Jak utworzyć nowe submittale

Ten artykuł wyjaśni, jak stworzyć nowy submittal.

Submittal składa się z różnych metadanych, które pomagają osiągnąć śledzone wyniki, takie jak:

• Ostateczny termin przesyłania
• Osoba przesyłająca (Grupa użytkowników, która musi dostarczyć pliki)
• Opis
• Folder docelowy (gdzie pliki będą przesyłane w Dalux Box)
• Obiekty zastępcze (lista plików zastępczych, które muszą być dostarczone przed możliwością przesłania)

Submittale pozwalają na zarządzanie i śledzenie planowanych dostawy plików/submittali w projektach. Funkcja submittalii pozwala na dostosowanie przepływu przeglądów i dokumentowanie procesu przeglądu w Dalux.

Zrozumienie procesu submittali

Role w submittalach

Proces submittali w Dalux ma następujące role:

• Menedżer submittali
• Osoba przesyłająca
• Menedżer przeglądania (opcjonalnie)
• Recenzent (opcjonalnie)
• Osoba zatwierdzająca

Menedżerowie submittali

Menedżerowie submittali są odpowiedzialni za tworzenie nowych submittali. Możliwe jest również umożliwienie tworzenia nowych submittali w różnych pakietach, na poziomie grupy użytkowników. Submittale są zawsze tworzone jako wersje robocze, a odpowiedzialnością menedżerów submittali jest rozpoczęcie submittali za pomocą akcji 'Wyślij do przesyłającego'.

Osoba przesyłająca

Osoby przesyłające są przypisane do każdego submittalu i są to konkretne grupy użytkowników, które mogą przesyłać pliki. Gdy osoba przesyłająca przesła swoje pliki, jest odpowiedzialna za oznaczenie plików jako przesłanych, aby rozpocząć następny krok w procesie.

Menedżerowie przeglądów

Możliwe jest przypisanie roli menedżera przeglądów, jako opcjonalnego kroku przed procesem przeglądu. Menedżer przeglądów będzie odpowiedzialny za sprawdzanie przesłanych plików przed wysłaniem submittalu do 'Przeglądu'. Jeśli to konieczne, menedżer przeglądania ma możliwość dodania dodatkowych grup do procesu przeglądu przed wysłaniem plików do przeglądu. Menedżerowie przeglądów mogą również zwrócić submittal do poprzedniego kroku.

Recenzent

Można ustawić wiele różnych grup jako recenzentów, którzy będą osobami odpowiedzialnymi za przeglądanie i komentowanie przesłanych plików przed ustalonym ostatecznym terminem. Gdy grupa skończy przeglądanie, może ustawić status na 'Zakończone'. Jeśli minie ostateczny termin i zostanie ustawiony jako obowiązkowy, status przeglądu zostanie automatycznie zmieniony na 'Zakończone'.

Osoba zatwierdzająca

Osoba zatwierdzająca to ostatni krok w procesie submittali i jest odpowiedzialna za zatwierdzenie lub odrzucenie submittalu jako całości.

Status materiałów przedłożonych

Proces submittali może mieć następujące etapy:

• Wersja robocza
• Oczekiwanie
• Przesłano
• W przeglądzie (jeśli krok przeglądu został dodany do przepływu przeglądów)
• Oczekiwanie na zatwierdzenie
• Zakończone

Wersja robocza

Nowe submittale są tworzone w stanie roboczym. Wszystkie metadane dotyczące submittalu mogą być zmieniane, a submittal nie będzie jeszcze widoczny dla osób przesyłających, menedżerów przeglądów ani osób zatwierdzających. Nie wysyłane są powiadomienia. Pliki nie mogą być przesyłane do submittali w stanie roboczym.

Oczekiwanie

Gdy proces submittali się rozpoczyna, status zmienia się na oczekiwanie. Submittal czeka teraz na osobę przesyłającą, aby przesłała pliki. E-mail z powiadomieniem zostanie wysłany i submittal będzie widoczny dla osoby przesyłającej w folderze 'Moje Submittale'. Submittal nie jest jeszcze widoczny dla menedżera przeglądów ani recenzentów. Pliki mogą być przesyłane do submittalu.

Przesłano

Po przesłaniu plików osoba przesyłająca może przesłać pliki, a status zostanie zmieniony. Jeśli menedżer przeglądów został dodany do przepływu, otrzyma powiadomienie.

Przegląd w toku

Przesłane pliki wejdą w status przeglądu, jeśli etap przeglądu znajduje się w przepływie materiałów przedłożonych. Jeśli rola menedżera przeglądów również jest aktywna, będzie musiał wysłać pliki do przeglądu. Użytkownicy w grupie przeglądów otrzymują powiadomienie.

Gdy materiały przedłożone znajdują się w statusie przeglądu, przeniosą się do Przeglądów w folderach Box.

Zakończono

Gdy submittal jest zatwierdzony, zostanie oznaczony jako zakończony i zarchiwizowany w Dalux.

Jak utworzyć nowy submittal

Aby rozpocząć przepływ submittali, należy utworzyć nowy submittal. Aby to zrobić, przejdź do
Box  Submittale Wszystkie submittale  Nowe.

Zauważ, że możesz również tworzyć nowe submittale z różnych Pakietów. Ta metoda automatycznie ustawia pakiet dla nowego submittalu.

Gdy tworzysz nowy submittal, pojawi się nowe okno, w którym można skonfigurować submittal.

• Nazwa - Nazwa materiałów przedłożonych wyświetlana w widoku listy
• Pakiet - Z którym pakietem materiałów przedłożonych związane są materiały przedłożone
• Obieg - Który obieg przeglądu powinien być użyty dla materiałów przedłożonych
• Osoba przesyłająca - Która grupa użytkowników przesyła pliki
• Spec. sekcja - Sposób kategoryzowania materiałów przedłożonych
• Spec. podsekcja - Jeśli to konieczne, możesz dalej kategoryzować materiały przedłożone
• Ostateczny termin - Ostateczny termin przesyłania plików
• Foldery docelowe - Do których folder(ów) można przesłać przesłane pliki
• Opis - Tekst Pomocniczy, który dodaje kontekst do materiałów przedłożonych

Gdy skończysz, kliknij 'Zapisz'. Jeśli tworzysz wiele submittali, możesz zaznaczyć 'Utwórz kolejny', a nowe okno pojawi się po kliknięciu 'Zapisz'. Nowe submittale są zawsze tworzone jako wersje robocze.

Materiał przedłożony dzieli się na kilka obszarów. Będąc wersją roboczą, można zmieniać wszystkie metadane dla submittalu.

1. Przycisk zmiany statusu znajduje się na górze ekranu. Uwaga: Ponieważ submittal znajduje się w statusie wersji roboczej i wszystko można zmienić, można również Wyślij do osoby przesyłającej bez tworzenia obiektów zastępczych, mimo że jest to wymagane podczas tworzenia nowego submittalu. Upewnij się, że submittal jest gotowy przed wysłaniem go do osoby przesyłającej.
2. Status submittalu można zobaczyć tutaj.
3. Przepływ można zobaczyć na górze submittalu. W statucie wersji roboczej i oczekiwania możliwe jest zmienienie grup związanych z każdym krokiem, klikając na nie i wybierając inną grupę użytkowników.
4. Obiekty zastępcze są tworzone i pokazywane tutaj - zobacz poniżej, jak tworzyć obiekty zastępcze.
5. Ogólne informacje dotyczące submittalu można zobaczyć tutaj. Te wartości można edytować w statusie wersji roboczej lub oczekiwania, klikając ikonę .
6. Załączniki można dodać do submittalu. Można dołączyć tylko pliki z Dalux Box.
7. Pełna historia submittalu jest tutaj pokazana i jest automatycznie aktualizowana.

Jak skonfigurować obiekty zastępcze

Jeśli jest to wymagane, możesz określić, które pliki muszą być przesłane do submittalu. Ten krok jest opcjonalny.

Obiekty zastępcze można dodać ręcznie lub skopiować i wkleić z arkusza kalkulacyjnego z dwoma kolumnami.

Aby dodać obiekt zastępczy pliku, kliknij Dodaj.

Przesłany plik może mieć dowolną nazwę, ale nazwa musi pasować do obiektu zastępczego , aby uzupełnić obiekt zastępczy i przesłać pliki.

Osoba przesyłająca ma możliwość przesłania plików o różnych nazwach bezpośrednio do obiektu zastępczego, ale Dalux zmieni nazwę pliku, aby pasowała do obiektu zastępczego.

Jakiekolwiek pliki przesyłane poza obiektem zastępczym będą dodawane jako 'Dodatkowe pliki' do submittalu.

Gdy materiały przedłożone zostały ustawione zgodnie z oczekiwaniami, proces można rozpocząć, klikając Wyślij do przesyłającego. Zmienia to status na 'Oczekiwanie' i powiadamia użytkowników w roli osoby przesyłającej.