Predloge za poimenovanje datotek

Ta članek se nanaša na predloge za poimenovanje datotek in kako jih lahko uporabljamo v Dalux Box.

Predloge za poimenovanje datotek se lahko uporabljajo za kontrolo pri nalaganju datotek na podlagi predlog poimenovanja za vse mape ali pa samo določene mape v projektu. Predloge za poimenovanje datotek vsebujejo po meri ustvarjena metapodatkovna polja. Datoteke naložene v skladu s predlogo za poimenovanje datotek, bodo tudi samodejno izpolnile ustrezne metapodatke.

Možno je imeti več predlog za poimenovanje datotek v istem projektu.

Pred nastavitvijo predlog za poimenovanje datotek

Za uporabo predlog za poimenovanje datotek morate najprej definirati polja metapodatkov po meri, ki se uporabljajo v predlogi. Metapodatki so lahko odvisni od vašega lokalnega standardiziranega poimenovanja datotek. Zato je priporočljivo ovrednotiti, katera polja metapodatkov potrebujete za svoje predloge za poimenovanje datotek.

Opomba: Predloge za poimenovanje datotek morajo ustrezati zahtevam projekta. Morda bo potrebno ustvariti več različnih predlog za poimenovanje datotek za različne vrste dokumentov. Na primer, ustvariti tri ločene predloge za poimenovanje datotek za Načrte, Dokumente in Modele.

V tem članku uporabljamo naslednja polja metapodatkov kot primere:

• ID projekta (Vse datoteke)
• Območje znanja (Vse datoteke)
• Vrsta datoteke (Načrti in modeli)
• Vrsta vsebine (Vse datoteke)
• Vrsta lista (Načrti)
• Ime dokumenta (Vse datoteke)

Ta polja metapodatkov so bila ustvarjena kot Seznami z vnaprej določenimi vrednostmi v skladu s predlogo poimenovanja datotek, ki jo želimo uporabiti. Edina izjema je "Ime dokumenta", ki je besedilno polje, ki omogoča poljuben zapis.

Kako ustvariti predlogo za poimenovanje datotek

Začnite ustvarjati predloge za poimenovanje datotek tako, da greste na Nastavitve 'Predloge za poimenovanje datotek'.

V oknu predlog za poimenovanje datotek lahko dodate/uredite/izbrišete predloge za poimenovanje datotek v projektu. Tukaj prav tako nastavite za katere mape bi morale veljati predloge za poimenovanje datotek.

Za ustvarjanje nove predloge za poimenovanje datotek kliknite Dodaj in poimenujte predlogo za poimenovanje datotek. Odprl se bo urejevalnik predloge za poimenovanje datotek. Okno je razdeljeno na dva dela:

• Levi del vsebuje vrste metapodatkov (Besedilo/Seznam) in možnosti ločila.
• Desni del vsebuje predlogo za poimenovanje datotek.

Predloga se ustvari tako, da povlečete polja z leve na desno.

Lahko uporabite polja metapodatkov po meri ali polja Dalux 'Opis vsebine' in 'Številka' za ustvarjanje predloge. V tem primeru bomo uporabili zgoraj omenjena polja metapodatkov po meri.

Najprej povlecite polje metapodatkov z leve na desno in izberite, katero polje metapodatkov želite uporabiti iz pojavnega okna. Nato je potrebno dodati ločilo (v tem primeru uporabimo podčrtaj) in ponoviti postopek z drugimi polji metapodatkov. Upoštevati je potrebno, da mora biti vsako drugo polje ločilo.

Ko je predloga za poimenovanje datotek ustvarjena, se jo lahko predogleda s klikom na 'Preskusno poimenovanje datotek' v zgornjem meniju. To bo odprlo predogled predloge za poimenovanje datotek, da se lahko prepričamo, če deluje kot želimo.

Pred shranjevanjem predlog za poimenovanje datotek, se lahko prav tako odločite, ali naj bodo določeni znaki prepovedani in ali je predloga za poimenovanje datotek obvezna. Predlogo je mogoče tudi preimenovati kasneje.

Znaki na črnem seznamu

Če imate besedilna polja v svoji predlogi za poimenovanje datotek, lahko nastavite, da so določeni znaki niso dovoljeni v ustreznem delu imena datoteke. To lahko izvedemo v 'Uredi znake na črnem seznamu'.

Opomba: NE ločujte znakov z npr. presledkom ali vejico, saj bi bila dodana kot znak na črni seznam.

V tem primeru uporabljamo podčrtaj kot ločilo, zato dodamo "_" kot znak na črni seznam.

To bi preprečilo nalaganje datotek, če ima del imena datoteke 'Ime dokumenta' podčrtaj (če je predloga za poimenovanje datotek nastavljena kot obvezna). Če predloga ni nastavljena kot obvezna, se bo med postopkom nalaganja prikazalo le opozorilo.

V tem primeru bi bil sledeči naziv datoteke sprejet:

DLT001_K01_C07_F01_H1_Nivo 1

Medtem ko naslednji naziv datoteke ne bi bil sprejet:

DLT001_K01_C07_F01_H1_Tloris_Raven_1

(Zaradi podčrtajev v 'Imenu dokumenta').

Seznam znakov na črnem seznamu bo prav tako prikazan v spodnjem levem delu okna.

Obvezne predloge za poimenovanje datotek

Predloge za poimenovanje datotek je mogoče nastaviti kot obvezne, tako da to možnost vklopite na dnu okna predlog za poimenovanje datotek.

S tem bo potrebno datoteke poimenovati v skladu s predlogo za poimenovanje datotek v določeni mapi, preden jih je mogoče naložiti. Med samim nalaganjem datotek ni mogoče preimenovati.

Če predloga za poimenovanje datotek ni nastavljena kot obvezna, se prikaže opozorilo, da datoteke ne ustrezajo predlogi. Če ime datoteke ne ustreza predlogam za poimenovanje datotek, bo Dalux samodejno zapolnil metapodatke s pravilnimi vrednostmi. Polja, ki niso bila zapolnjena samodejno, lahko še vedno ročno izpolnite preden naložite datoteko.

Izbira map za predloge za poimenovanje datotek

Za uporabo ustvarjenih predlog za poimenovanje datotek jih je treba povezati z mapami v strukturi map Box. To se izvede v oknu predlog za poimenovanje datotek v Nastavitve Box.

Izberite predlogo za poimenovanje datotek s seznama in kliknite Izberi mape. Odprlo se bo novo okno, ki prikazuje strukturo map projekta. Nato lahko izberete eno ali več map ali podmap, kjer se mora predloga za poimenovanje datotek uporabljati. Ko končate, kliknite na 'Shrani'.

Izbrane mape bodo prikazane v prikazu seznama in predloga za poimenovanje datotek bo aktivna v izbranih mapah.

Nalaganje datotek z uporabo predlog za poimenovanje datotek

Pri nalaganju datotek, ki ustrezajo predlogi za poimenovanje datotek v mape v Dalux Box, se bodo polja metapodatkov samodejno izpolnila. To je mogoče spremeniti kasneje.

Vsaka datoteka, ki ne ustreza predlogi za poimenovanje datotek, bo bodisi preskočena (če je predloga za poimenovanje datotek nastavljena kot obvezna) ali pa boste prejeli opozorilo, da naziv datoteke ne ustreza.

Ko so datoteke naložene, lahko uporabljate stolpce in filtre za metapodatke, uvožene iz imena datoteke.