Kako ustvariti skupino razpisov

V tem članku bomo pregledali, kako ustvariti skupino razpisov in jo pravilno konfigurirati, da bodo vaši posamezni razpisi strukturirani, sledljivi in enostavni za upravljanje skozi celoten življenjski cikel razpisa.

Domov meni omogoča združen pregled vseh razpisov, upraviteljem pa zagotavlja popoln vpogled v vse skupine razpisov.

Izberite razpis in naslednja orodja bodo na voljo:

Prikaži odpre razpis v pojavnem oknu, kjer lahko pregledate podrobnosti razpisa.
Uredi odpre razpis v načinu urejanja, kar vam omogoča neposredne spremembe.

Skupine razpisov

Skupina razpisov predstavlja najvišjo raven v strukturi razpisov. Služi kot osrednje ogrodje, ki združuje organizacijo razpisov, skupno dokumentacijo razpisov in vse povezane posamezne razpise.

V skupini razpisov so posamezni razpisi organizirani in upravljani glede na njihovo trenutno stanje, kar daje jasen pregled celotnega napredka.

1. Skupina razpisov
2. Organizacija skupine razpisov
3. Datoteke skupine razpisov
4. Razpisi s stanjem "V teku"
5. Razpisi s stanjem "Osnutek"
6. Razpisi s stanjem "Končano"
7. Predloga skupine razpisov

Kako ustvariti skupino razpisov

Če želite ustvariti novo skupino razpisov, pojdite v RazpisDomov Ustvari skupino razpisov.

To bo ustvarilo novo skupino razpisov z lastno organizacijo in datotekami skupine razpisov.

Predloga skupine razpisov

To je privzeta predloga za vse razpise, ustvarjene v tej skupini razpisov. Te nastavitve se bodo uporabljale vsakič, ko ustvarite nov razpis v tej skupini, pri čemer boste prihranili čas, saj vam ne bo treba vnašati istih informacij za vsak nov razpis.

Sestavljena je iz dveh elementov: 'Informacije za nove razpise' in 'Zahteve za razpis za nove razpise'.

Kliknite Uredi za spremembo vsebine ali Kopiraj iz podjetja za uporabo zahtev za ponudbo iz profila podjetja.

Organizacija

Čeprav lahko skrbniki razpisa ustvarjajo in upravljajo vse razpise v projektu, je mogoče nekatere vloge nastaviti posebej za razpisno skupino. 

Te vloge najdete v RazpisIzberite skupino razpisovOrganizacija

• Odgovorne osebe za razpis: Upravljajo vse informacije o skupini razpisov, informacije o razpisu, ustvarjajo zahteve, vabijo ponudnike in drugo
• Odgovorne osebe za dokumente: Upravljajte dokumente razpisa, odgovarjajte na vprašanja, ustvarite globalne odgovore
• Opazovalci razpisa: Lahko si ogledajo vsebino, ne morejo ustvariti ali spremeniti ničesar

Nastavite datoteke skupine razpisov

Mapa Datoteke skupine razpisov je vaša struktura map za nalaganje datotek v skupino razpisov.
Za dodajanje map kliknite na poleg Datoteke:

Dodate lahko nove mape ali jih uvozite iz svojega profila podjetja. 

Datoteke lahko nalagate tudi brez strukture map.

Ko dodajate datoteke v razpis, se bo kopirala struktura map, ki ste jo nastavili v tej skupini razpisov. Vse spremembe je mogoče narediti samo na ravni skupine razpisov, ne za vsak razpis posebej.

Naloži datoteke v skupino razpisov

Za nalaganje datotek izberite mapo, v katero želite naložiti datoteke, in kliknite Dodaj. Nato bodisi dodajte datoteke neposredno iz vašega računalnika ali pa dodajte datoteke iz Boxa:

Alternativno lahko dodate datoteke iz Boxa tako, da jih poiščete v Datoteke ali Skupine različic, nato pa jih izberete in kliknete VečDodaj vRazpis:

Ko dodajate datoteke iz Dalux Boxa, bo struktura map ohranjena. Če ustrezna mapa še ne obstaja v skupini razpisov, bo ustvarjena samodejno.

Če ne želite, da se ustvari nova mapa, namesto tega izberite obstoječo mapo. Datoteke bodo nato neposredno nameščene v to mapo.

Tukaj lahko naložite novo različico obstoječe datoteke:

Odpri datotekoVečUpravljajNaloži novo različico

Dodaj datoteke k razpisom

Ko so datoteke naložene v datoteke skupine razpisov, jih je treba dodati v vsak razpis, razen če so razpisi nastavljeni tako, da jih samodejno prejmejo ob nalaganju.

Izberite datoteke, ki jih želite dodati v razpis, in nato kliknite na Dodaj v razpise. Nato izberite vse razpise, na katere želite povezati datoteke.

Če je razpis zatemnjen, je ta različica datoteke že povezana in ne bo dodana ponovno.

V spodnjem primeru je ena izmed izbranih različic datoteke že bila dodana v razpis 'External walls and cladding'. 

Zato nobena izmed izbranih različic datotek ne bo dodana k temu razpisu.

Vse izbrane različice so že bile dodane v razpis 'Windows, doors, and external openings'. 

Ker iste različice ni mogoče dodati dvakrat, nobena ne bo dodana.

Označite potrditveno polje, da dodate vse nove različice v razpis.

Uporabite stolpec Razpisi, da vidite, katera različica datoteke je bila dodana vsakemu razpisu.

Metapodatki razpisa

Vse datoteke v vseh razpisih, ne glede na skupino razpisov, uporabljajo enako strukturo metapodatkov. 
Metapodatki so sestavljeni iz privzetih polj Dalux Box, polj specifičnih za razpis in polj po meri, uvoženih iz Dalux Box.

Za nastavitev metapodatkov pojdite v NastavitveRazpis'Metapodatki'

Privzeti metapodatki iz Dalux Box

Ti metapodatki so vedno na voljo in se uvozijo iz Dalux Box. V modulu Razpis jih ni mogoče spremeniti in so označeni z ikono . 

Stolpec 'Prikaži' določa, kdo lahko vidi vsebino. 
Prednastavljenih možnosti ni mogoče spremeniti — odprite jih, da vidite, kdo si jih lahko ogleda.
Stanje 'Ni aktivno' je mogoče spremeniti. Spodaj so prikazane razpoložljive možnosti.

Dodaj metapodatke specifične za razpis

Za dodajanje novega metapodatkovnega polja kliknite na DodajNovo.

Ime, vrsta, širina stolpca in možnosti delujejo enako kot metapodatki v Dalux Box.

Možnost 'Prikaži'

Metapodatki 'Prikaži' določajo, kdo si lahko ogleda stolpec in vsebino. 

Ni aktivno:
Samo skrbnik razpisa lahko vidi in ročno ureja vsebino. Metapodatki se bodo kljub temu samodejno posodabljali, če so uvoženi iz Dalux Box.

Organizacija razpisa:
Vsi uporabniki v dodeljenih skupinah si lahko ogledajo vsebino. Odgovorne osebe za razpis in odgovorne osebe za dokumente lahko ročno urejajo vsebino.

Organizacija razpisa in ponudnik:
Vsi uporabniki v dodeljenih skupinah si lahko ogledajo vsebino. Odgovorne osebe za razpis in odgovorne osebe za dokumente lahko ročno urejajo vsebino.

Spremembe začnejo veljati takoj in obvestila se ne pošiljajo.

Uvozi metapodatke po meri iz Dalux Box

Namesto da bi vsa metapodatkovna polja ustvarili ročno, jih lahko uvozite iz Dalux Box. To tudi poveže polja, tako da se samodejno izpolnijo in posodobijo, ko se iz Dalux Box dodajo nove različice datotek.

Za uvoz iz Dalux Box kliknite na DodajIz Boxa.

Ta polja so označena v stolpcu 'Box property'. 

Imen teh polj ne morete spremeniti, lahko pa prilagodite nastavitve stolpca 'širina', 'možnosti' in 'Prikaži za', kot je opisano zgoraj.

Ponudniki bodo lahko pregledovali prejšnje različice in primerjali dokumente, načrte ter modele, da bodo lahko videli, kaj točno se je spremenilo.

Ko naložite načrt v razpisne materiale, nastavite merilo v metapodatkih načrta, da bodo lahko ponudniki natančno izmerili razdalje in površine. Če je datoteka dodana iz Dalux Box, bodo prednastavljeni metapodatki samodejno kopirani.

Če sami ne nastavite merila, si lahko ponudniki sami nastavijo začasno merilo.

Dnevnik skupin razpisa

Skupine razpisov imajo dnevnik, v katerem se spremlja aktivnost, povezana z razpisom. Do dnevnika razpisa lahko dostopajo samo odgovorne osebe za razpis v skupinah razpisov, da se zagotovi, da nepooblaščeni uporabniki ne morejo dostopati do informacij o ponudnikih in drugih občutljivih podatkov.

Za dostop do dnevnika razpisa pojdite na RazpisOdprite skupino razpisaVeč Dnevniki skupine razpisa:

To bo odprlo dnevnik, kjer lahko vidite vso aktivnost, uporabite filtre za iskanje določenih informacij in rezultate izvozite v preglednico s klikom na 'Izvozi'.

Kako ustvariti razpis