Jak korzystać z obiegów plików

W tym artykule omówimy, dlaczego warto korzystać z funkcji 'Obiegi pliku' i jak jej używać.

Obszary plików są podstawową funkcją dla obiegów plików, ponieważ obiegi służą do zatwierdzania i autoryzowania plików między 3 obszarami plików:

Pliki

Współdzielone pliki

Opublikowane pliki

'Pliki' można postrzegać jako przestrzeń na pliki będące w trakcie opracowania, podczas gdy 'Współdzielone pliki' można postrzegać jako przestrzeń na pliki gotowe do przeglądu. Obszar plików opublikowanych przeznaczony jest dla plików, które są gotowe do publikacji uczestnikom projektu.

Obiegi plików są procesami i przepływami pracy wyznaczającymi sposób przemieszczania się plików między różnymi etapami ich udostępniania i w ten sposób między tymi 3 różnymi obszarami plików.

Zatwierdzanie plików

Istnieją dwa sposoby zatwierdzania pliku: bezpośrednie zatwierdzenie lub za pośrednictwem obiegu plików. W tym artykule omówimy korzystanie z obiegu plików. Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak bezpośrednio zatwierdzić pliki wykorzystując tylko funkcję obszarów plików, przeczytaj nasz artykuł o Obszary plików.

Jak rozpocząć obieg plików

Gdy obieg plików zostanie uruchomiony, zostanie on przeniesiony do pierwszego etapu, na którym musi zostać zatwierdzony. Plik pojawi się u użytkownika, który ma ustawione zatwierdzanie etapu w obiegu pliku, w sekcji Oczekujące na moją autoryzację:

Plik zostanie zatwierdzony/autoryzowany tylko jeśli przejdzie przez wszystkie kroki. Jeśli użytkownik w pierwszym kroku zatwierdzi, ale użytkownik w następnym kroku nie zatwierdzi, plik nie przejdzie procesu obiegu pliku.

Rozpocznij proces obiegu pliku

Kiedy obieg jest aktywny, inicjator obiegu (w naszym przykładzie architekt) może przesłać plik do zatwierdzenia/autoryzacji przechodząc do:

Box Pliki Wybierz plik(i) Więcej Rozpocznij obieg autoryzacji Wybierz obieg zatwierdzeń.

W nowym oknie zobaczysz przegląd tego, co stanie się z każdym plikiem. Aby rozpocząć obieg, kliknij 'Rozpocznij obieg'.

Plik zostanie następnie przesłany do sekcji Autoryzacja opublikowanych plików Oczekujące na autoryzację innych. Dla osoby, która musi zatwierdzić pliki, będą one znajdować się w sekcji Oczekujące na moje zatwierdzenie:

Jak zatwierdzić/autoryzować pliki w obiegu plików

Użytkownik, który musi zatwierdzić/autoryzować plik, zostanie powiadomiony drogą e-mail.

Użytkownicy mogą również zobaczyć, kiedy pliki wymagają zatwierdzenia/autoryzcji, na podstawie informacji liczbowej pojawiającej się na module Box w pasku bocznym dla

• Zatwierdzenia dla plików współdzielonych
• Oczekujące na moje zatwierdzenie
• Zatwierdzenia dla opublikowanych plików

Mogą wtedy zdecydować o zatwierdzeniu/autoryzacji lub odrzuceniu pliku. Aby to zrobić, należy przejdź do

Zatwierdzenie:

Zatwierdzenia dla plików współdzielonych Czekające na moje zatwierdzenie Wybierz plik Zatwierdź lub Odrzuć:

Autoryzacja:

Autoryzacje dla opublikowanych plików Oczekiwanie na moje zatwierdzenie Wybierz plik Zatwierdź lub Odrzuć:

Tworzenie komentarzy w obiegu pliku

Kiedy plik znajduje się w obiegu pliku, aktualny użytkownik (który jest zatwierdzającym) może mieć możliwość dodania komentarzy. Te komentarze mogą zostać utworzone podczas zatwierdzania lub odrzucania pliku. Na przykład komentarz może zostać skierowany do osoby odpowiedzialnej za obsługę odrzuconych plików. Podczas tworzenia komentarza użytkownik może wybrać z dostępnych kanałów komunikacji oraz typów komentarzy.

Aby utworzyć komentarz, przejdź do:

Oczekujące na moje zatwierdzenie Wybierz plik Wyświetl Nowy komentarz.

Następnie utwórz adnotację, wypełnij pola komentarza po prawej stronie i kliknij 'Utwórz':

Otrzymaj przegląd plików będących w obiegu i ich status

Po ustawieniu obiegu plików można uzyskać przegląd statusu plików w przepływach za pomocą widoku listy. Można to zrobić za pomocą kolumn w widoku listy:

• kolumna 'Ostatnia wersja w przepływie zatwierdzenia/autoryzacji';
  • Jeśli najnowsza wersja pliku jest w obiegu plików:

• kolumna 'Ostatnia wersja w Współdzielonych/Opublikowanych'
  • Jeśli najnowsza wersja pliku jest w obszarach plików Współdzielonych/Opublikowanych:

• Kolumny 'Data rozpoczęcia' (data) oraz 'Rozpoczęte przez' (użytkownik)
  • Kiedy obieg został rozpoczęty i przez kogo