Jak skonfigurować obiegi plików

W tym artykule omówimy sposób konfiguracji funkcji 'Obiegi pliku' w projekcie Dalux. Przepływy plików są ściśle związane z funkcją Obszary plików, która musi zostać aktywowana w projekcie, zanim będzie można ustawić obiegi plików.

Obszary plików opierają się na normie ISO 19650 i służą do zarządzania dostępem do plików, które mogą jeszcze nie być gotowe do wyświetlenia dla wszystkich w projekcie. 

Istnieją 3 obszary plików:

Pliki

Współdzielone pliki

Opublikowane pliki

'Pliki' można postrzegać jako przestrzeń na pliki będące w trakcie opracowania, podczas gdy 'Współdzielone pliki' można postrzegać jako przestrzeń na pliki gotowe do przeglądu. Opublikowany obszar plików jest dla plików gotowych do opublikowania uczestnikom projektu.

Obiegi plików są procesami i przepływami pracy wyznaczającymi sposób przemieszczania się plików między różnymi etapami ich udostępniania i w ten sposób między tymi 3 różnymi obszarami plików. Proces obiegu plików obejmuje definiowanie 'Wyzwalaczy obiegu' (umieszczenie pliku w wybranym folderze rozpocznie proces), osób odpowiedzialnych za akceptację plików oraz przepływu pracy plików. Wykorzystując przepływy plików, definiujesz, jak pliki są zatwierdzane i publikowane do odpowiednich folderów manualnie i automatycznie.

Aktywacja obszarów i obiegów plików

Najpierw musisz aktywować funkcję 'Obszary plików'. Aby to zrobić przejdź do Ustawienia Box 'Obszary plików':

Po drugie, musisz aktywować funkcję obiegu plików. Aby to zrobić, pozostań w Ustawienia i kliknij 'Obieg pliku', a następnie 'Aktywuj':

Konfiguracja obiegu plików

Aby skonfigurować obieg pliku, przejdź do Ustawienia  Box 'Obiegi plików':

To otworzy nowe okno, gdzie możesz tworzyć i edytować obiegi plików.

W tym nowym oknie, kliknij Dodaj, aby stworzyć obieg. Tutaj możesz wybrać, aby utworzyć obieg dla:

• Zatwierdzenie do plików współdzielonych lub dla

• Autoryzacja do plików opublikowanych:

To otworzy nowe okno, gdzie ustawisz obieg. Stąd tworzysz obieg plików poprzez tworzenie przepływu pracy, decydując, jak obieg powinien być uruchamiany, kto powinien go rozpocząć i kto jest odpowiedzialny za odrzucenie plików:

• Warunek wyzwalacza obiegu: jaki jest wyzwalacz do rozpoczęcia obiegu pliku 
  • Możesz wybrać pomiędzy folderem, statusem, lub oba jednocześnie, gdzie plik musi być umieszczony w wybranym folderze i/lub mieć ustawiony wybrany status, aby mógł wejść w obieg plików
• Startery obiegu: użytkownicy, którzy mogą zgłaszać pliki do zatwierdzenia/autoryzacji, a tym samym rozpoczynają obieg
• Osoba odpowiedzialna za odrzucone pliki: użytkownicy, którzy zajmują się plikami, które zostały odrzucone
• Dodaj użytkownika/ów do zatwierdzenia plików współdzielonych: Będą to osoby, które mogą zatwierdzić plik

Rozpoczęcie obiegu

Obieg plików może być rozpoczęty na jeden z dwóch sposobów. Może być on rozpoczęty przez użytkownika ustawionego jako Starter obiegu albo może być rozpoczęty przez Wyzwalacze obiegu ustawione w przepływie.

• Starter obiegu: Plik trafi do obiegu pliku, kiedy starter obiegu ręcznie wyśle plik do zatwierdzenia/autoryzacji. Starter obiegu może wysłać plik z dowolnego folderu, do którego ma dostęp, ale może go wysyłać tylko w zdefiniowanych obiegach plików.
• Wyzwalacz obiegu: Plik trafi do obiegu pliku, jeśli zostanie przesłany do wybranego folderu i/lub zostanie mu nadany wybrany status. Jeśli wybrano tylko folder, każdy nowy plik w folderze zostaje wysłany do zatwierdzenia/autoryzacji. Jeśli wybrano tylko status, wszystkie pliki o tym statusie we wszystkich folderach są wysyłane do obiegu pliku. Jeśli wybrano oba, plik musi spełnić wszystkie kryteria, aby został wysłany do obiegu pliku.

Przykład

W tym przykładzie obieg pliku rozpocznie się, gdy plik zostanie przesłany do folderów rysunków i modeli oraz otrzyma status 'Suitable for publishing':

Przepływ pracy

Tworzenie przepływu pracy polega na ustaleniu kroków zatwierdzania dla obiegu plików. Aby plik został zatwierdzony, musi przejść przez wszystkie dodane do obiegu kroki. Ostatni krok przepływu, nazwany 'Zatwierdź do plików współdzielonych' domyślnie jest zatwierdzaniem automatycznym, ale może zostać zmieniony na zatwierdzenie ręczne. 

Aby dodać kroki do obiegu, kliknij Dodaj krok:

Przy tworzeniu kroku możesz wybrać spośród 3 typów:

• Krok zatwierdzania dla jednego stanowiska: Jedna osoba (stanowisko/użytkownik) musi zatwierdzić plik.
• Krok zatwierdzania dla wielu stanowisk: Wiele osób (role/użytkownicy) musi zatwierdzić plik
• Krok odgałęziania: Rozgałęzia się na dwie ścieżki, gdzie użytkownik decyduje, którą ścieżką plik powinien podążać, tj. kto musi go zatwierdzić

Do przepływu pracy możesz dodać tyle kroków i użytkowników, ile chcesz.

Ostateczne terminy

Możesz ustawić liczbę dni roboczych na każdy krok w przepływie pracy zatwierdzania lub autoryzacji.

Gdy termin jest ustawiony, osoba zatwierdzająca/autoryzująca zobaczy ten termin w procesie zatwierdzania/autoryzacji.

Czekające na nas pliki do zatwierdzenia znaleźć można w powiadomieniu e-mail, na pulpicie, a także w widoku listy zatwierdzeń/autoryzacji:

Na jeden dzień przed upływem terminu osoba(y) odpowiedzialna(e) za Krok zatwierdzania/autoryzacji zostają powiadomione. Twórca zatwierdzenia/autoryzacji otrzyma również powiadomienie, gdy termin zostanie przekroczony.

Status

Aby korzystać ze statusów w przepływach plików, najpierw muszą one zostać ustawione. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, możesz przeczytać nasz artykuł na temat ich konfiguracji: Metadane statusu dla plików.

Jeśli funkcja statusów została aktywowana w projekcie, musisz wybrać status dla przepływu plików.

Kiedy został utworzony jeden lub więcej statusów, możesz ich używać w przepływach plików. Mogą one zostać użyte jako wyzwalacze przepływu, jak opisano powyżej, i pliki mogą otrzymać zadany status po przejściu procesu akceptacji.

Aby zmienić status pliku podczas przepływu plików, po prostu dezaktywuj przepływ, aby móc go edytować i ustaw w 'Status w udostępnionych plikach po zatwierdzeniu/Status w opublikowanych plikach po autoryzacji' wybrany przez siebie status:

Kiedy plik jest zatwierdzony za pomocą przepływu plików, status automatycznie zmieni się jako część procesu.

Aktywowanie obiegu plików

Gdy zakończysz tworzenie obiegu plików, musisz go aktywować. Aby to zrobić kliknij 'Aktywuj' w prawym górnym rogu okna edytora przepływu plików:

Duplikowanie szablonów obiegu plików

Możesz duplikować szablony obiegu plików. Ta funkcja zaoszczędzi ci wielu kliknięć, kiedy tworzysz obieg plików zbliżony do już istniejącego.

Zduplikowany szablon obieg plików skopiuje wszystkie ustawienia z istniejącego przepływu, ale domyślnie będzie dezaktywowany. Aby zduplikować obieg plików, przejdź do:

Ustawienia  Box 'Obiegi plików' Wybierz szablon obiegu plików do zduplikowania Duplikuj:

Ustaw kanały komunikacyjne dla komentarzy

Kiedy plik znajduje się w obiegu pliku, aktualny użytkownik (który jest zatwierdzającym) może mieć możliwość dodania komentarzy. Te komentarze mogą zostać utworzone podczas zatwierdzania lub odrzucania pliku. Na przykład komentarz może zostać skierowany do osoby odpowiedzialnej za obsługę odrzuconych plików. Podczas tworzenia komentarza użytkownik może wybrać z dostępnych kanałów komunikacji oraz typów komentarzy.

Najczęstszym przypadkiem użycia jest stworzenie kanału komunikacyjnego między inicjatorem przepływu lub osobą odpowiedzialną za odrzucone pliki a użytkownikami w krokach zatwierdzania. W ten sposób użytkownicy, którzy są częścią danego kroku, mogą tworzyć komentarze wyjaśniające przyczyny odrzucenia.

Aby dowiedzieć się więcej o komentarzach, kanałach komunikacji i o tym, jak je skonfigurować, przeczytaj ten artykuł: Jak skonfigurować komentarze.