Hvordan sette opp filforløp

I denne artikkelen vil vi gå gjennom hvordan man setter opp 'Filforløp'-funksjonen i ditt Dalux-prosjekt. Filforløp er nært knyttet til funksjonen Filområder, som må være Aktivert i prosjektet før filflyter kan settes opp.

Filområder er basert på ISO 19650 og brukes til å håndtere tilgang til filer, som kanskje ikke er klare for alle i prosjektet ennå. 

Det er 3 filområder:

Filer

Delte filer

Utgitte filer

Filer kan ses som et sted for filer som er under arbeid, mens delte filer kan ses som et sted for filer som er klare for gjennomgang. Det utgitte filområdet er for filer som er klare til å bli utgitt til prosjektets deltakere.

Filforløp er prosesser og arbeidsflyter som bestemmer hvordan filer beveger seg mellom de forskjellige stadiene av fildeling og dermed hvordan de beveger seg mellom disse 3 forskjellige filområdene. Filforløpprosessen inkluderer å definere flytutløsere (hvilken mappe er flyten som håndteres), de ansvarlige personene og arbeidsflyten til filene. Ved å bruke filforløp, definerer du hvordan filer blir Godkjent og publisert til sine respektive mapper manuelt og automatisk.

Aktivere områder for filer og filforløp

Først må du aktivere funksjonen for 'filområde'. For å gjøre dette gå til Innstillinger Box 'Filområde':

For det andre, du må aktivere funksjonen for filforløp. For å gjøre dette, bli i Innstillinger og klikk på 'Filforløp' og deretter 'Aktiver':

Sett opp filforløp

For å sette opp en filflyt, gå til Innstillinger Box 'Filflyter':

Dette vil åpne et nytt vindu hvor du kan opprette og redigere filforløpene dine.

Fra dette nye vinduet, klikk Tilføy for å opprette et forløp. Her kan du velge å opprette en forløp enten for:

• Godkjennelse til delte filer eller for

• Tillatelse til utgitte filer:

Dette åpner et nytt vindu der du setter opp forløpet. Herfra skaper du filforløpet ved å opprette en arbeidsflyt, bestemme hvordan forløpet skal utløses, hvem som skal starte den, og hvem som er ansvarlig for å avvise filene:

• Betingelse for forløpstrigger: hva som er utløseren for å starte filforløpet 
  • Du kan velge mellom en mappe, en status, eller begge, der en fil må være plassert i den valgte mappen og/eller ha den valgte statusen for å kunne gå inn i filforløpet
• Forløpsstarter: brukere som kan sende inn filer til godkjennelse/tillatelse, og dermed starte forløpet
• Ansvarlig for avviste filer: brukere som håndterer filer som ble avvist
• Legg til bruker(e) for å godkjenne delte filer: Dette vil være personen/personene som kan godkjenne filen

Oppstart av forløp

Et filforløp kan startes på en av to måter. Enten kan den startes av brukeren satt som Forløpsstarter eller den kan startes av Forløpstrigger(e) som er satt opp i forløpet.

• Forløpsstarter: Filen vil gå inn i et filforløp når forløpsstarteren manuelt sender inn en fil til godkjennelse/autorisasjon. Forløpsstarteren kan sende en fil fra enhver mappe de har adgang til, men kan bare sende den i de definerte filforløpene.
• Forløpstrigger: Filen vil gå inn i et filforløp hvis filen blir lastet opp til den valgte mappen og/eller gis den valgte statusen. Hvis bare en mappe er markert, sendes enhver ny fil i mappen til godkjennelse/autorisasjon. Hvis bare en status er markert, sendes alle filer med statusen i alle mapper i filforløpet. Hvis begge er markert, må en fil oppfylle alle kriteriene for å sendes i filforløpet.

Eksempel

I dette eksemplet vil filforløpet starte når en fil blir lastet opp til tegninger og modellmapper og gis 'Egnet for publisering' status:

Arbeidsforløp

Å opprette et arbeidsforløp involverer å etablere godkjennelsestrinn for forløpet av filer.

For at en fil skal bli godkjent, må den gjennomgå alle trinnene i flyten. Det siste trinnet, kalt 'Publiser', er satt til manuell godkjenning som standard, men du kan endre det til automatisk godkjenning om nødvendig.

Et manuelt trinn krever at minst én brukergruppe legges til før filflyten kan aktiveres.

For å tilføye trinn til forløpet, klikk Legg til trinn:

Når du legger til et trinn, kan du velge mellom 3 typer:

• Godkjennelsestrinn for en enkelt rolle: En enkel person (rolle/bruker) trenger å godkjenne filen.
• Godkjennelsestrinn for flere roller: Flere personer (roller/brukere) trenger å godkjenne filen
• Forgreningstrinn: Forgrener seg i to stier der brukeren bestemmer hvilken sti filen skal ta, slik som hvem som trenger å godkjenne filen

Du kan tilføye så mange trinn og brukere som du ønsker i arbeidsforløpet.

Frister

Du kan sette et nummer av arbeidsdager for hvert trinn i en godkjennelses- eller autorisasjonsprosess.

Når en frist er satt, vil godkjenneren/autorisatoren se denne fristen i godkjennelses-/autorisasjonsprosessen.

Dette vises i e-postvarslingen, på dashbordet og også i listevisningen for godkjennelser/autoritasjon:

En dag før en frist er forfalt, blir ansvarlige bruker(e) for godkjennelses-/autorisasjonstrinnet varslet. Oppretteren av en godkjenning/autorisasjon vil også motta et varsel når fristen er overskredet.

Status

For å bruke statusser i filforløpet, må de først settes opp. For å lære hvordan du gjør dette, kan du lese vår artikkel om hvordan du setter dem opp: Status metadata for filer.

Hvis statusfunksjonen er satt opp i prosjektet, må du sette en status for filforløpet.

Når én eller flere statusser har blitt opprettet, kan du bruke dem i dine filforløp. De kan brukes som forløpstriggere, som beskrevet ovenfor, og statusen kan også endres som et utfall av et filforløp.

For å endre statusen til en fil under et filforløp, deaktiver enkelt filforløpet for å kunne redigere det og sett 'Status i delte filer når godkjent/Status i publiserte filer når autorisert' til ønsket status:

Når en fil blir godkjent ved hjelp av filforløpet, vil statusen automatisk endres som del av prosessen.

Aktivering av filforløpet

Når du er ferdig med å tilpasse filforløpet, må du aktivere filforløpet for å bruke den i prosjektet. Dette gjør du ved å klikke 'Aktiver' i øvre høyre hjørne av filforløpredigeringsvinduet:

Dupliser filforløpmaler

Du kan duplisere filforløpmaler. Når du oppretter et filforløp som er nesten identisk med et som allerede finnes, vil denne funksjonen spare deg for mange klikk.

Den dupliserte filforløpmalen vil kopiere alle innstillinger fra det eksisterende filforløpet, men vil som standard være deaktivert. For å duplisere et filforløp, gå til:

Innstillinger Box 'Filflyter' Velg filflytmalen du vil duplisere Dupliser:

Opprett kommunikasjonsflyter for kommentarer

Når en fil er i et filforløp, kan den aktuelle brukeren (som er godkjenneren) ha muligheten til å lage kommentarer. Disse kommentarene kan opprettes når man godkjenner eller avviser en fil. For eksempel kan en kommentar gjøres for personen som er ansvarlig for å håndtere avviste filer. Når man oppretter en kommentar, kan brukeren velge blant tilgjengelige kommunikasjonsflyter og kommentartyper.

Det mest vanlige bruksområdet er å skape en kommunikasjonsflyt mellom den som starter filforløpet eller ansvarlig for avviste filer og brukerne i godkjennelsestrinnene. På denne måten kan brukere, som er en del av et trinn, lage kommentarer som utdyper grunnen til avvisning.

For å lære mer om kommentarer, kommunikasjonsflyt, og hvordan du setter dem opp, les denne artikkelen: Hvordan sette opp kommentarer.