Kako pregledovati datoteke v Predložitvah

Ta članek razlaga uporabo funkcije pregleda v Predložitvah. Vsi pregledovalci lahko pregledujejo vzporedno ter ustvarjajo oznake in pripombe na predložene datoteke. Dodajanje postopka pregleda v predložitev je izbirno.

Kako dodati komentarje in pripombe

Upravitelji pregleda in odobritelji imajo možnost dodajanja komentarjev v koraku 'Pošlji v pregled' in 'Odobri'.

Komentarji delujejo tako kot v katerikoli drugi Box funkciji in se lahko uporabijo tudi za komunikacijo izven procesa oddaje.

Za odobritev/avtorizacijo ali zavrnitev pojdite na:

BoxSubmittalIzberite svoj SubmittalOdprite datotekoNov komentar

Aktivne revizije lahko najdete v Box Revizije Moje revizije.

Odprite pregled z dvojnim klikom nanj ali z izbiro s seznama ter klikom na Ogled.

Če uporabnik pripada več uporabniškim skupinam, dodanim v korak pregleda, bodo morali izbrati, katera vloga pregledovalca jim ustreza.

Pregled je organiziran sledeče:

1. Gumb za spremembo stanja se nahaja na vrhu zaslona. Klik na Dokončaj pregled bo zaključil pregled za celotno skupino pregledov.
2. Stanje predložitve je mogoče videti tukaj.
3. Potek se lahko vidi na vrhu predložitve. Označen okvir (v tem primeru 'Pregled' prikazuje trenutno fazo predložitve.
4. Datoteke, ki so v pregledu, so tukaj prikazane. Kliknite na datoteko, da jo odprete in dostopate do funkcij pripomb in oznak.
5. Splošne informacije o predložitvi so tukaj prikazane.
6. Priloge, dodane k predložitvi, lahko najdete tukaj.
7. Celotna zgodovina predložitve je prikazana tukaj in se samodejno posodablja.

S klikom na datoteko se bo le-ta odprla. Zatem je mogoče dodajati in videti pripombe ter komentarje na datoteko.

Pripombe v predložitvah nimajo prilagodljivih predlog in niso dodeljene nikomur.

Namenjene so preprostim oznakam, kjer lahko pregledovalci pustijo svoje mnenje o datotekah. Pregledovalci lahko izbrišejo svoje pripombe (pred zaključkom svojega pregleda), vendar ne morejo izbrisati pripomb drugih pregledovalcev.

Nove pripombe je mogoče dodati s klikom na Nova pripomba.

Ustvariti morate vsaj eno oznako z uporabo orodij iz orodne vrstice na spodnjem delu pogleda.

Ko je dodana oznaka, je mogoče napisati še naslov in opis za pripombo.

Vse pripombe so vidne kot oznake na datoteki ali v poglednem seznamu na stranski plošči.

To je mogoče vklopiti in izklopiti s klikom na Prikaži pripombe in izbiro možnosti.

Prav tako lahko izberete, da vidite le pripombe iz svoje skupine s preklopom na 'Prikaži le pripombe skupine' na stranski plošči.

Pripombo lahko odprete s klikom na oznako ali jo izberete s seznama v stranski plošči. Na pripombo lahko napišete sporočilo. Vsaka uporabniška skupina v pregledu lahko dodaja sporočila na druge pripombe.

Vsa korespondenca je shranjena v predložitvi, ko je pregled dokončan.

Kako dokončati pregled

Ko je pregledovalska skupina končala z dodajanjem pripomb k predložitvi, lahko pregled označijo kot dokončan s klikom na Dokončaj pregled. Če so bili nastavljeni odgovori na pregledu, jih je mogoče izbrati iz pojavnega okna, možno pa je tudi dodati sporočilo.

Kako izbrisati ali urediti pripombe

Pripombo je možno urejati ali izbrisati med procesom pregleda za vašo trenutno pregledovalsko skupino. Upoštevajte še, da ne morete urediti oznak za pripombe, temveč lahko le naslov in sporočilo.

Urejanje pripombe se izvaja z odpiranjem pripombe in klikom na -ikono poleg naslova ali opisa.

Za brisanje pripombe, premaknite miškin kazalec preko nje v pogledu seznama in kliknite . Sistem vas bo vprašal, če želite izbrisati pripombo.

Kako odobriti ali zavrniti predložitev

Ko so vsi pregledi označeni kot dokončani ali ko rok poteče, lahko uporabniki, ki imajo vlogo odobritelja, ocenijo oddajo in jo odobrijo ali pa zavrnejo.

Odobritelj bo imel pregled vseh dejavnosti v pregledu. Tako lahko hitro skoči na pripombe iz vsake pregledovalske skupine in si ogleda uporabljene odgovore pri pregledu.

Pregled za vsako skupino je prikazan, pripombe pa je mogoče odpreti s klikom na -ikono.

Ob ogledu pripomb, narejenih med pregledom, lahko le-te neposredno dodelite pošiljatelju.
Možno jih je tudi ročno dodeliti, če naj bi bil odgovoren kdo drug kot pošiljatelj.

Odobrite/avtorizirate lahko posamezne datoteke, Predložitev pa lahko zavrnete le v celoti. Za to mora biti v toku pregleda nastavljen 'Distribucija' odobrenih datotek (Kako nastaviti Submittals).

Odprite datoteko v svoji Submittal in kliknite na Odobri v datoteke v skupni rabi ali Schváliť v objavljene datoteke, ustrezno. Datoteke, ki jih posamično odobrite na ta način, sledijo nastavljeni distribuciji oddaje, tudi če zavrnete preostalo oddajo.

Ko je oddaja ocenjena, jo je mogoče odobriti ali zavrniti z Odobri ali Zavrni oddajo.

Dokončani in odobreni submittali bodo označeni s statusom 'Zaključeno' in jih je mogoče razvrstiti ter filtrirati v mapah Vsi submittali ali Vse revize.

Prav tako bodo prenesene v mapo Revizije Arhivirano.

Če je predložitev zavrnjena, je potrebno določiti nov rok in mogoče je tudi napisati sporočilo. Predložitev se v tem primeru vrne v stanje 'V teku' in je možno dodati nove datoteke k oddaji. Zavrnitev se zabeleži v zgodovini predložitev.