Jak utworzyć grupę przetargową

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez proces tworzenia grupy przetargowej i jej prawidłowej konfiguracji, dzięki czemu poszczególne przetargi będą uporządkowane, możliwe do prześledzenia i łatwe w zarządzaniu przez cały cykl życia przetargu.

Grupa przetargowa

Grupa przetargowa reprezentuje najwyższy poziom w strukturze przetargów. Służy jako centralne ramy łączące organizację przetargu, współdzieloną dokumentację przetargową oraz wszystkie powiązane przetargi.

W ramach grupy przetargowej poszczególne przetargi są organizowane i zarządzane zgodnie z ich bieżącym statusem, co daje czytelny przegląd postępów.

1. Grupa przetargowa
2. Organizacja grupy przetargowej
3. Pliki grupy przetargowej
4. Przetarg ze statusem "Bieżące"
5. Przetargi ze statusem „Wersja robocza”
6. Przetarg ze statusem "Zakończony"
7. Szablon grupy przetargowej

Jak utworzyć grupę przetargową

Aby utworzyć grupę przetargową, przejdź do PrzetargStrona główna Utwórz grupę przetargową.

Spowoduje to utworzenie nowej grupy przetargowej z poniższą organizacją oraz plikami grupy przetargowej.

Szablon grupy przetargowej

Jest to domyślny szablon dla wszystkich przetargów tworzonych w tej grupie przetargowej. Te ustawienia będą używane za każdym razem, gdy utworzysz nowy przetarg w tej grupie, oszczędzając czas poprzez eliminację konieczności wprowadzania tych samych informacji dla każdego nowego przetargu.

Składa się z dwóch elementów: „Informacje dla nowych przetargów” oraz „Wymogi przetargowe dla nowych przetargów".

Kliknij Edytuj, aby zmienić zawartość, lub Skopiuj z firmy, aby użyć wymogów przetargowych z profilu firmy.

Więcej informacji na temat tworzenia nowego przetargu znajdziesz w tym artykule: Jak utworzyć przetarg.

Organizacja

Chociaż administratorzy przetargów mogą tworzyć i zarządzać wszystkimi przetargami w projekcie, niektóre role można określić specjalnie dla grupy przetargowej. 

Role te można znaleźć w PrzetargWybierz grupę przetargowąOrganizacja

• Osoby odpowiedzialne za przetarg: Zarządzają wszystkimi informacjami grupy przetargowej, informacjami o przetargu, tworzą wymogi, zapraszają oferentów i więcej
• Osoby odpowiedzialne za dokument: Zarządza dokumentami przetargowymi, odpowiada na pytania, tworzy odpowiedzi globalne
• Obserwatorzy przetargu: Mogą wyświetlać całą zawartość, nie mogą tworzyć ani zmieniać niczego

Skonfiguruj pliki grupy przetargowej

Folder Pliki grupy przetargowej to struktura folderów do przesyłania plików do grupy przetargowej.
Aby dodać foldery, kliknij na obok Pliki:

Możesz dodać nowe foldery lub zaimportować je z profilu firmy. 

Pliki mogą być również przesyłane bez struktury folderów.

Podczas dodawania plików do przetargu, struktura folderów ustawiona w tej grupie przetargowej zostanie skopiowana. Wszelkie zmiany można wprowadzać tylko na poziomie grupy przetargowej, a nie dla każdego przetargu osobno.

Prześlij pliki do grupy przetargowej

Aby przesłać pliki, wybierz folder, do którego chcesz przesłać pliki i kliknij Dodaj. Następnie dodaj pliki bezpośrednio z Twojego komputera lub dodaj pliki z Box:

Alternatywnie możesz dodać pliki z Box, wybierając je i klikając WięcejDodaj doPrzetargu:

Tutaj możesz przesłać nową wersję pliku:

Otwórz plikWięcejZarządzajWyślij nową wersję

Dodaj pliki do przetargów

Po przesłaniu do plików grupy przetargowej, pliki muszą zostać dodane do każdego przetargu, chyba że przetargi są skonfigurowane tak, aby otrzymywać je automatycznie po przesłaniu.

Więcej szczegółów na ten temat znajdziesz w tym artykule: Jak utworzyć przetarg.

Wybierz pliki, które chcesz dodać do przetargu, a następnie kliknij Dodaj do przetargu.

Wybierz przetargi, do których chcesz powiązać pliki.

Jeśli przetarg jest wyszarzony, ta wersja pliku jest już powiązana i nie zostanie dodana ponownie.

Uwaga:

Jeśli pole przetargu jest ciemnoszare i oznaczone linią, jedna z wybranych wersji pliku jest już powiązana z tym przetargiem i ŻADNE wersje plików nie zostaną dodane do tego przetargu.

W poniższym scenariuszu jedna z wybranych przez Ciebie wersji pliku została już dodana do przetargu 'Zewnętrzne ściany i okładziny'. 

W związku z tym żadna z wybranych wersji plików nie zostanie dodana do tego przetargu.

Wszystkie wybrane wersje zostały już dodane do przetargu 'Okna, drzwi i otwory zewnętrzne'. 

Ponieważ ta sama wersja nie może zostać dodana dwukrotnie, żadna nie zostanie dodana.

Zaznacz pole, aby dodać wszystkie nowe wersje do przetargu, z wyłączeniem tych, które zostały już dodane.

Użyj kolumny Przetargi, aby zobaczyć, która wersja pliku została dodana do każdego przetargu.

Metadane przetargu

Wszystkie pliki we wszystkich przetargach, niezależnie od grupy przetargowej, korzystają z tej samej struktury metadanych. 
Metadane składają się z domyślnych pól Dalux Box, pól specyficznych dla przetargu oraz pól niestandardowych importowanych z Dalux Box.

Aby skonfigurować metadane, przejdź do UstawieniaPrzetarg'Metadane'

Domyślne metadane z Dalux Box

Te metadane są zawsze dostępne i importowane z Dalux Box. Nie można ich modyfikować w module Przetarg i są oznaczone ikoną . 

Kolumna 'Wyświetl dla' określa, kto może zobaczyć zawartość. 
Opcji zdefiniowanych fabrycznie nie można zmienić — trzeba je otworzyć, aby zobaczyć, kto może je wyświetlić.
Status 'Nieaktywny' można zmienić. Zobacz poniżej dostępne opcje.

Dodaj metadane specyficzne dla przetargu

Aby dodać nowe pole metadanych, kliknij na DodajNowe.

Nazwa, rodzaj, szerokość kolumny i opcje działają tak samo jak w metadanych Dalux Box.

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak je skonfigurować: Jak skonfigurować metadane

Opcja 'Wyświetl dla'

Metadane 'Wyświetl dla' określają, kto może wyświetlać kolumnę i jej zawartość. 

Nieaktywny:
Tylko administrator przetargu może wyświetlać i ręcznie edytować zawartość. Metadane będą nadal aktualizowane automatycznie, jeśli są importowane z Dalux Box.

Organizacja przetargu:
Wszyscy użytkownicy w przypisanych grupach mogą wyświetlać zawartość. Osoby odpowiedzialne za przetarg i dokumenty mogą ręcznie edytować zawartość.

Organizacja przetargu i oferent:
Wszyscy użytkownicy w przypisanych grupach mogą wyświetlać zawartość. Osoby odpowiedzialne za przetarg i dokumenty mogą ręcznie edytować zawartość.

Zmiany wchodzą w życie natychmiast i nie są wysyłane żadne powiadomienia.

Importuj niestandardowe metadane z Dalux Box

Zamiast tworzyć wszystkie pola metadanych ręcznie, możesz je zaimportować z Dalux Box. To również łączy pola, dzięki czemu są one automatycznie wypełniane i aktualizowane, gdy dodawane są nowe wersje plików z Dalux Box.

Aby importować z Dalux Box, kliknij DodajZ Box.

Te pola są oznaczone w kolumnie 'Właściwość box'. 

Nie możesz zmienić ich nazw, ale możesz dostosować ustawienia kolumny 'szerokość', 'opcje' i 'Wyświetl dla', jak opisano powyżej.

Oferenci będą mogli wyświetlać poprzednie wersje oraz porównywać dokumenty, rysunki i modele, aby zobaczyć, co dokładnie zostało zmienione.

Podczas przesyłania rysunku do plików grupy przetargowej upewnij się, że ustawisz skalę w metadanych rysunku, aby oferenci mogli dokładnie mierzyć odległości i obszary. Jeśli plik jest dodany z Dalux Box, zdefiniowane metadane zostaną automatycznie skopiowane.

Jeśli nie ustawisz skali samodzielnie, Twoi oferenci mogą ustawić skalę tymczasową.

Dziennik grupy przetargu

Grupy przetargowe mają dziennik, w którym śledzona jest aktywność przetargowa. Dziennika przetargu mogą używać wyłącznie osoby odpowiedzialne za przetarg w grupach przetargowych, aby zapewnić, że nieautoryzowani użytkownicy nie będą mieli dostępu do informacji o oferentach i innych poufnych danych.

Aby uzyskać dostęp do dziennika przetargu, przejdź do PrzetargOtwórz grupę przetargowąWięcej Dzienniki grupy przetargowej:

Spowoduje to otwarcie dziennika, w którym możesz wyświetlić całą aktywność, zastosować filtry, aby znaleźć konkretne informacje, i wyeksportować wyniki do arkusza kalkulacyjnego, klikając 'Eksportuj'.

Jak stworzyć przetarg