Szablony przypomnienia o zadaniu w Dalux mogą tworzyć niestandardową stronę tytułową dla przypomnień o zadaniu. Można tworzyć i używać wiele szablonów przypomnienia o zadaniu. Oznacza to, że można tworzyć szablony dla różnych rodzajów przypomnień lub etapów projektów. Szablony przypomnienia o zadaniu są tworzone z tagów obiektu zastępczego dla różnych automatycznie generowanych danych z projektu oraz pól tekstu swobodnego.
Jak skonfigurować szablon przypomnienia o zadaniu
Uprawnienia
Konfiguracja szablonów przypomnienia o zadaniu musi być wykonana przez administratora projektu lub administratora Field. Szablony przypomnienia o zadaniu można aktywować w:
Ustawienia
Dodaj funkcje
'Szablony przypomnienia o zadaniu'
Aktywuj.
Aby rozpocząć tworzenie lub edytowanie szablonów przypomnienia o zadaniu, przejdź do
Ustawienia
Field
'Szablony przypomnienia o zadaniu' w karcie funkcji zadań:
Otwiera się nowe okno, w którym można tworzyć i zarządzać szablonami przypomnienia o zadaniu. Aby utworzyć nowy szablon przypomnienia o zadaniu w projekcie, kliknij Dodaj. Nowe szablony można tworzyć lub importować z profilu firmy. Aby rozpocząć z nowym szablonem, kliknij 'Utwórz nowe'.
Temat, rodzaj raportu i obiekty zastępcze
Szablon przypomnienia o zadaniu musi mieć 'Temat'. To nazwa szablonu, która pojawi się podczas wyboru szablonu do użycia dla przypomnień o zadaniu. Temat jest również używany jako nazwa pliku raportu.
Istnieją trzy rodzaje raportów szablonów przypomnienia o zadaniu:
- Raport zadań - Zawiera każde zadanie jako oddzielny raport zadań (Maks. 10 zadań na raport)
- Raport o statusie - Zawiera zadania w przeglądzie raportu o statusie (Max. 50 zadań na raport)
- Brak raportu - Zawiera tylko stronę tytułową wygenerowaną z szablonów przypomnienia o zadaniu
We wszystkich przypadkach wybrane do przypomnienia zadania pojawią się w wiadomości e-mail wysłanej do odbiorcy. Podczas korzystania z szablonów przypomnienia o zadaniu możesz wysłać powiadomienie tylko do jednego odbiorcy na raz.
Niebieskie obiekty zastępcze po prawej stronie okna można dodać do szablonu, klikając na nie.
Poniżej znajduje się tabela z objaśnieniami różnych obiektów zastępczych. Wszystkie dane w obiektach zastępczych są pobierane z Dalux.
| Nazwa obiektu zastępczego | Tag używany w Dalux | Wyjaśnienie |
| Numer | {NO} | Wyświetla prefiks i numer wybranego zadania lub wybranych zadań w jednej linii; poszczególne numery zadań są oddzielone przecinkami. |
| Tytuły | {TITLES} | Wyświetla temat(y) z zadania(ń) w jednej linii; poszczególne tematy są oddzielone przecinkami |
| Tablica ostatecznych terminów | {TASK_TABLE} |
Tworzy tabelę zadań zawierającą kolumny dla "Typu" zadania, "Nr", "Tematu" i "Pomieszczenia". Tabela zawiera również informacje o terminach oraz o tym, kiedy wysłano ostatnie przypomnienie. |
| Nazwa projektu | {PROJECT_NAME} | Zapisuje nazwę projektu |
| Logo projektu | {PROJECT_LOGO} | Dodaje małą miniaturę logo projektu |
| Zdjęcie projektu | {PROJECT_PHOTO} | Dodaje małą miniaturę zdjęcia projektu |
| Logo firmy | {COMPANY_LOGO} | Dodaje małą miniaturę logo firmy (z profilu firmy) |
| Data wysłania | {SENT_DATE} | Zapisuje datę i godzinę wysłania przypomnienia w formacie miesiąc-dzień-rok-godzina (np. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Data wysłania poprzedniego przypomnienia o zadaniu | {PREV_REMINDER_SENT_DATE} | Zapisuje ostatnią datę i godzinę wysłania przypomnienia w formacie miesiąc-dzień-rok-godzina (zegarek 12-godzinny) (np. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Podpis nadawcy | {SENDER_SIGNATURE} | Zapisuje imię i nazwisko osoby wysyłającej przypomnienie |
| Numer telefonu nadawcy | {SENDER_PHONE} | Zapisuje numer telefonu osoby wysyłającej przypomnienie |
| Stanowisko nadawcy | {SENDER_WORK_TITLE} | Zapisuje stanowisko osoby wysyłającej przypomnienie |
| Nazwa firmy nadawcy | {SENDER_COMPANY_NAME} | Zapisuje nazwę firmy osoby wysyłającej przypomnienie |
| Adres firmy nadawcy | {SENDER_COMPANY_ADDRESS} | Zapisuje adres firmy osoby wysyłającej przypomnienie |
| Nazwa/imię i nazwisko odbiorcy | {RECIPIENT_NAME} | Zapisuje imię i nazwisko osoby otrzymującej raport przypomnienia o zadaniu |
| Numer telefonu odbiorcy | {RECIPIENT_PHONE} | Zapisuje numer telefonu osoby otrzymującej raport przypomnienia o zadaniu |
| Stanowisko odbiorcy | {RECIPIENT_WORK_TITLE} | Zapisuje stanowisko osoby otrzymującej raport przypomnienia o zadaniu |
| Nazwa firmy odbiorcy | {RECIPIENT_COMPANY_NAME} | Zapisuje nazwę firmy osoby otrzymującej raport przypomnienia o zadaniu |
| Adres firmy odbiorcy | {RECIPIENT_COMPANY_ADDRESS} | Zapisuje adres firmy osoby otrzymującej przypomnienie |
| Nazwa umowy | {CONTRACT_NAME} | Zapisuje nazwę umowy związanej z pakietem roboczym, w którym znajduje się osoba otrzymująca raport przypomnienia o zadaniu (patrz poniżej, jak pracować z umowami) |
| Data umowy | {CONTRACT_DATE} | Zapisuje datę umowy związanej z pakietem roboczym, w którym znajduje się osoba otrzymująca raport przypomnienia o zadaniu (patrz poniżej, jak pracować z umowami) |
Tworzenie umów dla szablonów przypomnienia o zadaniu
Uwaga
Umowy muszą być aktywowane w profilu firmy, zanim będą mogły być używane w projektach.
To można zrobić w:
Standaryzacja
Biblioteki
'Biblioteka Field'
'Szablon przypomnienia o zadaniu'
Umowy można aktywować w projektach, przechodząc do
Ustawienia
Field
Dodaj funkcje
'Umowy'
Aktywuj.
Następnie pojawi się karta funkcji 'Umowy' w ustawieniach. Aby dodać lub edytować umowy w projekcie, kliknij 'Umowy'. Stąd można dodawać, edytować lub usuwać umowy.
Utwórz nową umowę, klikając Dodaj. Umowa wymaga nazwy i daty. Jeśli to konieczne, można skojarzyć pakiet roboczy.
Podczas tworzenia szablonów przypomnienia o zadaniu, jeśli używasz obiektów zastępczych umowy, nazwa umowy i data umowy będą wyświetlane tylko pod dwoma warunkami.
- Po pierwsze, pakiet roboczy musi być powiązany z umową.
- Po drugie, odbiorca musi być częścią tego samego pakietu roboczego co powiązana umowa.
Należy pamiętać, że każdy pakiet roboczy może być powiązany tylko z jedną umową, ale jedna umowa może mieć wiele pakietów roboczych.
Przykład szablonu przypomnienia o zadaniu
Poniżej znajduje się przykład szablonu przypomnienia o zadaniu w Dalux.
Jak używać szablonów przypomnienia o zadaniu
Aby użyć szablonu przypomnienia o zadaniu do powiadamiania użytkowników Dalux, przejdź do:
Field
Zadania
Wszystkie zadania
Wybierz zadanie(y)
Więcej
Przypomnij.
Nie można wysłać przypomnienia do kilku różnych osób odpowiedzialnych jednocześnie.
W następnym oknie wybierz, któremu użytkownikowi przypomnieć. Następnie zaznacz 'Utwórz raport z niestandardową stroną tytułową' i wybierz, którego szablonu przypomnienia o zadaniu użyć.
Dalux następnie wyśle e-mail do odbiorcy z wygenerowaną stroną tytułową i załączonymi zadaniami zgodnie z wybranym szablonem. Kopia zostanie również wysłana do nadawcy.
Wskazówki i triki
Jeśli chcesz sprawdzić, jak raport wygląda przed wysłaniem, możesz postępować zgodnie z powyższym procesem, ale jako odbiorcę wybierz tylko swoje imię i nazwisko. Jeśli nie jesteś zadowolony z wyglądu raportu, szablon można edytować.