Jak utworzyć przetarg

Administrator przetargu zarządza wszystkimi przetargami Twojego projektu oraz nadchodzącymi ofertami. Osiąga się to poprzez tworzenie przetargów, ustalanie wymagań i zapraszanie oferentów. Sekcja pytań i odpowiedzi oraz inne narzędzia w Przetargu służą do skutecznego zarządzania procesem przetargowym.

W tym artykule omówimy, jak tworzyć i ustalać przetargi oraz ich wymagania.

Jak stworzyć przetarg

Przejdź do PrzetargKliknij grupę przetargową Dodaj przetarg 'Utwórz nowy przetarg'.

Ogólne informacje są wstępnie wypełnione na podstawie szablonu grupy przetargowej. Przejrzyj i dostosuj szczegóły w razie potrzeby przed zapisaniem.

Nazwa: Nazwa przetargu, widoczna dla oferentów.

Kontakt: Nazwa klienta, widoczna dla oferentów.

Status

• Wersja robocza: Przetarg jest widoczny tylko dla organizacji przetargowej i nie jest dostępny dla oferentów.
• Bieżące: Przetarg jest aktywny i, w zależności od ustawień kwalifikacji wstępnej i rozpoczęcia, może być widoczny i dostępny dla zaproszonych oferentów.

Osoba kontaktowa: Nazwa, numer telefonu i adres e-mail osoby odpowiedzialnej za odpowiadanie na pytania dotyczące treści przetargu.

Opis przetargu: Podaj krótki opis przetargu, aby oferenci mieli jasne zrozumienie zakresu. Jest to szczególnie przydatne w przetargach publicznych, ponieważ pomaga upewnić się, że tylko odpowiedni oferenci się zarejestrują.

Format przetargu: Format przetargu służy wyłącznie do filtrowania i wyszukiwania i nie wpływa na treść ani zachowanie przetargu. Jest widoczny dla oferentów i musi spełniać wszystkie wymogi prawne w Twoim regionie lub kraju.
Możesz samodzielnie wprowadzić format przetargu lub wybrać format przetargu spośród:

• Przetarg prywatny
• Konkurs projektowy
• Przetarg publiczny z kwalifikacją wstępną
• Przetarg publiczny bez kwalifikacji wstępnej
• Przetarg wieloetapowy

Rodzaj umowy: Rodzaj umowy służy wyłącznie do filtrowania i wyszukiwania i nie wpływa na treść ani działanie przetargu. Jest widoczny dla oferentów i musi spełniać wszystkie wymogi prawne w Twoim regionie lub kraju.
Możesz samodzielnie wprowadzić rodzaj umowy lub wybrać spośród:

• Umowa główna
• Umowa ogólna
• Umowa podwykonawcy

Wyświetl oferty przed terminem: Pozwala to osobie odpowiedzialnej za przetarg wyświetlać przesłane oferty przed terminem i musi być włączone przed zmianą statusu przetargu na 'Bieżące'. Oferenci zostaną powiadomieni, jeśli ta opcja będzie włączona podczas przesyłania oferty.
Ta opcja nie jest dostępna dla kwalifikacji wstępnej ani przetargów publicznych (patrz niżej).

Kwalifikacja wstępna / Przetarg publiczny: Jeśli wybierzesz opcję 'Kwalifikacja wstępna / Przetarg publiczny', zostanie wygenerowany link do udostępniania, umożliwiający dostęp do przetargu bez konieczności zaproszenia od osoby odpowiedzialnej za przetarg.

Data publikacji: Aby umożliwić wczesny, ograniczony dostęp do przetargu, zaznacz pole 'Data publikacji' i wybierz poniżej datę. 
Umożliwia to podmiotom zakwalifikowanym wstępnie lub publiczności przeglądanie plików przetargowych bez składania oferty, dając wszystkim potencjalnym oferentom możliwość przejrzenia dokumentów przed rozpoczęciem procesu składania ofert.

Terminy i daty: Przy ustawianiu statusu na 'Bieżące' musisz ustalić datę rozpoczęcia przetargu i termin.

• Rozpoczęcie przetargu: Określa, kiedy oferenci mogą zacząć korzystać z przetargu, na przykład pobierać pliki przetargowe i składać oferty.
• Termin przetargu: Określa, jak długo oferenci mogą składać swoje oferty, a tym samym kiedy przetarg się kończy. Oferenci mogą edytować swoje oferty do terminu przetargu, ale oferty zostaną zablokowane po upływie terminu.

Pliki: Zaznacz to pole, jeśli chcesz, aby wszystkie pliki były automatycznie synchronizowane z plików grupy przetargowej do tego przetargu. Dotyczy to wszystkich aktualnych plików oraz wszystkich nowych plików dodanych później, ale nie obejmuje nowych wersji istniejących plików (patrz wersje plików poniżej).

Użyj tej funkcji, aby zapewnić, że wszystkie pliki przesłane do grupy przetargowej są również dostępne w tym przetargu.

Wersje plików: Zaznacz to pole, jeśli chcesz, aby wszystkie nowe wersje plików już dodanych do tego przetargu były automatycznie aktualizowane po ich zaktualizowaniu na poziomie plików grupy przetargowej.

Użyj tej funkcji, aby zapewnić, że wszystkie nowe wersje plików przesłane do grupy przetargowej będą automatycznie aktualizowane w tym przetargu.

Pytania i odpowiedzi: Korzystając z funkcji pytań i odpowiedzi, możesz łatwo zarządzać pytaniami od oferentów w swoim przetargu, korzystając z kilku opcji udzielania odpowiedzi. Zaznacz pole przy „Włącz pytania i odpowiedzi”, aby je aktywować.

Oferenci nie będą mogli zadawać pytań, dopóki przetarg się nie rozpoczął. Pytania będą domyślnie prywatne, ale osoba odpowiedzialna za przetarg może je udostępnić oferentom, jeśli odpowiedź jest istotna dla wszystkich. Zaznacz „Pytania publiczne”, aby wszystkie pytania były domyślnie widoczne dla wszystkich.

Wymogi przetargowe 

Aby zapewnić, że oferenci będą spełniać twoje wymagania przetargowe, możesz ustalić konkretne wymagania, takie jak tekst, lista, liczba, dokument lub Europejski Jednolity Dokument Zamówienia (ESPD). 

Wymogi obowiązkowe muszą być spełnione, zanim oferta będzie mogła zostać przesłana, co pomaga egzekwować standardy i zmniejszać liczbę błędów.

Utwórz wymogi przetargowe

Wszystkie przetargi zostaną utworzone z jednym wymogiem w formie dokumentu nazwanego 'Dokument'. 

Możesz zmienić to wymaganie, jeśli zajdzie taka potrzeba.  Przetarg musi zawsze mieć ustawione przynajmniej jedno wymaganie.

Aby utworzyć swoje wymogi przetargowe, przejdź do

Wymogi przetargowe Edytuj lub Kopiuj z firmy:

Możesz następnie stworzyć nowe wymagania przetargowe lub zaimportować je z profilu firmy.

W wymaganiach przetargowych możesz uwzględnić:

• Tekst
• Lista
• Liczba całkowita lub dziesiętna
• Dokument
• Dokument ESPD

Domyślnie są one opcjonalne, ale możesz ustawić je jako obowiązkowe dla oferentów, zanim będą mogli przesłać ofertę.

Nowe przetargi zawsze będą wymagać dokumentu nazwanego "Dokument". Możesz to zmienić podczas konfiguracji, ale potrzebne jest co najmniej jedno wymagane pole.

Zarządzaj plikami przetargu

Pliki i foldery są zarządzane na poziomie grupy przetargu. Proszę przeczytać ten artykuł, aby uzyskać więcej szczegółów: Jak utworzyć grupę przetargu.

Z poziomu przetargu możesz zobaczyć, które Wersje zostały dodane, lub Usuń plik całkowicie. 

Usunięcie pliku z przetargu 'Bieżące' powiadomi wszystkich oferentów o zmianie.

Oferenci

Oferent to osoba indywidualna, która składa propozycję, aby wygrać umowę.

Te stanowiska można znaleźć w PrzetargWybierz przetargOferenci.

Oferenci są organizowani w grupy użytkowników, zwykle według firmy. Grupa oferentów może obejmować wielu użytkowników, ale tylko jeden użytkownik jest odpowiedzialny za złożenie oferty.

• Oferenci: Zaproszeni oferenci do tego przetargu, którzy obecnie mogą pobierać, składać ofertę i będą powiadamiani o zmianach.
• Usunięci/Anulowani subskrybenci: Byli oferenci, którzy zostali usunięci przez osobę odpowiedzialną lub którzy sami zrezygnowali z subskrypcji. Nie będą powiadamiani o zmianach.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zapraszaniu oferentów, możesz przeczytać ten artykuł: Jak zaprosić oferentów do przetargu.

Duplikuj przetarg

Aby zaoszczędzić czas, możesz duplikować już utworzony przetarg. Można to również wykorzystać do uzyskania drugiej oferty od wybranej grupy oferentów, ponieważ możesz wybrać, którzy oferenci powinni zostać skopiowani do nowego przetargu.

Aby zduplikować przetarg, przejdź do Grupa przetargu Dodaj przetarg 'Utwórz kopię':

W tym przypadku 'Foundations' został zduplikowany, aby uzyskać ofertę w drugiej turze od dwóch oferentów. W związku z tym skopiowano tylko numer NIP, łączną kwotę i cennik z wymagań przetargowych.