Zarządzanie dostawcami

Wprowadzenie

Dla zarządcy obiektu udzielenie zamówienia często oznacza jedynie nadzieję, że Dostawca w praktyce dotrzyma uzgodnionych warunków, przy niewielkim wglądzie w sytuację aż do pojawienia się problemu.

Umowy serwisowe w Dalux FM umożliwiają określenie docelowych czasów reakcji i realizacji dla każdego Dostawcy oraz bezpośrednie monitorowanie jego wyników zamiast polegania na przypuszczeniach.

Wyzwanie

Zarządzanie dużym portfelem oznacza współpracę z wieloma dostawcami w różnych budynkach, lokalizacjach i dziedzinach. Gdy zlecasz prace lokalnym dostawcom, często nie masz łatwego sposobu na potwierdzenie, czy dostawca dotrzymał uzgodnionego czasu reakcji lub czasu realizacji, zgodnie z obietnicą.

Bez sposobu na śledzenie tego usterki pozostają niezauważone, dopóki nie przerodzą się w powtarzający się problem lub spór. Jeśli masz własne umowy SLA (Service-Level Agreements) z najemcami, niedotrzymany ostateczny termin przez dostawcę może równie łatwo stać się niedotrzymanym zobowiązaniem wobec najemcy.

Jak Dalux FM rozwiązuje ten problem

W systemie Dalux FM możesz dodać wskaźniki KPI (kluczowe wskaźniki wydajności) do umowy serwisowej, takie jak czas odpowiedzi i czas realizacji. Każdy wskaźnik KPI ma własny próg SLA i wskaźnik akceptacji. Możesz określić zakres wskaźnika KPI dla każdego zlecenia prac objętego umową lub ograniczyć go do określonych komponentów, budynków albo działek. Pulpit nawigacyjny pokazuje następnie, jak dostawca radzi sobie względem tych progów, dla dowolnego wybranego przez Ciebie przedziału czasu. 

Rezultat

W systemie Dalux FM otrzymujesz:

• Jasne wskaźniki KPI: Śledź czas odpowiedzi i czas realizacji względem ustalonego dla każdego dostawcy progu i wskaźnika akceptacji
• Jasny przegląd przedziału czasu: Sprawdzaj wydajność dostawcy dla dowolnego przedziału czasu lub zakresu, bez konieczności ręcznego zestawiania danych
• Punkt wyjścia do negocjacji: Uwzględniaj wydajność dostawcy w rozmowach dotyczących odnowienia lub renegocjacji umowy, opierając się na danych zamiast na wrażeniach

Ustaw docelowy czas reakcji i realizacji dla każdego dostawcy

Możesz dodać wskaźniki KPI do dowolnej umowy serwisowej, aby monitorować wydajność dostawcy, na przykład czas odpowiedzi i czas realizacji.

Czas odpowiedzi mierzy czas od momentu przypisania zlecenia prac dostawcy do momentu, w którym dostawca zaakceptuje zgłoszenie.

Czas realizacji mierzy czas od akceptacji do momentu, gdy zlecenie prac zostanie zrealizowane i zamknięte.

Dla każdego wskaźnika KPI definiujesz próg zgodności z SLA (wymagany docelowy poziom wydajności), jednostkę miary oraz wskaźnik akceptacji wymagany do spełnienia wymagań umowy.  

Możesz zastosować wskaźnik KPI do wszystkich zleceń prac objętych umową lub zawęzić go do określonych komponentów, budynków albo działek. Możesz osobno śledzić wydajność w całym swoim portfelu, na przykład ustalając bardziej rygorystyczne wymagania dotyczące czasu odpowiedzi dla kluczowego wyposażenia serwerowni, a jednocześnie dopuszczając dłuższy czas odpowiedzi dla zadań o niższym priorytecie, takich jak mycie okien. 

Po skonfigurowaniu wskaźników KPI dla umów serwisowych możesz w dowolnym momencie uzyskać dostęp do powiązanego pulpitu nawigacyjnego, aby sprawdzić wydajność dostawcy, filtrując dane według przedziału czasu i zakresu, bez konieczności ręcznego tworzenia porównań w arkuszach kalkulacyjnych.

Pulpit nawigacyjny zapewnia jasną i spójną podstawę do przeglądów dostawców oraz rozmów dotyczących odnowienia umów. Zamiast polegać na pamięci, rozproszonych wiadomościach e-mail lub ręcznych działaniach następczych, otrzymujesz wizualny przegląd wydajności mierzonej względem zdefiniowanych przez Ciebie progów. 

Wykorzystaj te informacje jako punkt wyjścia do rozmów z dostawcami, inicjatyw usprawniających oraz rozmów dotyczących odnowienia umów. Obliczenia mają ułatwiać śledzenie wydajności, ale przed wykorzystaniem ich jako podstawy ostatecznych decyzji należy je zawsze zweryfikować i omówić z dostawcą.

Od zakładanej zgodności do pulpitu nawigacyjnego dostawcy

Dzięki Dalux FM wydajność dostawcy staje się łatwiejsza do zmierzenia, zrozumienia i omówienia.

• Jasne wskaźniki KPI: Otrzymujesz spójny przegląd tego, jak dostawcy radzą sobie względem zdefiniowanych przez Ciebie celów SLA.
• Jasny przegląd przedziału czasu: Otrzymujesz widok wydajności w całym swoim portfelu, dla dowolnego przedziału czasu lub zakresu.
• Punkt wyjścia do negocjacji: Te informacje wspierają oparte na danych rozmowy z dostawcami oraz podejmowanie lepszych decyzji podczas przeglądów usług i odnowień umów.