Hvordan sette opp Apartments

Denne artikkelen dekker hvordan du setter opp Apartments-funksjonen i Dalux.

Apartments er laget for bruk når en bygning fortsatt er under bygging, men noen eiere allerede har flyttet inn. Hovedmålet med funksjonen er å legge til rette for god kommunikasjon mellom nye beboere, prosjektets eiere og underleverandørene.

Du kan lese mer om hvordan en leilighetsbeboer kan bruke Apartments i denne artikkelen: Hvordan bruke Apartments.

Hvordan aktivere Apartments

For å aktivere, gå til Innstillinger Felt Legg til funksjoner 'Leiligheter' Aktiver:

Hvordan sette opp Apartments

Generelle innstillinger

Du kan sette et dashbordbilde, som vil vises for alle beboere. Dette gjøres i:

Innstillinger Felt Leiligheter 'Dashbilde'.

Soner

Hver Apartments-enhet bør være en sone.

For å sette opp sonene kan du lese denne artikkelen: Soner og sonelag.

Du kan velge hvilket sonelag som skal brukes for Apartments i:

Innstillinger Felt Leiligheter 'Sjiktlag for sone' Velg riktig sjiktlag for sone som skal brukes:

Opprett Apartments-enheter

For å opprette enheter, gå til Leiligheter Enheter Legg til enhet.

Enheter kan automatisk genereres fra de forskjellige sonene på ditt valgte sonelag for Apartments ved å velge 'Opprett fra soner'. Hvis sonelaget ditt er satt opp riktig, gjør dette prosessen veldig rask og enkel.

Enheter kan også opprettes manuelt. Navngi enheten, legg til en beskrivelse hvis relevant, og legg til en sone.

Om nødvendig kan du gi de nye beboerne muligheten til å opprette saker. For å gjøre dette, kryss av i 'Aktivert'-boksen, og velg en start- og sluttdato for huseierne til å sende inn sakene sine.

Legg til beboere

For å legge til beboere kan du invitere dem via e-postadressene deres. For å gjøre dette, velg enheten deres, og klikk Legg til under 'Beboere'.

Når du legger til beboere, kan du legge inn mer informasjon, som navn, telefonnummer og en egendefinert invitasjonsmelding. Merk at når en beboer registrerer seg, oppgir vedkommende sitt eget navn, som vil overskrive navnet du har lagt til.

Møtetyper

Møtetyper hjelper deg med å kategorisere dine møter med eller for beboerne. Du kan opprette forskjellige møtetyper, ved å gå til:

Innstillinger Felt Leiligheter 'Møtetyper' Legg til.

Hvordan bruke Apartments som administrator

Aktiver saker og sett frister

Du kan tillate beboerne dine å opprette saker direkte i Dalux. Oppgaver må aktiveres for hver enhet, og en start- og frist for innlevering må settes. For å aktivere oppgaver, velg én eller flere enheter, og klikk Rediger. Aktiver deretter oppgaver, og sett en start- og sluttdato.

Hvis du oppdaterer datoene, kan du velge å varsle beboerne via e-post.

Se og håndter saker sendt av beboere

For å behandle saker sendt av beboere, gå til Alle saker. Denne innboksen inneholder både nye, pågående og lukkede saker.

Oppgavene vises i en listevisning, og du kan lære mer om søk og bruk av filtre i denne artikkelen: Søk og filtre i Field.

Åpne en sak ved å dobbeltklikke eller velge en sak og klikke Vis.

• Lukk - Lukk oppgaven med en melding til beboeren. Enten for når et problem har blitt løst, eller hvis det ikke er relevant. Lukkede saker vil bli flyttet til Lukket.
• Svar - Send en melding til beboeren, for eksempel en oppdatering om at problemet blir håndtert, eller om du trenger mer informasjon. Besvarte saker vil bli flyttet til Pågående.
• Lenke til - Lenke problemet til en ny Field-oppgave. Dette er forklart i detalj nedenfor

Du kan lenke en sak fra Apartments til en ny oppgave. Dette vil opprette nye oppgaver i Field i henhold til arbeidsflyten som er satt opp. Du kan bare gjøre dette for oppgavetyper og til ansvarlige som du normalt ville ha brukerrettigheter for.

Velg deretter den ansvarlige entreprenøren (du kan også legge til en frist, vedlegg og legge til i beskrivelsen):

Den lenkede oppgaven vil vises øverst i problemet, og kan lett åpnes. Du kan også se statusen til den lenkede oppgaven. Når oppgavene er løst, kan problemet lukkes.

Del dokumenter med beboere

For å dele dokumenter med beboerne, gå til:

Leiligheter Filer Last opp.

Når dokumentene er på plattformen, ikke glem å klikke på Del med enheter, og velg hvilke enheter som skal ha tilgang til hvert dokument:

Send kunngjøringer til beboerne

For å sende informasjon til beboere, gå til:

Leilighet Kunngjøringer Ny kunngjøring.

Velg deretter enhetene som skal motta informasjonen, skriv en tittel og en melding, og angi om det skal være en synlighetsperiode. Send deretter kunngjøringen ved å klikke på 'Send'.

Beboerne vil motta en e-postvarsling med meldingen din. Kunngjøringen vises også i Dalux.

Opprett møter

Du kan invitere beboere til møter. Hvert møte kan bare være for en enhet. For å opprette et møte gå til:

Leiligheter Kalender Nytt møte

Herfra velger du følgende:

• Møtetype
• Enhet
• Posisjon
• Beskrivelse
• Tid - For å finne et tidspunkt, kan du foreslå flere alternativer i stedet for bare ett. For å gjøre dette klikker du på Legg til alternativt tidspunkt. Du kan legge til opptil 3 alternativer.
• Deltaker(e) - Du kan invitere flere deltakere ved å klikke Legg til deltaker
• Relatert sak