Zatwierdzanie wniosków o zmianę na placu budowy

Wprowadzenie

Jako kierownik budowy pracujący przy projekcie renowacji często przekonujesz się, że otwarcie istniejącej struktury ujawnia coś, co nie odpowiada rysunkom powykonawczym, i musisz podjąć szybką decyzję na miejscu. Możesz skonfigurować zatwierdzenia w Dalux, aby podwykonawcy dokumentowali umowę w momencie jej zawarcia, a Ty potwierdzał ją na placu budowy, bez polegania na ustnym porozumieniu bez dokumentacji.

Wyzwanie

Prace renowacyjne i remontowe wiążą się z ryzykiem, że to, co znajduje się za ścianą, nad sufitem lub pod podłogą, nie będzie odpowiadać rysunkom powykonawczym. Podwykonawca otwiera strukturę, zauważa coś innego, a Ty musisz uzgodnić rozwiązanie od razu na placu budowy, zanim prace będą mogły być kontynuowane.

Nie zawsze jest to prośba o informacje. Samo zadanie jest jasne, ale potrzebne są dodatkowe prace albo wymagany jest inny materiał lub metoda. Ta zmiana musi zostać zatwierdzona, zanim będzie można kontynuować prace.

Takie potwierdzenie często odbywa się poprzez uścisk dłoni lub telefonicznie, bez żadnej dokumentacji, a szczegóły zostają zapomniane. Konieczność oczekiwania na zatwierdzenie przez e-mail tworzy wąskie gardło, powodując wstrzymanie prac do czasu otrzymania odpowiedzi.

Jak Dalux rozwiązuje ten problem

W Dalux szablon zatwierdzenia jest używany wraz ze współdzielonym przepływem pracy i tymi samymi wymaganymi polami dla każdej umowy, dzięki czemu każdy podwykonawca dokumentuje zmianę w ten sam sposób. Po uzgodnieniu rozwiązania podwykonawca rozpoczyna proces zatwierdzania na placu budowy, korzystając z szablonu.

Pojawia się natychmiast w Twojej skrzynce odbiorczej, co pozwala Ci od razu je sprawdzić i zatwierdzić. Oznacza to, że podwykonawca może kontynuować prace, mając umowę w dokumentacji. W zależności od umów i kontraktów dotyczących projektu kierownik projektu udziela ostatecznego zatwierdzenia, jeśli zmiana wpływa na czas lub koszty.

Rezultat

Dzięki zatwierdzeniom w Dalux otrzymujesz:

• Brak polegania na uścisku dłoni: Po udokumentowaniu ustnych ustaleń na miejscu nie trzeba już później na nich polegać.
• Jeden proces dla każdego podwykonawcy: Ten sam szablon i przepływ pracy obowiązuje wszystkie branże na Twojej budowie.
• Udokumentowane źródło: Masz coś, do czego możesz się odwołać w przypadku zleceń zmian, inspekcji lub sporów.

Skonfiguruj szablon wniosku o zmianę

Konfiguracja zatwierdzeń rozpoczyna się od szablonu i przepływu pracy, które tworzysz tak, aby odpowiadały strukturze Twojego projektu. Szablon określa pola wymagane w każdej umowie. Data, uzgodnione ustalenia, osoba, która je zatwierdziła, oraz, w stosownych przypadkach, ich wpływ na czas lub koszty. Możesz również określić, które pola są wymagane na każdym etapie. Gwarantuje to, że odpowiednie informacje zostaną udokumentowane przez właściwe osoby na każdym etapie procesu zatwierdzania.

Podwykonawca rozpoczyna proces zatwierdzania, gdy tylko rozwiązanie zostanie uzgodnione na placu budowy. Trafia bezpośrednio do Twojej skrzynki odbiorczej, dzięki czemu możesz to sprawdzić i zatwierdzić, bez konieczności czekania przez którąkolwiek ze stron na odpowiedź na wiadomość e-mail.

Po zatwierdzeniu można z tego skorzystać w późniejszym terminie. Można go na przykład użyć, jeśli inspektor zapyta, dlaczego prace różnią się od pierwotnego rysunku, lub jeśli podwykonawca musi uwzględnić zmianę w zleceniu zmiany.

Możesz skonfigurować i zapisać filtry dla każdego podwykonawcy albo sortować i filtrować według rodzaju zmiany, jej wpływu lub dowolnego pola danych dodanego do szablonu.

Od uścisku dłoni do udokumentowanego zapisu

Zatwierdzenia zastępują uścisk dłoni lub rozmowę telefoniczną udokumentowanym zapisem utworzonym w tym samym momencie, w którym zawierana jest umowa, bez spowalniania prac.

Każdy podwykonawca pracuje na podstawie tego samego szablonu i przepływu pracy, dzięki czemu wszelkie zmiany zidentyfikowane po rozpoczęciu prac można konsekwentnie dokumentować i łatwiej nimi zarządzać w ramach projektu obejmującego wiele różnych branż. Ponieważ umowa zostaje potwierdzona przed wznowieniem prac, nikt nie czeka na rozwiązanie, które nigdy nie zostanie formalnie zatwierdzone. W przeciwnym razie spowodowałoby to opóźnienia dla innych dziedzin oczekujących na zakończenie tych prac.

Dzięki zatwierdzeniom w Dalux otrzymujesz:

• Brak polegania na uścisku dłoni: Po udokumentowaniu ustnych ustaleń na miejscu nie trzeba już później na nich polegać.
• Jeden proces dla każdego podwykonawcy: Ten sam szablon i przepływ pracy obowiązuje wszystkie branże na Twojej budowie.
• Udokumentowane źródło: Masz coś, do czego możesz się odwołać w przypadku zleceń zmian, inspekcji lub sporów.