V Daluxu lahko predloge opomnikov za opravila ustvarijo prilagojen izgled za opomnike opravil. Mogoče je ustvariti in uporabiti več predlog opomnikov za opravila. To hkrati pomeni, da je mogoče ustvariti predloge za različne vrste opomnikov ali faze v projektu. Predloge opomnikov za opravila so ustvarjene iz podatkovnih kontejnerjev za različne samodejno generirane podatke iz projekta in prosto besedilnih polj.
Kako nastaviti predlogo opomnika za opravila
Uporabniške pravice
Nastavitev za predloge opomnikov za opravila mora izvesti skrbnik projekta ali skrbnik Fielda. Predloge opomnikov za opravila se aktivira v:
Nastavitve
Dodaj funkcije
'Predloge opomnikov za opravila'
Aktiviraj.
Za začetek ustvarjanja ali urejanja predlog opomnikov za opravila pojdite na
Nastavitve
Field
'Predloge opomnikov za opravila' v funkcijski kartici opravil:
To bo odprlo novo okno, kjer lahko ustvarite in upravljate predloge opomnikov za opravila. Za ustvarjanje nove predloge opomnika za opravila na projektu kliknite Dodaj. Nove predloge je mogoče ustvarjati ali uvoziti iz profila podjetja. Za začetek ustvarjanja nove predloge kliknite 'Ustvari novo'.
Zadeva, vrsta poročila in podatkovni kontejnerji
Predloga opomnika za opravilo mora imeti 'Zadevo'. To je ime predloge, ki se prikaže pri izbiri predloge za uporabo opomnikov za opravila. Zadeva se uporablja tudi za ime datoteke poročila.
Obstajajo tri vrste poročil predlog opomnikov za opravila:
- Poročilo o opravilu - Vključuje vsako opravilo kot ločeno poročilo o opravilu (maksimalno. 10 opravil na poročilo)
- Poročilo stanja - Vključuje opravila v pregledu poročila o stanju (maksimalno. 50 opravil na poročilo)
- Ni poročil - Vključuje samo naslovnico, generirano iz predlog opomnikov za opravila
V vseh primerih se izbrana opravila za opomnik prikažejo v emailu, poslanem prejemniku. Pri uporabi predlog opomnikov za opravila je možno pošiljati opomnik le enemu prejemniku naenkrat.
Modri vsebinski kontejnerji na desni strani okna se lahko dodajo predlogi s klikom na njih.
Spodaj je tabela, ki pojasnjuje različne podatkovne kontejnerje. Vsi podatki v podatkovnih kontejnerjih so iz Daluxa.
| Ime podatkovnega kontejnerja | Oznaka, uporabljena v Daluxu | Razlaga |
| Številka | {NO} | Prikaže predpono in številko izbranega opravila(s) v eni vrstici, pri čemer so številke posameznih opravil ločene z vejico. |
| Nazivi | {TITLES} | Prikaže naziv(s) iz opravila(s) v eni vrstici, pri čemer so posamezni nazivi ločeni z vejico |
| Preglednica rokov | {TASK_TABLE} |
Ustvari tabelo opravil, ki vsebuje stolpce za 'Vrsto' opravila, 'Št.', 'Zadeva', 'Prostor'. Tabela vključuje tudi informacije o roku in kdaj je bil poslan zadnji opomnik. |
| Ime projekta | {PROJECT_NAME} | Zapiše ime projekta |
| Logotip projekta | {PROJECT_LOGO} | Doda majhno sličico logotipa projekta |
| Fotografija projekta | {PROJECT_PHOTO} | Doda majhno sličico fotografije projekta |
| Logotip podjetja | {COMPANY_LOGO} | Doda majhno sličico logotipa podjetja (iz profila podjetja) |
| Datum pošiljanja | {SENT_DATE} | Zapiše datum in čas, ko je bil opomnik poslan, v obliki mesec, dan, leto, čas (npr. 12. september 2023, 11:00) |
| Datum poslanega opomnika za prejšnje opravilo | {PREV_REMINDER_SENT_DATE} | Zapiše datum in čas, ko je bil nazadnje poslan opomnik, v obliki mesec, dan, leto, čas (12-urni zapis) (npr. 12. september 2023, 11:00) |
| Podpis pošiljatelja | {SENDER_SIGNATURE} | Zapiše ime osebe, ki pošilja opomnik |
| Telefonska številka pošiljatelja | {SENDER_PHONE} | Zapiše telefonsko številko osebe, ki pošilja opomnik |
| Delovni naziv pošiljatelja | {SENDER_WORK_TITLE} | Zapiše naziv osebe, ki pošilja opomnik |
| Naziv podjetja pošiljatelja | {SENDER_COMPANY_NAME} | Zapiše ime podjetja osebe, ki pošilja opomnik |
| Naslov podjetja pošiljatelja | {SENDER_COMPANY_ADDRESS} | Zapiše naslov podjetja osebe, ki pošilja opomnik |
| Ime prejemnika | {RECIPIENT_NAME} | Zapiše ime osebe, ki prejme poročilo o opomniku za opravila |
| Telefonska številka prejemnika | {RECIPIENT_PHONE} | Zapiše telefonsko številko osebe, ki prejme poročilo o opomniku za opravila |
| Delovni naziv prejemnika | {RECIPIENT_WORK_TITLE} | Zapiše naziv osebe, ki prejme poročilo o opomniku za opravila |
| Ime podjetja prejemnika | {RECIPIENT_COMPANY_NAME} | Zapiše ime podjetja osebe, ki prejme poročilo o opomniku za opravila |
| Naslov podjetja prejemnika | {RECIPIENT_COMPANY_ADDRESS} | Zapiše naslov podjetja osebe, ki prejme opomnik |
| Ime pogodbe | {CONTRACT_NAME} | Zapiše ime pogodbe, povezane z delovnim paketom, v katerem je oseba, ki prejme opomnik za opravilo (glejte spodaj, kako ravnati s pogodbami) |
| Datum pogodbe | {CONTRACT_DATE} | Zapiše datum pogodbe, povezane z delovnim paketom, v katerem je oseba, ki prejme opomnik za opravilo (glejte spodaj, kako se ravnati s pogodbami) |
Ustvarjanje pogodb za predloge opomnikov za opravila
Opomba
Pogodbe morajo biti aktivirane v profilu podjetja, preden se lahko uporabijo na projektih.
To lahko storite v:
Standardizacija
Knjižnice
'Poljubna knjižnica'
'Predloga za opomnik naloge'
Pogodbe se lahko aktivirajo na projektih z:
Nastavitve
Field
Dodaj funkcije
'Pogodbe'
Aktiviraj.
V nastavitvah se nato prikaže kartica s funkcijo 'Pogodbe'. Za dodajanje ali urejanje pogodb na projektu kliknite 'Pogodbe'. Od tu naprej lahko pogodbe dodate, uredite ali izbrišete.
Ustvarite novo pogodbo s klikom na Dodaj. Pogodba zahteva ime in datum. Po potrebi se lahko poveže delovni paket.
Ko ustvarjate predloge opomnikov za opravila, če uporabite podatkovne kontejnerje za pogodbe, se ime in datum pogodbe prikažeta le pod dvema pogojema.
- Prvič, delovni paket mora biti povezan s pogodbo.
- Drugič, prejemnik mora biti del istega delovnega paketa kot povezana pogodba.
Upoštevajte, da je lahko vsak delovni paket povezan z eno pogodbo, vendar lhahko ena pogodba vključuje več delovnih paketov.
Primer predloge opomnika za opravilo
Spodaj prikažemo primer predloge opomnika za opravilo v Daluxu.
Kako uporabljati predloge opomnikov za opravila
Za uporabo predloge opomnika za opravila za obveščanje uporabnikov Daluxa pojdite na:
Field
Opravila
Vsa opravila
Izberite opravilo(s)
Več
Opomni.
Opomnika ne morete poslati različnim odgovornim uporabnikom hkrati.
V naslednjem oknu izberite, katerega uporabnika želite opomniti. Nato označite 'Ustvari poročilo z naslovnico po meri' in izberite, katero predlogo opomnika za opravila uporabiti.
Dalux bo nato poslal email prejemniku z generirano naslovnico in priloženimi opravili v skladu z izbrano predlogo. Kopija bo prav tako poslana pošiljatelju.
Nasveti in triki
Če želite preizkusiti, kako poročilo izgleda pred pošiljanjem, lahko sledite zgornjemu postopku, vendar uporabite svoje ime za prejemnika. Če vam izgled poročila še ni všeč, lahko predlogo še uredite.