Kako uporabljati tokove datotek

V tem članku je razloženo, zakaj je priporočljivo uporabljati funkcionalnost "Poteki datotek" in kako jo uporabljati.

Območja datotek so osnovni predpogoj za uporabo potekov datotek, saj se poteki uporabljajo za odobritev in avtorizacijo datotek med tremi območji datotek:

Datoteke

Datoteke v skupni rabi

Objavljene datoteke

"Datoteke" med temi tremi območji razumemo kot prostor za datoteke, ki so še v delu/nastajanju. Območje "datoteke v skupni rabi" pa (samo v Dalux Box Pro) se uporablja za sodelovanje več projektantskih skupin na datotekah, preden so primerne za objavo in s tem za uporabo na gradbišču. Lahko pa služi tudi samo kot prostor za datoteke, ki so pripravljene za pregled. Območje za objavljene datoteke pa je namenjeno datotekam, ki so primerne za uporabo na gradbišču.

Poteki datotek so procesi, ki določajo, kako se datoteke premikajo med temi tremi različnimi območji datotek.

Odobritev/avtorizacija datotek

Datoteko lahko odobrite/avtorizirate na dva načina: Neposredno ali preko poteka datotek. V tem članku bomo obravnavali drugo možnost, torej uporabo potekov datotek. Če želite izvedeti, kako neposredno odobriti datoteke z uporabo samo funkcije območij datotek, si preberite članek o Območjih datotek.

Kako začeti potek datotek

Ko se potek datotek začne, se datoteka premakne v prvo fazo, v kateri jo je treba odobriti. Datoteka bo prikazana uporabniku, ki je nastavljen za odobritev koraka v toku datotek, v razdelkuČaka na mojo avtorizacijo :

Datoteka bo odobrena/avtorizirana le, če bo uspešno odobrena v vseh korakih. Če uporabnik datoteko v prvem koraku odobri, uporabnik v naslednjem koraku pa ne, datoteka ne bo šla skozi tok datotek.

Začetek poteka datotek

Ko je potek aktiven, lahko začetnik poteka (v našem primeru arhitekt) na spodaj prikazan način ročno posreduje datoteko v odobritev/avtorizacijo:

Box Datoteke Izberi datoteko(-e) Več Začni potek avtorizacije Izberite potek odobritve.

V novem oknu boste videli pregled, kaj se bo zgodilo z vsako datoteko. Če želite začeti potek, kliknite na 'Začni potek'.

Datoteka bo nato premeščena v Avtorizacija za objavljene datoteke Čaka na avtorizacijo drugih. Za osebo, ki mora odobriti datoteke, bo to pod Čaka na mojo odobritev:

Kako odobriti/avtorizirati datoteke v potekih datotek

Uporabnik, ki mora datoteko odobriti/avtorizirati, bo o tem obveščen po e-pošti.

Prav tako uporabniki v Daluxu vidijo, kdaj je treba datoteke odobriti/avtorizirati, in sicer s pomočjo številke, ki se prikaže nad modulom Box v stranski vrstici, in številk v stranskem meniju ob

• Odobritve za datoteke v skupni rabi
• Čaka na mojo odobritev
• Avtorizacija za objavljene datoteke

Uporabniki se na podlagi ustreznosti datoteke odločijo, ali bodo datoteko odobrili/avtorizirali ali zavrnili. Za odobritev/avtorizacijo ali zavrnitev pojdite na:

Odobritev:

Odobritve za datoteke v skupni rabi Čaka na mojo odobritev Izberite datoteko Odobri ali Zavrni:

Avtorizacija:

Avtorizacije za objavljene datoteke Čaka na mojo avtorizacijo Izberite datoteko Odobri ali Zavrni:

Ustvarjanje komentarjev v potekih datotek

Ko je datoteka v poteku datotek, lahko trenutni uporabnik (ki mora datoteko odobriti/avtorizirati) ustvari komentar na datoteko. Te komentarje lahko ustvarite pri odobritvi/avtorizaciji ali zavrnitvi datoteke. Tako lahko, na primer, ustvarite komentar za osebo, ki je odgovorna za ravnanje z zavrnjenimi datotekami. Pri ustvarjanju komentarja lahko uporabnik izbere med razpoložljivimi komunikacijskimi kanali in vrstami komentarjev.

Če želite ustvariti komentar, pojdite na:

Čaka na mojo odobritev Izberite datoteko Prikaži Nov komentar.

Nato ustvarite oznako, izpolnite obrazec za komentar na desni strani in kliknite "Ustvari":

Pridobite pregled nad datotekami v potekih in njihovim stanjem

Skrbniki projekta in upravitelji projektnega načrtovanja lahko na začetnem zaslonu Dalux Boxa najdejo nadzorno ploščo toka datotek.

Nadzorna plošča vam lahko prikaže pregled napredka tokov datotek v vašem projektu in pomaga prepoznati morebitna ozka grla. Nadzorna plošča prikazuje zapadle in prihajajoče roke za tokove datotek ter kako so porazdeljeni med skupinami uporabnikov.

Ko so poteki datotek nastavljeni, lahko v pogledu seznama dobite pregled nad stanjem datotek v potekih datotek. To lahko storite z uporabo stolpcev v pogledu seznama pod "Odobritve za datoteke v skupni rabi" in "Avtorizacije za objavljene datoteke", ki vam lahko prikažejo:

• Stolpec "Najnovejša različica v postopku odobritve/avtorizacije";
  • Informacija o tem katera je najnovejša različica datoteke v poteku datotek:

• "Najnovejša različica v stolpcu Skupna raba/Objavljeno
  • Informacija o tem katera je najnovejša različica datoteke v Skupni rabi/med objavljenimi datotekami:

• stolpec 'Začeto' (datum) in stolpec 'Začel' (uporabnik)
  • Informacija o tem kdaj se je tok začel in kdo ga je začel

Poročila o toku datotek

Za odobrene ali pooblaščene datoteke lahko natisnete ali izvozite poročilo o toku datotek v PDF. PDF poročilo vključuje sličico datoteke, njeno različico, mapo Boxa, v kateri se nahaja, in zgodovino njenega toka datotek. Vidite lahko, kaj ali kdo je sprožil potek in kdo je dokončal posamezen korak, pa tudi kdaj je bil posamezen korak dokončan.

Poročilo toka datotek lahko natisnete iz pogleda seznama ali neposredno iz datoteke.