Kontrola dokumentów

Jako koordynator projektu, niezbędne jest wdrożenie skutecznej kontroli dokumentów, aby zapewnić, że projekty i plany Twojego zespołu są odpowiednio zarządzane i płynnie zintegrowane w całym cyklu projektu.

Zapewnienie, że Twój zespół i inni interesariusze mają poprawne, aktualne wersje tych dokumentów jest kluczowe dla zapobiegania kosztownym błędom i opóźnieniom.

Kluczowe funkcje Dalux, takie jak kontrola wersji, łatwy dostęp dla architektów, inżynierów i wykonawców oraz możliwość śledzenia zmian w projektach, stanowią solidną podstawę dla skutecznej współpracy.

Kontrola wersji i śledzenie

Podczas przesyłania plików do Dalux ważne jest, aby wybrać stały folder i zachować spójność nazwy pliku.
Takie podejście zapewnia, że dokument jest przechowywany w jedynym miejscu, z którego można wykorzystać funkcje Dalux, aby przypisać go do określonych etapów (zestawy wersji), rozpocząć przeglądy (pakiety przeglądowe) lub przekazać go do realizacji.

To zapewnia, że wszyscy członkowie zespołu pracują z aktualną, zatwierdzoną wersją dokumentu - w zależności od ich roli w projekcie.

Dalux Box automatycznie śledzi wersje/rewizje dokumentów i utrzymuje pełną historię zmian. Tylko najnowsza zatwierdzona wersja jest wyświetlana i natychmiast dostępna, podczas gdy wcześniejsze wersje są ukryte poniżej, ale mogą być nadal pobrane dla przyszłych odniesień.

Uprawnienia dostępu i kontrola oparta na rolach

Tylko autoryzowani użytkownicy powinni mieć możliwość przesyłania, udostępniania i zatwierdzania dokumentów w określonych folderach.

Dalux Box oferuje funkcje kontroli dostępu, które pozwalają administratorom ustawiać uprawnienia dla konkretnych grup użytkowników w folderach.

W tym przypadku architekt będzie mógł przeglądać dokumenty we wszystkich folderach, ale będzie mógł przesyłać tylko do swojego folderu.

Tylko wyznaczone osoby, takie jak menedżerowie projektów, menedżerowie projektowania lub koordynatorzy BIM, powinni mieć uprawnienia do publikacji dokumentów.

W tym przypadku dokumenty muszą przechodzić przez uporządkowany przepływ pracy, zanim zostaną udostępnione na miejscu, zapewniając, że spełniają standardy jakości i wymagania regulacyjne.

Dalux Box wspiera edytowalne przepływy pracy, które umożliwiają kontrolowanie procesu przeglądu i zatwierdzania. Dokumenty mogą być kierowane do konkretnych członków zespołu lub działów w celu zatwierdzenia, z automatycznymi powiadomieniami, aby zapewnić, że zadania są wykonywane na czas.

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak korzystać z obiegów plików: Jak korzystać z obiegów plików.

Dalux rejestruje zatwierdzenia i decyzje, zapewniając ślad audytowy w celach zgodności i zapewnienia jakości.

Administracja kontroli dokumentów

Jako administrator Dalux lub menedżer planowania projektu możesz skonfigurować Dalux Box, czytając następujące artykuły.

Struktura folderów

Przeczytaj ten artykuł, jak tworzyć struktury folderów i nadawać konkretne uprawnienia grupom użytkowników: Struktura folderów i uprawnienia folderów

Upewnij się, że struktura folderów może być używana w różnych etapach projektu, aby pliki mogły pozostać w tym samym folderze; nie twórz ich według etapu, fazy ani procesu.

Zawsze używaj systemu klasyfikacji lub numeracji. To ułatwia nawigację niezależnie od języka.

Obszary plików

Włącz co najmniej dwa obszary plików, aby dać zespołowi projektowemu obszar do koordynacji przed udostępnieniem plików wykonawcom.

Przeczytaj ten artykuł, o tym, jak je stworzyć: Obszary plików

Obiegi zatwierdzeń

Utwórz obiegi zatwierdzeń między zespołem projektowym a budowlanym i upewnij się, że kierownik budowy ma kontrolę podczas wydawania dokumentacji. 

Przeczytaj ten artykuł, jak je stworzyć: Jak skonfigurować obiegi plików