Jak przeglądać pliki w materiałach przedłożonych

Ten artykuł wyjaśni funkcje przeglądania submittali. Wszyscy recenzenci mogą przeglądać równolegle i tworzyć oznakowania oraz komentarze w przesłanych plikach. Dodawanie przeglądu do obiegu submittali jest opcjonalne.

Jak dodawać komentarze i oznakowania

Menedżerowie przeglądu i osoby zatwierdzające mają możliwość dodawania komentarzy w krokach 'Wyślij do przeglądu' i 'Zatwierdź'.

Komentarze działają tak samo, jak w każdej innej funkcji Box i mogą być używane do komunikacji poza procesem materiałów przedłożonych.

Aby to zrobić, przejdź do

BoxMateriały przedłożoneWybierz swoje materiały przedłożoneOtwórz plikNowy komentarz

Aktywne przeglądy można znaleźć w Box  Przeglądy Moje przeglądy.

Otwórz przegląd, klikając na niego dwukrotnie lub wybierając z listy i klikając Wyświetl.

Jeżeli użytkownik należy do wielu grup użytkowników dodanych do kroku przeglądu, zostanie poproszony o wybór roli przeglądowej, którą posiada.

Przegląd jest zorganizowany w następujący sposób:

1. Przycisk zmiany statusu znajduje się w górnej części ekranu. Kliknięcie Ukończ przegląd zakończy przegląd dla całej grupy przeglądowej.
2. Status submittalu można zobaczyć tutaj.
3. Obieg można zobaczyć na górze submittalu. Wyróżnione pole (w tym przypadku 'Recenzja' pokazuje aktualny etap submitallu.
4. Pliki, które są w przeglądzie, można zobaczyć tutaj. Kliknij na plik, aby go otworzyć i uzyskać dostęp do funkcji komentarzy oraz oznakowań.
5. Ogólne informacje dotyczące submittalu można zobaczyć tutaj.
6. Załączniki dodane do submittali można znaleźć tutaj.
7. Pełna tutaj pokazana pełna historia submittali która, jest automatycznie aktualizowana.

Kliknięcie na plik spowoduje jego otwarcie, a stąd można dodać i zobaczyć komentarze oraz uwagi dotyczące pliku.

Uwagi w materiałach przedłożonych nie mają szablonu, który można dostosować, ani osoby przypisanej.

Są one przeznaczone jako proste oznakowania, w których recenzenci mogą zostawiać swoje opinie o plikach. Recenzenci mogą usuwać swoje uwagi (przed ukończeniem przeglądu), ale nie mogą usuwać uwag innych recenzentów.

Nowe uwagi można dodać, klikając Nowa uwaga.

Musisz utworzyć przynajmniej jedno oznakowanie, korzystając z narzędzi na pasku narzędzi u dołu widoku.

Gdy dodano oznakowanie, można wpisać tytuł oraz opis uwagi.

Wszystkie uwagi można zobaczyć jako oznakowania w pliku lub w widoku listy w panelu bocznym.

Można to włączyć i wyłączyć, klikając Pokaż uwagi i wybierając opcję.

Możesz również wybrać, aby wyświetlać tylko uwagi z twojej grupy, przełączając opcję 'Pokaż tylko uwagi grupy' w panelu bocznym.

Możesz otworzyć uwagę, klikając na oznakowanie lub z widoku listy w panelu bocznym. Wtedy można napisać wiadomość dotyczącą uwagi. Każda grupa użytkowników w przeglądzie może dodawać wiadomości do uwag innych.

Cała korespondencja jest zapisywana w materiałach przedłożonych po zakończeniu przeglądu.

Jak zakończyć przegląd

Gdy grupa przeglądowa zakończy dodawanie uwag do materiałów przedłożonych, może oznaczyć przegląd jako ukończony, klikając Ukończ przegląd. Jeżeli ustawiono odpowiedzi na przegląd, można je wybrać z okna podręcznego i dodać wiadomość.

Jak usunąć lub edytować komentarze

W trakcie procesu przeglądu dla swojej grupy można edytować lub usuwać uwagi. Pamiętaj, że nie możesz edytować oznakowań dla uwag, tylko tytuł i wiadomość.

Edycję uwagi można wykonać, otwierając uwagę i klikając ikonę obok tytułu lub opisu.

Aby usunąć komentarz, najedź na niego w widoku listy i kliknij . Zostaniesz zapytany, czy chcesz usunąć uwagę.

Jak zatwierdzić lub odrzucić submittal

Gdy wszystkie przeglądy są oznaczone jako zakończone lub minął ostateczny termin, użytkownicy z rolą osoby zatwierdzającej mogą ocenić materiały przedłożone oraz je zatwierdzić lub odrzucić.

Osoba zatwierdzająca zobaczy przegląd aktywności z przeglądu. Mogą szybko przejść do komentarzy z każdej grupy przeglądowej i zobaczyć użyte odpowiedzi na przegląd.

Wyświetlany jest przegląd dla każdej grupy, a uwagi można otworzyć, klikając ikonę .

Podczas przeglądania uwag złożonych w trakcie przeglądu, możesz je bezpośrednio przypisać osobie przesyłającej.
Możliwe jest również przypisanie ich ręcznie, jeśli ktoś inny niż osoba przesyłająca powinien być odpowiedzialny.

Możesz zatwierdzić/autoryzować pojedyncze pliki, ale odrzucić materiały przedłożone jako całość. W tym celu obieg przeglądu musi mieć skonfigurowaną „Dystrybucję” zatwierdzonych plików (Jak skonfigurować submittale).

Otwórz plik w swoich materiałach przedłożonych i kliknij Zatwierdź dla plików współdzielonych lub Autoryzuj dla opublikowanych plików, odpowiednio. Pliki, które zatwierdzisz w ten sposób indywidualnie, będą podlegały ustawionej dystrybucji materiałów przedłożonych, nawet jeśli odrzucisz pozostałe materiały przedłożone.

Gdy submittal zostanie oceniony, można go zatwierdzić lub odrzucić klikając Zatwierdź lub Odrzuć submittal.

Zakończone i zatwierdzone materiały przedłożone będą oznaczone statusem „Zakończone” i mogą być sortowane oraz filtrowane w folderach Wszystkie materiały przedłożone lub Wszystkie przeglądy.

Zostaną one również umieszczone w folderze Przeglądy Zarchiwizowano.

Jeśli materiały przedłożone zostaną odrzucone, należy ustawić nowy ostateczny termin oraz można napisać wiadomość. Materiały przedłożone powrócą do statusu 'Oczekiwanie' i będzie można dodać nowe pliki do materiałów przedłożonych. Odrzucenie jest rejestrowane w historii materiałów przedłożonych.