Hvordan administrere og opprette innmeldinger på desktop

Denne artikkelen dekker hvordan du oppretter og administrerer innmeldinger på Dalux FM Desktop. Innmeldinger kan enten opprettes eller vil automatisk komme fra innmeldere via HelpDesk-portal eller mobil HelpDesk-app. Når man arbeider med innmeldinger i Dalux FM HelpDesk er det mulig å konvertere innmeldinger til oppgaver eller avvise innmeldingen.

Hvordan navigere i Dalux FM HelpDesk
 

For å få en oversikt over innmeldingene i din Dalux FM-instans, gå til HelpDesk Alle innmeldinger.

Dette vil åpne oversikten over alle innmeldinger du har tilgang til. Hvis du er Dalux FM-administrator, kan du se alle innmeldinger uavhengig av andre brukerroller eller tillatelser.

I Innmeldinger-sidemenyen kan du navigere mellom de ulike innboksene. Innbokser vil automatisk fylles basert på hvem som er ansvarlig for innmeldinger - for eksempel personlige eller teamets innmeldinger. Det er også innbokser basert på innmeldingsstatus - slik som utførte eller avviste innmeldinger.

Innmeldinger i Dalux FM vises i en detaljert visning. Du kan bytte til den tradisjonelle listevisningen ved å klikke på -ikonet øverst til høyre. Når du klikker på en innmelding i listevisningen, vil du ha flere valgmuligheter i verktøylinjen.

Vis innmelding åpner innmeldingen i fullstendig visning. Dette kan også gjøres ved å dobbeltklikke på en innmelding. Når innmeldingen vises, blir all informasjon vist. Dette er dekket i detalj nedenfor.

Tildel kan tildele innmeldingen til en annen ansvarlig i samme team eller til et annet team. Hvis du bruker detaljert visning (som vist ovenfor) kan du også tildele innmeldingen ved å klikke på den ansvarliges navn i listen. 

Legg til i oppgave brukes til å legge en eller flere valgte innmeldinger til en eksisterende oppgave. Dette bør brukes hvis flere innmeldinger er rapportert for samme problem. På denne måten vil hvis flere personer rapporterer om det samme problemet, de alle bli varslet om endringer i oppgaven.

Skift status lar deg avvise en innmelding. Når du avviser en innmelding, kan du skrive inn en intern og ekstern beskjed.

Innmeldinger kan også avvises i detaljvisningen, ved å klikke på statusen og velge Avvis.

I detaljert visning kan du konvertere en innmelding til en oppgave ved bruk av statuskolonnen.

Vis etasjeplan kan brukes til å vise innmeldinger på en tegning hvis den som rapporterte plasserte innmeldingen på en etasjeplan.

I Mer-menyen kan du:

• Slett innmelding 
• Sett preferanse for visning
• Åpne Helpdesk-portal
• Eksporter til Excel

Hvordan opprette oppgaver for innmeldinger

Når en innmelding sendes inn, trenger den å bli evaluert for å bestemme om den skal fortsette eller avvises. Hvis det anses at innmeldingen skal fortsette, kan en oppgave opprettes.

En oppgave kan ha forskjellige statuser, en deadline, prioriteringer, og forventende kostnader.

Å opprette en oppgave kan gjøres på forskjellige måter:

Opprett en oppgave når du ser innmeldingen

Åpne en innmelding enten ved å bruke Vis innmelding eller ved å dobbeltklikke på innmeldingen.

Innmeldingen kan deretter gjøres om til en oppgave ved å klikke på Opprette oppgave.

Når innmeldinger gjøres om til oppgaver på denne måten, kan du tilpasse og endre informasjon før oppgaven opprettes.

Endre status på innmeldingen i detaljert visning

Hvis du bruker detaljert visning, kan du klikke på statusen til en innmelding og lage en oppgave herfra.

Når man gjør oppgaver på denne måten, kan man tilpasse og endre informasjon før oppgaven opprettes.

Opprett oppgaver for flere innmeldinger

Du kan automatisk opprette flere oppgaver for flere innmeldinger.

Velg flere innmeldinger, og klikk deretter på Skift status i verktøylinjen. Velg deretter Opprett flere oppgaver.

Merk at du ikke kan endre noe før du oppretter oppgaver på denne måten, men oppgavene kan redigeres etterpå.

Endre innholdet i en oppgave

Når en oppgave er opprettet, vil et nytt vindu vises, som viser oppgaven og dens informasjon.

Denne artikkelen dekker oppgavemalen som er tilgjengelig i HelpDesk.

Emnenavnet og innmelderens beskrivelse legges til som oppgavenavn.

Hvis du også har drifts- & vedlikeholdsmodulen (O&M), kan du endre malen som brukes av oppgaven. Hvis du ikke har O&M, brukes en standardmal som ikke kan endres.

Beskrivelse og bilder fra innmeldingen legges til oppgaven. De kan redigeres ved behov.

Plassering-data legges også til fra innmeldingen til oppgaven og kan endres ved behov. Du kan endre lokasjon og tilknytte til assets hvis mer presisjon trengs. F.eks. hvis en innmelder ikke markerte lokasjonen på en etasjeplan, kan du gjøre det selv her.

På bunnen av oppgaven kan du se innmelder(e). Det er også mulig å manuelt legge til flere innmeldere.

I ansvarlig-området legges team og ansvarlig automatisk til innmeldingen basert på oppsettet. Det er mulig å endre disse i tilfelle en annen person skal være ansvarlig for oppgaven.

Leverandør kan bare endres hvis du har O&M Pro-modulen og bruker leverandørportalen.

Deadline-informasjon hentes fra malen og kan endres ved behov.

I diverse-området kan du endre prioritet og oppgavetype. Du kan også veksle om oppgaven er lovfestet eller garantirelatert.

En eller flere Sjekklister kan også legges til oppgaven.

Når oppgaven er klar, klikk "Opprett".

Hvordan avvise og lukke innmeldinger

Hvis en innmelding ikke krever en oppgave, kan den avvises og lukkes.

Innmeldinger kan avvises ved å endre status, som vist ovenfor:

• Åpne innmeldingen og klikk på "Avvis"
• Klikk på statusen til innmeldingen i detaljert visning og velg "Avvis"
• Velg én eller flere innmeldinger, klikk deretter på Skift status, og klikk på Avvis

Hvis en innmelding avvises, kan du legge til en årsak (intern) og en beskjed til innmelder.

Begge meldingene vil logges på innmeldingen, men bare meldingen til innmelder vil være synlig for innmelderen. En avvisningsvarsling vil bli sendt til innmelder(e) via e-post, selv om ingen melding er skrevet.

Når en innmelding er avvist, vil innmeldingsstatusen endres til "Avvist, lukket" og flytte til den tilsvarende mappen. 

Innmeldinger kan åpnes på nytt ved å endre status til "Åpne på nytt". Å gjøre dette vil varsle innmelder basert på varslingsinnstillingene i Dalux FM-instansen.

Hvordan opprette nye innmeldinger i Dalux FM

Ideelt sett kommer innmeldinger direkte fra innmeldere via HelpDesk-portalen, men det er også mulig å opprette nye innmeldinger direkte i Dalux FM på desktop.

Nye innmeldinger opprettes ved å gå til HelpDesk Alle innmeldinger Opprett innmelding.

Når du oppretter en innmelding direkte i Dalux FM, må du skrive inn en beskrivelse. Du kan legge til bilder, plasseringsinformasjon og assets.

I ansvarlig-området må du velge et team og et teammedlem som er ansvarlig for innmeldingen.

Du må manuelt legge til innmelder-informasjon og tildele innmeldingen til emne.

En e-post er nødvendig for innmelderen. Denne e-posten vil motta oppdateringer om innmeldingsstatus.

Vennligst sørg for at emnet er tildelt riktig ansvarlig team.

Når det er ferdig, kan du klikke på "Opprett" og innmeldingen vil bli lagt til HelpDesk.