovljeno, da so vsi potrebni podatki jasno določeni in dogovorjeni. Z uporabo Predlog iz standardov podjetja ali zahtev prejšnjih Projektov je mogoče zahteve ponovno uporabiti in prilagoditi, namesto da bi jih ustvarili od začetka.

Med celotnim procesom Handover Podizvajalci zagotavljajo in posodabljajo informacije o Sredstvih neposredno na platformi. Poteki dela Pregleda nato s preverjanjem in odobritvijo zagotavljajo, da podatki izpolnjujejo zahteve posameznega Delovnega paketa.

Tako nastane strukturiran proces od opredelitve zahtev do zbiranja in preverjanja visokokakovostnih podatkov za obratovanje in vzdrževanje.

Rezultat

Z Dalux Handover dobite:

• Jasne zahteve od prvega dne: Vnaprej opredelite zahteve glede informacij o Sredstvih, da bodo Podizvajalci natančno vedeli, kaj morajo predložiti.
• Zgodaj prepoznane težave: Spremljajte napredek skozi celoten Projekt in prepoznajte manjkajoče ali nepopolne Informacije več tednov pred Handoverom.
• Zanesljivi podatki za obratovanje in vzdrževanje ob Handoveru: Lastnik stavbe prejme strukturirane in preverjene informacije o Sredstvih.

Od zahtev do dokončanega zapisa

V Daluxu ustvarite Predloge in določite zahtevane Lastnosti, preden Podizvajalci začnejo registrirati Sredstva. Tako zagotovite, da Sredstev ni mogoče registrirati brez potrebnih Informacij.

Predloge je mogoče učinkovito ponovno uporabiti ali uvoziti iz profilov podjetja, drugih Projektov ali Excela ter jih preprosto spremeniti, da ustrezajo potrebam Projekta.

Ko so Predloge pripravljene in so zahteve dogovorjene, vsak Podizvajalec prejme jasno opredeljen nabor kartic Sredstev, ki jih mora dokončati in predložiti v Pregled. Celoten proces se upravlja v enem sistemu, kjer so povratne informacije in spremembe neposredno povezane z vsakim Sredstvom, zaradi česar je komunikacija jasna in sledljiva. 

Napredek lahko spremljate prek Nadzorne plošče in zgodaj ukrepate, če se začne karkoli odvijati v napačni smeri.

Ob Handoveru Projekta lastnik prejme iste strukturirane podatke o Sredstvih, ki so bili vneseni, pregledani in odobreni med procesom.

Handover, zgrajen na preverjenih podatkih o Sredstvih

Z zgodnjo opredelitvijo zahtev in upravljanjem informacij o Sredstvih skozi celoten Projekt lahko vodja kakovosti zagotovi bolj nemoten Handover s popolnimi, preverjenimi in strukturiranimi podatki. Namesto da bi na koncu iskali manjkajočo dokumentacijo, lastnik ali ekipa za Upravljanje stavb prejme zanesljive Informacije, pripravljene za učinkovito upravljanje objekta od prvega dne.

Z Dalux Handover dobite:

• Jasne zahteve od prvega dne: Vnaprej opredelite zahteve glede informacij o Sredstvih, da bodo Podizvajalci natančno vedeli, kaj morajo predložiti.
• Zgodaj prepoznane težave: Spremljajte napredek skozi celoten Projekt in prepoznajte manjkajoče ali nepopolne Informacije več tednov pred Handoverom.
• Zanesljivi podatki za obratovanje in vzdrževanje ob Handoveru: Lastnik stavbe prejme strukturirane in preverjene informacije o Sredstvih.