Kako ustvarjati nove Predložitve

Ta članek pojasni, kako ustvarjati nove Predložitve.

Predložitev je sestavljena iz različnih metapodatkov, ki pomagajo dosegati sledljive rezultate, kot so:

• Rok za oddajo
• Pošiljatelj (Uporabniška skupina, ki mora dostaviti datoteke)
• Opis
• Ciljna mapa (kam bodo datoteke naložene v Dalux Box)
• Datotečni kontejnerji (seznam imen datotek, ki jih je treba dostaviti, preden jih lahko predložite)

Predložitve upravljajo in spremljajo načrtovane dostave datotek/predložitev na projektih. Funkcija Predložitve vam omogoča, da prilagodite potek pregleda dokumentov in dokumentirate postopek pregleda v Daluxu.

Razumevanje postopka predložitve

Vloge pri predložitvah

Postopek predložitve v Dalux ima sledeče vloge:

• Upravitelj Predložitve
• Pošiljatelj
• Vodja pregleda (izbirno)
• Pregledovalec (izbirno)
• Odobritelj

Upravitelji predložitev

Upravitelji predložitev so odgovorni za ustvarjanje novih predložitev. Možno je tudi omogočiti ustvarjanje novih predložitev v različnih paketih, na ravni uporabniške skupine. Predložitve se vedno ustvarjajo kot osnutki, in odgovornost upravljavcev predložitev je, da začnejo predložitev z dejanjem 'Pošlji pošiljatelju'.

Pošiljatelj

Pošiljatelji so določeni za vsako predložitev in so hkrati specifična uporabniška skupina, ki lahko predloži datoteke. Ko pošiljatelj naloži svoje datoteke, je odgovoren za označevanje datotek kot predloženih, da se lahko začne naslednji korak v postopku.

Vodje pregledov

Možno je nastaviti vlogo vodje pregleda, kot izbirni korak pred postopkom pregleda. Vodja pregleda bo odgovoren za preverjanje predloženih datotek, preden pošlje predložitev v 'Pregled'. Če je potrebno, ima vodja pregleda možnost dodati dodatne skupine v proces pregleda, preden pošlje datoteke v pregled.. Vodje pregledov lahko tudi vrnejo predložitev na prejšnji korak.

Pregledovalec

Več različnih skupin je lahko nastavljenih kot pregledovalci in so odgovorne za pregled in pripombe na predložene datoteke pred določenim rokom. Ko je skupina končala pregledovanje, lahko stanje nastavi na 'Dokončano'. Če rok poteče in je nastavljen kot obvezen, se stanje pregledovanja samodejno spremeni na 'Dokončano'.

Odobritelj

Odobritelj je zadnji korak v procesu predložitve in je odgovoren za odobritev ali zavrnitev celotne predložitve.

Stanje predložitve

Postopek predložitve lahko ima naslednje faze:

• Osnutek
• V teku
• Predloženo
• V pregledu (če je bil dodan korak pregleda v potek pregleda)
• Čaka na odobritev
• Dokončano

Osnutek

Nove predložitve se ustvarjajo v stanju osnutka. Vsi metapodatki o predložitvi se lahko spremenijo in predložitev še ne bo vidna pošiljateljem, vodjam pregledov ali odobriteljem. Brez obvestil. Datoteke ni mogoče naložiti v predložitve v stanju osnutka.

V teku

Ko se postopek predložitve začne, se stanje spremeni v "v teku". Predložitev zdaj čaka, da pošiljatelj naloži datoteke. Obvestilo po e-pošti bo poslano in predložitev je vidna pošiljatelju v mapi 'Moje predložitve'. Predložitev še ni vidna vodji pregleda ali pregledovalcem. Datoteke lahko naložite v predložitev.

Poslano

Ko so datoteke naložene, lahko pošiljatelj predloži datoteke in spremenilo se bo tudi stanje. Če je vodja pregleda dodan v tok, bo prejela obvestilo.

V pregledu

Predložene datoteke bodo prešle v stanje pregleda, če je v postopku predložitve vključena faza pregleda. Če se uporablja vodja pregleda, bo moral poslati datoteke v pregled. Uporabniki v skupinah pregledov prejmejo obvestilo.

Ko je predložitev v stanju pregleda, se premakne v mapo Pregledi v Boxu.

Dokončano

Ko je predložitev odobrena, bo označena kot dokončana ter arhivirana v Daluxu.

Kako ustvariti novo predložitev

Za začetek postopka predložitve je potrebno ustvariti novo predložitev. Za ta namen pojdite na
Box  Submittals Vse predložitve  Novo.

Upoštevajte, da lahko nove predložitve ustvarite tudi iz različnih paketov. Ta metoda samodejno nastavi paket za namen nove predložitve.

Ko ustvarjate novo predložitev, se prikaže novo okno, kjer lahko konfigurirate predložitev.

• Ime - Ime predložitve, prikazano v seznamu pogledov
• Paket - S katerim paketom predložitve je preložitev povezana
• Tok - Kateri potek pregleda naj se uporablja za predložitev
• Pošiljatelj - Katera uporabniška skupina pošilja v predložitev
• Spec. odsek - Način za kategorizacijo predložitve
• Spec. pododsek - Če bi bilo potrebno, lahko dodatno kategorizirate predložitev
• Rok - Rok za oddajo datotek
• Ciljne mape - V katere mape se lahko naložijo predložene datoteke
• Opis - Pomožno besedilo za dodajanje konteksta predložitvi

Ko končate, kliknite še 'Shrani'. Če ustvarjate več predložitev, lahko označite 'Ustvari še eno' kar odpre novo okno, ko kliknete 'Shrani'. Nove predložitve se vedno ustvarijo kot osnutek.

Predložitev je razdeljena na več območij. Kot osnutek je mogoče spremeniti vse metapodatke za predložitev.

1. Gumb za spremembo stanja je na vrhu zaslona. Opomba: Ker je predložitev v stanju osnutka in se lahko vse spremeni, je možno tudi Poslati pošiljatelju brez ustvarjanja zástupcev, čeprav je to določeno kot zahteva pri ustvarjanju nove predložitve. Prepričajte se, da je predložitev pripravljena, preden jo pošljete pošiljatelju.
2. Stanje predložitve lahko vidite tukaj.
3. Potek lahko vidite na vrhu predložitve. V stanju osnutka in v teku je mogoče spreminjati katere skupine so povezane v vsakem koraku, tako da kliknete na njih in izberete drugo uporabniško skupino.
4. Datotečni kontejnerji so ustvarjeni in prikazani tukaj - glejte spodaj, kako se ustvarijo.
5. Vse informacije o predložitvi so vidne tukaj. Te vrednosti je mogoče urejati, ko so v stanju osnutka ali v stanju čakanja, tako da kliknete na -ikono.
6. K predložitvi lahko dodate priloge. Dodane so lahko samo datoteke iz Dalux Box.
7. Tu je prikazana celotna zgodovina predložitve, ki se samodejno posodablja.

Kako nastaviti datotečne kontejnerje

Če je potrebno, lahko določate, katere datoteke je treba naložiti v predložitev. Ta korak je poljuben.

Datotečne kontejnerje je mogoče dodati ročno ali kopirati in prilepiti iz preglednice z 2 stolpcema.

Za dodajanje zástupca za datoteko kliknite Dodaj.

Naložena datoteka ima lahko kakršno koli ime, vendar se mora ročno upariti z imenom datotečnega kontejnerja, da zapolni prazen kontejner ter se predloži.

Pošiljatelj ima možnost naložiti datoteke z različnimi imeni datotek neposredno v datotečni kontejner, vendar bo Dalux samodejno preimenoval datoteko tako, da ustreza datotečnemu kontejnerju.

Vsaka datoteka, naložena zunaj datotečnih kontejnerjev, bo v predložitve dodana kot 'Dodatne datoteke'.

Ko je predložitev nastavljena po želji, se lahko postopek začne s klikom Pošlji pošiljatelju. To spremeni stanje na 'V čakalni vrsti' in obvesti uporabnike v vlogi pošiljatelja.