Dla zarządcy obiektu koordynowanie zgłoszeń serwisowych z zewnętrznymi wykonawcami może okazać się zbyt czasochłonne, jeśli nie jest skutecznie zarządzane. Często musisz ręcznie wprowadzać szczegółowe informacje, takie jak budynek i osoba kontaktowa, do wiadomości e-mail, a gdy wykonawca przybywa na miejsce, często brakuje jasnych informacji dotyczących tego, z kim się skontaktować, ponieważ nie może znaleźć właściwego e-maila.
Dzięki portalowi dostawców Dalux możesz przypisywać zlecenia prac bezpośrednio do dostawców, zapewniając, że zewnętrzni wykonawcy mają od początku dostęp do wszystkich niezbędnych informacji.
Zewnętrzni wykonawcy mogą również używać swoich urządzeń mobilnych do zgłaszania zakończonych prac, w tym zdjęć i pełnego dziennika.
Zlecenie prac dostawcy
Aby przypisać zlecenie prac zewnętrznemu wykonawcy, utwórz zlecenie prac i powiąż je z dostawcą, wybierając go z listy. Wybór dostawcy automatycznie dodaje domyślny kontakt z twojej organizacji, zapewniając, że dostawca ma osobę kontaktową w celu uzyskania dostępu lub innych informacji potrzebnych do zrealizowania zlecenia prac.
W tym przypadku zlecenie prac zostało wysłane do zewnętrznego dostawcy. Jeśli dostawca ma jakiekolwiek pytania lub potrzebuje wyjaśnienia, może zobaczyć, z kim się skontaktować.
Czytaj więcej
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zlecaniu pracy, możesz przeczytać ten artykuł: Portal dostawców: Zamów zlecenia prac od dostawcy
Portal dostawcy
Zewnętrzny wykonawca ma teraz dostęp do zlecenia prac z oryginalnymi informacjami na swoim komputerze i urządzeniu mobilnym.
Teraz ma możliwość odrzucenia lub zatwierdzenia zlecenia prac, przypisania go wewnętrznie do pracownika, który wykona zadanie, lub wysłania wiadomości do klienta.
Administracja portalem dostawców
Aby móc przypisać zlecenia prac do zewnętrznego dostawcy, administrator Dalux FM musi utworzyć firmę z typem firmy ustawionym na 'Dostawca' oraz skonfigurować ustawienia opisane w tym artykule: Portal dostawców: Konfiguracja firm
Informacje o firmie
Firmy w Dalux FM można konfigurować na kilka sposobów, oto typowa konfiguracja dla dostawcy:
- Ustaw typ firmy na Dostawca.
- Określ region, w którym ten dostawca może działać. Zlecenia prac mogą być przypisywane tylko do dostawcy w wybranym regionie. W tym przypadku wybierany jest pojedynczy budynek.
- Jeśli zaznaczone jest pole 'Zadania wymagają zatwierdzenia', zarządca obiektu musi zatwierdzić zlecenia prac, zanim będą mogły zostać oznaczone jako zakończone.
- Dla tego dostawcy wszystkie zlecenia prac są najpierw wysyłane do dyspozytora, który przypisuje je pracownikowi. Ten proces zapewnia weryfikację treści zgłoszenia przed realizacją. Kiedy pracownik wykona zadanie i odeśle zlecenie pracy, dyspozytor sprawdza szczegóły przed odesłaniem go zarządcy obiektu.
Po ukończeniu wstępnej konfiguracji następny krok to dodanie przynajmniej jednego administratora do firmy.
Administrator będzie miał podwyższone uprawnienia do zarządzania przepływem pracy w firmie. Ten użytkownik będzie miał uprawnienia do zapraszania osób do portalu dostawców, przypisywania ról oraz nadzorowania wszystkich zadań związanych z firmą.
Dodatkowo administrator ma pełny wgląd we wszystkie zlecenia prac przypisane do firmy.
Więcej informacji na temat konfigurowania firmy jako dostawcy znajdziesz tutaj: Portal dostawców: Konfiguracja firm
Czytaj więcej
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Portalu dostawców, możesz przeczytać te artykuły: Jak korzystać z Portalu dostawców jako dostawca na komputerze i Jak korzystać z Portalu dostawców jako dostawca na urządzeniach mobilnych