Używaj archiwum e-mail Dalux, aby automatycznie archiwizować e-maile związane z projektem w jednym lub więcej archiwach w Dalux Box. Każde archiwum utworzone w Dalux ma unikalny adres e-mail. Wysyłając e-maile, które chcesz zarchiwizować w Dalux, adres archiwum e-mail Dalux można dodać do pól DW lub UDW. Możliwe jest również wysłanie/przesłanie dalej e-maili bezpośrednio na adres archiwum e-mail Dalux. Dostęp do archiwów e-mail jest kontrolowany przez grupy użytkowników, a tylko użytkownicy projektu mogą wysyłać e-maile na adresy archiwów e-mail.
Proszę zauważyć, że każdy indywidualny e-mail jest obecnie ograniczony do maksymalnego rozmiaru 10 MB.
Jak ustawić archiwa e-mail
Uprawnienia Użytkowników
Aktywacja i ustawienia archiwów e-mail muszą być wykonane przez administratora projektu lub menedżera planowania projektu.
Aby aktywować archiwa poczty, przejdź do Ustawienia
Box
'Archiwum poczty'
'Aktywuj'.
Po aktywacji archiwum poczty, w Dalux Box pojawi się nowa karta o nazwie Archiwum poczty. Aby utworzyć i zarządzać archiwami poczty, przejdź do
Box
Archiwum poczty.
Stąd można dodać nowe skrzynki odbiorcze i zarządzać istniejącymi. Aby utworzyć nową skrzynkę odbiorczą, kliknijNowe.
Każda skrzynka odbiorcza musi mieć nazwę. Nazwa nie wpływa na nazwę e-mail, który generuje Dalux. Gdy skrzynka odbiorcza zostanie nazwana, kliknij 'OK'. Skrzynka odbiorcza zostanie utworzona, a adres e-mail zostanie wygenerowany.
Aby zmienić nazwę skrzynki odbiorczej, wybierz ją z widoku listy i kliknij Edytuj. Aby usunąć skrzynkę odbiorczą, wybierz ją z widoku listy i kliknij
Usuń. Nie jest możliwa zmiana adresu e-mail.
Aby otworzyć skrzynkę odbiorczą, kliknij na nią w widoku listy i kliknij Pokaż w górnym menu lub dwukrotnie kliknij na skrzynkę odbiorczą. Gdy skrzynka odbiorcza jest otwarta, adres e-mail można skopiować klikając
Skopiuj adres e-mail.
Jak korzystać z archiwum poczty
E-maile wysłane na adresy e-mail z archiwum e-mail Dalux są automatycznie dodawane do archiwów. Możliwe jest również przesyłanie e-maili ręcznie do skrzynki odbiorczej, jeśli zachodzi taka potrzeba. Wygenerowany w Dalux e-mail specyficzny dla skrzynki odbiorczej można używać jak każdej innej e-mail. Niezależnie od tego, czy wysyłasz e-maile bezpośrednio na adres, czy używasz DW/UDW, e-mail zostanie wysłany do skrzynki odbiorczej Dalux i zarchiwizowany.
Aby ręcznie dodać e-maile do skrzynki odbiorczej, otwórz skrzynkę odbiorczą i kliknij Dodaj e-mail, a następnie znajdź e-maile na swoim komputerze.
Możesz również przeciągnąć i upuścić jeden lub więcej e-maili bezpośrednio do skrzynki odbiorczej ze swojego komputera. Pojawi się okno pop-up w Dalux, dające przegląd.
Kliknij 'Prześlij', aby dodać e-mail(e) do skrzynki odbiorczej. Każdy e-mail w skrzynce odbiorczej archiwum e-mail Dalux można wyświetlić, pobrać i usunąć.
Porady i Wskazówki
Użyj metadanych, takich jak nadawca, data lub załączniki do filtrowania, sortowania i szukania e-maili.
Jak zarządzać dostępem do archiwów e-mail
Dostęp do archiwów e-mail jest kontrolowany na poziomie grupy użytkowników. Oznacza to, że konkretne grupy użytkowników będą musiały mieć udzielony dostęp do archiwum e-mail, aby móc oglądać lub pobierać e-maile.
Aby to zrobić, przejdź do:
Ustawienia
Użytkownicy
Wybierz grupę użytkowników, której wymagany jest dostęp do archiwum poczty
Dodaj
'Archiwum poczty'.
To otwiera nowe okno, w którym można ustawić dostęp do różnych archiwów e-mail. Użytkownicy z dostępem do archiwów e-mail mogą wyświetlać i pobierać wszystkie e-maile. Wybierz, do których archiwów użytkownicy w grupie powinni mieć dostęp, a następnie kliknij 'Zapisz'.
Użytkownicy z grupy użytkowników będą teraz mieli dostęp do archiwum poczty.
Porady i Wskazówki
Administratorzy projektu i menedżerowie planowania projektu mogą usuwać, zmieniać nazwy i tworzyć archiwa e-mail. Tylko administratorzy projektu mogą usuwać e-maile z archiwów e-mail. Usunięte archiwa poczty lub emaile nie mogą zostać odzyskane w Dalux.