Standaryzacja realizacji przetargu

Wprowadzenie

Prowadzenie przetargu przez e-mail często powoduje dodatkowe obciążenie administracyjne, niespójne oferty i brak wyraźnego zapisu, że każdy oferent pracował na podstawie tych samych informacji. Jako kierownik ds. zamówień możesz używać Dalux Tender do zarządzania wymogami przetargowymi, pytaniami i odpowiedziami oraz ostatecznymi terminami na jednej udokumentowanej platformie, zastępując rozproszone wątki e-mailowe jednym, uporządkowanym procesem.

Wyzwanie

Przetargi są często nadal prowadzone przez e-mail, co powoduje dodatkowe obciążenie administracyjne dla kierownika ds. zamówień. Nawet gdy wymagania przetargowe i prawne są ustandaryzowane, e-mail ich nie egzekwuje. Oferty wracają w niespójnej formie i trudno je porównać.

Bez współdzielonego systemu pytanie może pozostać bez odpowiedzi lub zostać pominięte w dokumencie odpowiedzi wysłanym do wszystkich oferentów. Oferenci mogą wtedy pracować na podstawie różnych informacji. Bez egzekwowania zasad nieformalna zmiana ostatecznego terminu może dotrzeć do niektórych oferentów, a do innych nie.

Bez wyraźnej dokumentacji procesu przetargowego trudno udowodnić oferentowi lub właścicielowi budynku, że każdy oferent pracował na podstawie tych samych informacji i na równych warunkach.

Jak Dalux Tender rozwiązuje ten problem

Dzięki Dalux Tender możesz prowadzić proces przetargowy na jednej platformie zamiast przez e-mail. Wszyscy oferenci pracują na podstawie tego samego zestawu wymagań i dokumentacji, który jest uporządkowany i dostępny w jednym miejscu.  Oferenci widzą tylko własne oferty i komunikację.

Pytania i odpowiedzi są obsługiwane na platformie, a odpowiednie pytania można udostępniać wszystkim oferentom. Ostateczne terminy i wymagania pozostają widoczne dla każdego oferenta, a Dalux Tender powiadamia oferentów za każdym razem, gdy coś się zmieni. Dalux Tender dokumentuje proces w trakcie jego realizacji, zapewniając Ci później dowód, że każdy oferent pracował na podstawie tych samych informacji wyjściowych.

Rezultat

Korzystając z Dalux Tender, otrzymujesz:

• Wszystkie otrzymane oferty spełniają wymogi przetargowe i mają ten sam format
• Wszyscy oferenci otrzymują te same zaktualizowane informacje i ostateczne terminy
• Dalux Tender rejestruje w dzienniku i dokumentuje cały proces od początku do końca

Skorzystaj z cyfrowych przetargów

Jako osoba odpowiedzialna za przetarg i prowadząca codzienny proces ustalasz wymagania, odpowiadasz na pytania oferentów i zarządzasz ofertami w Dalux Tender, zamiast zarządzać tym wszystkim za pomocą wątków e-mailowych i rozproszonych dokumentów.

Możesz ustawić wymogi przetargowe jako pola obowiązkowe, dzięki czemu oferent nie może przesłać oferty bez ich spełnienia. Użyj kombinacji pól tekstowych, list, liczb i dokumentów, aby uwzględnić swoje wymagania. Możesz na przykład dodać wymóg dotyczący Jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (ESPD) dla europejskiego przetargu publicznego.

Każdy oferent pracuje z tymi samymi wymaganiami, opcjami i ograniczeniami podczas przesyłania oferty. Pomaga to oferentom przesłać wszystko, co jest wymagane, a Tobie później ocenić oferty, ponieważ każde przesłanie ma tę samą strukturę.

Pliki przetargowe mogą być synchronizowane z grupy przetargowej bezpośrednio z Twoim przetargiem, w tym nowe wersje plików, dzięki czemu oferenci zawsze pracują na podstawie aktualnej dokumentacji. Nie musisz wysyłać zaktualizowanych plików ani śledzić, kto otrzymał którą wersję. Oferenci mogą codziennie otrzymywać automatyczne podsumowanie dnia zawierające listę wszystkich zmian w plikach.

Pytania oferentów i Twoje odpowiedzi pozostają na tej samej platformie, zamiast być rozproszone w wiadomościach e-mail. Możesz anonimowo publikować pytania istotne dla wszystkich oferentów, ukrywając tożsamość oferenta. Jeśli kilku oferentów zada to samo pytanie, możesz opublikować jedną ogólną odpowiedź zamiast odpowiadać każdemu z osobna.

Dalux Tender automatycznie powiadamia oferentów o zmianie ostatecznego terminu przetargu. Nie musisz wysyłać wiadomości e-mail z przypomnieniem, aby potwierdzić, że wszyscy otrzymali aktualizację. Wszyscy oferenci otrzymują również automatyczną wiadomość e-mail na 24 godziny przed ostatecznym terminem.

Dalux Tender zawiera wbudowany system wiadomości, dzięki czemu możesz wysyłać wiadomości jednokierunkowe do jednego, wielu lub wszystkich oferentów. Każda wiadomość jest rejestrowana w dzienniku Dalux Tender. Możesz użyć tej funkcji, aby formalnie poinformować wszystkich oferentów o zmianie w przetargu.

Po upływie ostatecznego terminu przetargu Dalux Tender blokuje przesłane oferty. Następnie możesz przejrzeć każdą ofertę i pobrać wszystkie załączone dokumenty od oferentów. Później przeglądasz dokładnie ten sam zestaw dokumentów, które przesłał każdy oferent, uporządkowany według ustalonych przez Ciebie wymagań, a nie mieszankę załączników zebranych z różnych wątków e-mailowych.

Od rozproszonych wiadomości e-mail do uporządkowanych procesów

Dalux Tender przekształca proces przetargowy oparty na wiadomościach e-mail w jedną, uporządkowaną platformę, która dokumentuje wymagania, pytania i oferty od początku do końca.

Korzystając z Dalux Tender, otrzymujesz:

• Oferty spełniające Twoje wymagania: Pola obowiązkowe, w tym ESPD, gdy jest to wymagane prawem, muszą zostać w pełni wypełnione przed przesłaniem oferty
• Równe informacje i ostateczne terminy: Każdy oferent pracuje na podstawie tych samych plików i wymagań, a Dalux Tender automatycznie powiadamia każdego oferenta o zmianie ostatecznego terminu
• Udokumentowany proces: Dalux Tender rejestruje każde wymaganie, pytanie i ostateczny termin, zapewniając jeden zapis, do którego możesz się odwołać, jeśli oferent lub właściciel budynku zapyta, jak podjęto decyzję