Kako ustvariti razpis

Razpis upravlja vsa povpraševanja in prejete ponudbe v vašem projektu. To lahko izvajamo z ustvarjanjem razpisov, nastavitvijo zahtev in povabilom ponudnikom. Razdelek vprašanj in odgovorov ter druga orodja v Razpisu se uporabljajo za uspešno upravljanje postopka razpisa.

V tem članku bomo pregledali, kako ustvariti in nastaviti razpise ter njihove zahteve.

Kako ustvariti razpis

Pojdite na RazpisKliknite na razpisno skupino Dodaj razpis 'Ustvari nov razpis'.

Splošne informacije so vnaprej izpolnjene na podlagi predloge skupine razpisov. Preglejte in po potrebi prilagodite podrobnosti pred shranjevanjem.

Ime: Ime razpisa, vidno ponudnikom.

Naročnik: Ime naročnika, vidno ponudnikom.

Stanje

• Osnutek: Razpis je viden le organizaciji razpisa in do njega ponudniki ne morejo dostopati.
• V teku: Razpis je aktiven in, odvisno od nastavitev predizbire in začetka, je lahko viden in dostopen povabljenim ponudnikom.

Kontaktna oseba: Ime, telefonska številka in e-poštni naslov osebe, odgovorne za odgovarjanje na vprašanja v zvezi z vsebino razpisa.

Opis razpisa: Navedite kratek opis razpisa, da ponudnikom jasno pojasnite obseg. To je posebej koristno pri javnih razpisih, saj pomaga zagotoviti, da se prijavijo le ustrezni ponudniki.

Format razpisa: Format razpisa se uporablja samo za filtriranje in iskanje ter ne vpliva na vsebino ali vedenje razpisa. Vidno je ponudnikom in mora izpolnjevati vse pravne zahteve v vaši regiji ali državi.
Format razpisa lahko vnesete sami ali izberete med:

• Zasebni razpis
• Arhitekturni natečaj
• Javni razpis s predkvalifikacijo
• Javni razpis brez predkvalifikacije
• Večstopenjski razpis

Vrsta pogodbe: Vrsta pogodbe se uporablja samo za filtriranje in iskanje ter ne vpliva na vsebino ali delovanje razpisa. Je viden ponudnikom in mora izpolnjevati vse pravne zahteve v vaši regiji ali državi.
Vrsto pogodbe lahko vnesete sami ali izberete med:

• Glavna pogodba
• Splošna pogodba
• Podizvajalska pogodba

Ogled ponudb pred rokom: To omogoča odgovorni osebi za razpis ogled predloženih ponudb pred rokom in mora biti omogočeno, preden se stanje razpisa spremeni v 'V teku'. Ponudniki bodo obveščeni, če je ta možnost omogočena, ko oddajo ponudbo.
Ta možnost ni na voljo za predizbiro ali javne razpise (glejte spodaj).

Predizbira/javni razpis: Če izberete možnost 'Predizbira/javni razpis', bo ustvarjena deljiva povezava, ki omogoča dostop do razpisa brez zahteve po vabilu upravitelja razpisa.

Datum objave: Če želite omogočiti zgodnji, omejen dostop do razpisa, označite polje 'Datum objave' in spodaj izberite datum. 
To omogoča predizbranim strankam ali javnosti ogled datotek razpisa brez predložitve ponudbe, kar vsem potencialnim ponudnikom daje priložnost, da pregledajo dokumente, preden se začne postopek oddaje ponudb.

Roki in datumi: Ko nastavite stanje na 'V teku', morate določiti začetek razpisa in rok.

• Začetek razpisa: To določa, kdaj lahko ponudniki začnejo sodelovati z razpisom, na primer prenašati datoteke razpisa in oddajati ponudbe.
• Rok razpisa: To določa, kako dolgo lahko ponudniki oddajajo ponudbe in s tem, kdaj se razpis konča. Ponudniki lahko urejajo svoje ponudbe do roka razpisa, vendar bodo ponudbe zaklenjene, ko bo rok potekel.

Datoteke: Označite to polje, če želite, da se vse datoteke samodejno sinhronizirajo z razpisom iz datotek razpisne skupine. To velja za vse trenutne datoteke in vse nove datoteke, dodane kasneje, vendar ne za nove različice obstoječih datotek (glejte različice datotek spodaj).

Uporabite to funkcijo, da zagotovite, da so vse datoteke, naložene v skupino razpisov, na voljo tudi v tem razpisu.

Različice datotek: Označite to polje, če želite, da se vse nove različice datotek, že dodanih v ta razpis, samodejno posodobijo, ko so posodobljene na ravni datotek razpisne skupine.

Uporabite to funkcijo, da zagotovite, da se vse nove različice datotek, naložene v skupino razpisov samodejno posodobijo v tem razpisu.

Vprašanja in odgovori: Z uporabo funkcije vprašanj in odgovorov lahko preprosto upravljate vprašanja ponudnikov za vaš razpis z več možnostmi, kako zagotoviti odgovore. Označite polje pri »Omogoči vprašanja in odgovore«, da jih aktivirate.

Ponudniki ne bodo mogli postavljati vprašanj, dokler se razpis ne začne. Vprašanja bodo privzeto zasebna, vendar jih lahko odgovorna oseba za razpis da v skupno rabo s ponudniki, če je odgovor pomemben za vse. Označite »Javna vprašanja«, da bodo vsa vprašanja privzeto vidna vsem.

Zahteve za ponudbo 

Da zagotovite, da ponudniki izpolnjujejo zahteve za ponudbo vašega razpisa, lahko nastavite posebne zahteve, kot so tekst, seznam, številka, dokument ali Evropski enotni dokument o javnem naročanju (ESPD). 

Obvezne zahteve morajo biti izpolnjene, preden je mogoče oddati ponudbo, s čimer se uveljavijo standardi in zmanjšajo napake.

Ustvarjanje zahtev za ponudbes

Vsi razpisi bodo ustvarjeni z eno zahtevo v obliki dokumenta z imenom 'Dokument'. 

To zahtevo lahko spremenite, če je potrebno.  Razpis mora vedno imeti nastavljeno vsaj eno zahtevo.

Za ustvarjanje vaših zahtev za razpis, pojdite na

Zahteve za ponudbo Uredi ali Kopiraj iz podjetja:

Nato lahko ustvarite nove zahteve za razpis ali jih uvozite iz svojega profila podjetja.

V vaših zahtevah za razpis imate možnost vključiti:

• Besedilo
• Seznam
• Celo število ali Decimalno število
• Dokument
• Dokument ESPD

Privzeto niso obvezne, vendar jih lahko nastavite kot obvezne za ponudnike, preden lahko naložijo ponudbo.

Novi razpisi bodo vedno zahtevali dokument z imenom "Dokument". To lahko spremenite med nastavitvijo, vendar je potrebno vsaj eno zahtevano polje.

Upravljanje datotek razpisa

Datoteke in mape se upravljajo na ravni skupine razpisov. Za več informacij preberite ta članek: Kako ustvariti skupino razpisa.

Iz razpisa lahko vidite, katere Različice so bile dodane, ali Odstrani datoteko v celoti. 

Odstranitev datoteke iz razpisa 'V teku' bo obvestila vse ponudnike o spremembi.

Ponudniki

Ponudnik je posameznik, ki predloži ponudbo za pridobitev pogodbe.

Te vloge najdete v RazpisIzberite razpisPonudniki.

Ponudniki so organizirani v skupine uporabnikov, običajno po podjetju. Skupina ponudnikov lahko vključuje več uporabnikov, vendar je le en uporabnik odgovoren za oddajo ponudbe.

• Ponudniki: Povabljeni ponudniki za ta razpis, ki lahko trenutno prenesejo, oddajo ponudbo in bodo obveščeni o spremembah.
• Izbrisani/Odjavljeni ponudniki: Prejšnji ponudniki, ki jih je odstranila odgovorna oseba ali pa so se odjavili sami. Ne bodo obveščeni o spremembah.

Če želite izvedeti več o povabilu ponudnikov, si preberite članek: Kako povabiti ponudnike na razpis.

Podvoji razpis

Da prihranite čas, lahko podvojite že ustvarjen razpis. To lahko uporabite tudi za pridobitev druge ponudbe od izbrane skupine ponudnikov, saj lahko izberete, katere ponudnike želite kopirati v nov razpis.

Če želite podvojiti razpis, pojdite na Skupina razpisov Dodaj razpis 'Ustvari kopijo':

V tem primeru je bila 'Foundations' podvojena, da bi pridobili ponudbo v drugem krogu od dveh ponudnikov. Zato so bili kopirani samo davčna številka, skupna vsota in cenik iz zahtev za razpis.