Standardizacija izvedbe razpisa

Uvod

Izvajanje razpisa po e-pošti pogosto povzroča dodatno administrativno delo, nekonsistentne ponudbe in ne zagotavlja jasnega zapisa, da so vsi ponudniki delali z enakimi informacijami. Kot vodja javnega naročanja lahko z Dalux Razpisom upravljate zahteve za ponudbo, vprašanja in odgovore ter roke na eni dokumentirani platformi, s čimer razpršene niti e-pošte nadomestite z enim strukturiranim postopkom.

Izziv

Razpisi se pogosto še vedno izvajajo po e-pošti, kar vodji javnega naročanja povzroča dodatno administrativno delo. Tudi ko so zahteve razpisa in pravne zahteve standardizirane, jih e-pošta ne uveljavlja. Ponudbe se vračajo nekonsistentne in jih je težko primerjati.

Brez skupnega sistema lahko vprašanje ostane neodgovorjeno ali pa se nanj pozabi v odgovoru v dokumentu, poslanem vsem ponudnikom. Ponudniki lahko nato delajo z različnimi informacijami. Brez uveljavljanja lahko neuradna sprememba roka doseže nekatere ponudnike, drugih pa ne.

Brez jasne dokumentacije postopka razpisa je težko ponudniku ali lastniku stavbe dokazati, da so vsi ponudniki delali z enakimi informacijami in pod enakimi pogoji.

Kako Dalux Razpis rešuje to težavo

Z Dalux Razpisom lahko razpisni postopek izvajate na eni platformi namesto po e-pošti. Vsi ponudniki delajo z enakim naborom zahtev in dokumentacije, ki je strukturiran in na voljo na enem mestu.  Ponudniki vidijo samo svoje ponudbe in komunikacijo.

Vprašanja in odgovori potekajo na platformi, ustrezna vprašanja pa lahko daste v skupno rabo z vsemi ponudniki. Roki in zahteve ostanejo vidni vsakemu ponudniku, Dalux Razpis pa obvesti ponudnike vsakič, ko se nekaj spremeni. Dalux Razpis dokumentira postopek sproti, zato imate pozneje dokaz, da je vsak ponudnik delal z enakim izhodiščem.

Rezultat

Z Dalux Razpisom dobite:

• Vse prejete ponudbe izpolnjujejo vaše zahteve za ponudbo in sledijo enaki obliki
• Vsi ponudniki prejmejo iste posodobljene informacije in roke
• Dalux Razpis beleži in dokumentira celoten postopek od začetka do konca

Izkoristite digitalne razpise

Kot odgovorna oseba za razpis, ki vodi vsakodnevni postopek, določate zahteve, odgovarjate na vprašanja ponudnikov in upravljate ponudbe znotraj Dalux Razpisa, namesto da bi vse to upravljali prek niti e-pošte in razpršenih dokumentov.

Zahteve za ponudbo lahko nastavite kot obvezna polja, tako da ponudnik ne more oddati ponudbe, ne da bi jih izpolnil. Za izpolnitev svojih zahtev uporabite kombinacijo besedilnih, seznamnih, številskih in dokumentnih polj Field. Dodate lahko na primer zahtevo za enotni evropski dokument v zvezi z oddajo javnega naročila (ESPD) za evropski javni razpis.

Vsak ponudnik pri oddaji ponudbe dela z enakimi zahtevami, možnostmi in omejitvami. To ponudnikom pomaga oddati vse zahtevano, vam pa pozneje pomaga oceniti ponudbe, saj vsaka oddaja sledi enaki strukturi.

Datoteke razpisa se lahko iz skupine razpisa sinhronizirajo neposredno v vaš razpis, vključno z novimi različicami datotek, zato ponudniki vedno delajo z aktualno dokumentacijo. Posodobljenih datotek vam ni treba pošiljati ali spremljati, kdo je prejel katero različico. Ponudniki lahko samodejno prejmejo dnevni povzetek s seznamom vseh sprememb datotek.

Vprašanja ponudnikov in vaši odgovori ostanejo znotraj iste platforme, namesto da bi bili razpršeni po e-pošti. Vprašanja, ki so pomembna za vse ponudnike, lahko objavite anonimno in tako skrijete identiteto ponudnika. Če več ponudnikov vpraša isto, lahko namesto posameznega odgovora vsakemu objavite en splošen odgovor.

Dalux Razpis samodejno obvesti ponudnike, če spremenite rok razpisa. Ni vam treba poslati dodatnega e-poštnega sporočila, da potrdite, ali so vsi prejeli posodobitev. Vsi ponudniki prejmejo tudi samodejno e-poštno sporočilo 24 ur pred rokom.

Dalux Razpis vključuje vgrajen sistem sporočil, zato lahko pošiljate enosmerna sporočila enemu, več ponudnikom ali vsem ponudnikom. Vsako sporočilo se zabeleži v Dalux Razpisu. S tem lahko vse ponudnike formalno obvestite o spremembi razpisa.

Ko rok razpisa poteče, Dalux Razpis zaklene oddane ponudbe. Nato lahko pregledate vsako ponudbo in od ponudnikov prenesete vse priložene dokumente. Pozneje pregledate natančen nabor dokumentov, ki jih je oddal vsak ponudnik, urejen glede na zahteve, ki ste jih določili, ne pa mešanice prilog iz različnih niti e-pošte.

Od razpršenih e-poštnih sporočil do strukturiranih postopkov

Dalux Razpis spremeni razpisni postopek, ki temelji na e-pošti, v enotno, strukturirano platformo, ki dokumentira zahteve, vprašanja in ponudbe od začetka do konca.

Z Dalux Razpisom dobite:

• Ponudbe, ki izpolnjujejo vaše zahteve: Obvezna polja Field, vključno z ESPD, kadar je to zakonsko zahtevano, morajo biti v celoti izpolnjena, preden je mogoče oddati ponudbo
• Enake informacije in roki: Vsak ponudnik dela z enakimi datotekami in zahtevami, Dalux Razpis pa vsakega ponudnika samodejno obvesti, če se rok spremeni
• Dokumentiran postopek: Dalux Razpis beleži vsako zahtevo, vprašanje in rok ter vam zagotavlja enoten zapis, na katerega se lahko sklicujete, če ponudnik ali lastnik stavbe vpraša, kako je bila sprejeta odločitev