Hvordan sette opp Teams for Drift og vedlikehold

Denne artikkelen dekker hvordan man setter opp og bruker team i Dalux FM Operasjon & vedlikehold og HelpDesk.

Team brukes til å håndtere vedlikeholdsteam og kontrollere hva som er synlig for dem innenfor Dalux FM. 

Du kan opprette flere team og organisere dem i grupper for en enkel oversikt over roller og ansvar, og for å dirigere HelpDesk-billetter mer effektivt. Det er mulig å sette tillatelser og kontrollere synlighet innen teams og grupper.

Hvordan opprette og administrere teams

Teams kan opprettes og administreres fra:

Innstillinger Drift & vedlikehold 'Teams'.

Hvis lisensen din inkluderer Dalux HelpDesk, men ikke Dalux Operasjon & vedlikehold, finner du team under:

InnstillingerHelpDesk'Teams'.

Det anbefales å opprette team basert på de forskjellige typene arbeidsordrer for dine fasiliteter eller emner av dine HelpDesk-billetter.

For eksempel kan du opprette et team for elektrisk-relaterte oppgaver. Alle elektriske oppgaver kan da tildeles elektrikerteamet, og de relaterte HelpDesk-innmeldinger kan sendes direkte til dem.

For å opprette et nytt team, klikk på flisen med -ikonet i en eksisterende gruppe.

Når du oppretter et nytt team, må du minst skrive inn et navn og velge hvilken gruppe teamet skal plasseres i. Du kan også skrive inn en beskrivelse. Hvis du tidligere har satt opp tidskontoer i Operasjon & vedlikeholdsmodulen, kan du knytte dem direkte til teamet. På denne måten, når et teammedlem fullfører en oppgave, blir tiden deres automatisk registrert for denne konto.

Når du oppretter et team, kan du spesifisere hvilke oppgavemaler eller sjekklistemaler teamet skal ha tilgang til. Dette bestemmer hvilke maler teamet kan bruke når det oppretter oppgaver. Teamet kan likevel tildeles oppgaver basert på enhver mal.

Du kan legge til teammedlemmer når du oppretter teamet ved å klikke Legg til. Dette blir dekket i mer detalj nedenfor.

Når det er fullført, klikk på 'Opprett'.

Klikk på teamet i oversikten for å åpne vinduet for redigering av all informasjon. For å slette et team, klikk på -ikonet på teamets flis. Å slette et team kan ikke angres. Merk at du ikke kan slette et team hvis det har blitt tildelt til HelpDesk-emner. Du må først omfordele emner til et annet team.

Hvordan opprette og administrere grupper

Du kan organisere team i grupper for å gi en strukturert oversikt over dine forskjellige team. Grupper kan også kontrollere synligheten av team for å forhindre at de omfordeler billetter.

For å legge til en ny gruppe, klikk Tilføy team-gruppe.

Når du oppretter et team, kan du sette synligheten til:

• Alle - Team i gruppen er synlige for alle
• Begrenset - Team i gruppen er kun synlige for medlemmer av deres team eller administratorer

Begrenset synlighet brukes hovedsakelig for å hindre grupper i å tilordne innmeldinger direkte til andre grupper. Det kan også brukes for å begrense antall synlige team for forskjellige grupper hvis din instans har mange team. Det kan også være nyttig av hensyn til personvern.

Grupper kan administreres ved å holde musepekeren over navnet og klikke enten på -ikonet for å redigere gruppen eller -ikonet for å slette gruppen. Merk at du kun kan slette tomme grupper, så team må flyttes eller slettes først.

Hvordan legge til brukere i teams

Brukere kan legges til team enten direkte hvis de allerede er en del av Dalux FM-instans eller ved å bli invitert til instansen som en del av å blitt lagt til team.

For å legge til brukere i et team, åpne teamet ved å klikke på det, og klikk deretter Legg til i 'Teammedlemmer'-delen.

Eksisterende brukere kan legges til ved å skrive inn navnet eller e-posten deres. Hvis du vil opprette en ny bruker, kan du gjøre det herfra ved å klikke 'Opprett ny'.

Når du legger til en bruker til et team, kan du angi om teamet er et primært team for den brukeren. Hvis dette er aktivert, vil oppgaver for teamet vises både i 'Min innboks' og 'Teamets innboks'.

Hvis det er deaktivert, er innmeldinger fortsatt synlige, men vil bli vist i 'Andre teams' innmeldinger' innboks.

Hvis du markerer Varsel boksen, vil en e-post bli sendt til brukeren når det gjøres endringer i arbeidsordre, som statusendringer eller nye tilordninger.

Tillatelser kan også settes til følgende alternativ:

• Fullstendig - Dette gjør det mulig å velge brukeren som ansvarlig for oppgavene i teamet
• Begrenset - Brukeren kan ikke settes som ansvarlig, men kan se og redigere arbeidsordre for teamet
• Observatør - Brukeren kan ikke settes som ansvarlig og kan bare se oppgavene for teamet

For å endre innstillingene for et teammedlem, åpne teamet, velg teammedlemmet du ønsker å redigere, og klikk Rediger. Teammedlemmer kan også fjernes fra et team ved å velge dem og klikke Fjern.