Hvordan sette opp hurtig-overskrifter i HelpDesk

I denne artikkelen vil du lære hvorfor du bør bruke hurtig-overskrifter og hvordan du setter dem opp i Dalux FM HelpDesk-modulen.

Basert på lokasjon og hurtigemne, kan HelpDesk-innmeldinger automatisk distribueres og tildeles til den riktige driftslederen. Dette betyr bedre og raskere service fordi innmeldinger rutes og håndteres av riktig person fra starten.

Dalux FM kan også distribuere innmeldinger basert på forskjellige assets eller romtyper.

Hurtig-overskrifter i HelpDesk kan grupperes i kategorier, noe som gjør det enklere for innmeldere å finne hurtig-overskriften de leter etter.

Hurtig-overskrifter brukes som ikon-kort for innmelder når de oppretter en innmelding via datamaskinen eller mobilapp. Hurtig-overskrifter kan styre informasjonsflyten for å automatisere distribusjonen av innmeldinger basert på hurtigemne og plassering av innmeldingen.

For eksempel kan du ønske at innmeldinger relatert til 'Oppvarming og ventilasjon' skal gå til vaktmester, og innmeldinger relatert til 'Renhold' skal gå til rengjøringspersonell.

Hvordan sette opp hurtig-overskrifter

Hurtig-overskrifter finnes i: Innstillinger HelpDesk 'Hurtig-overskrifter'.

Dette vil liste opp de nåværende hurtig-overskriftene og gruppene for instansen din. Som standard vil hurtig-overskrifter være ugrupperte.

I konfigurasjon av hurtigemne kan du:

• Opprett: Bruk dette til å opprette en ny gruppe, emne eller lenke.
• Rediger: Rediger et emne eller en gruppe.
• Slett: Når et emne slettes, blir ikke innmeldingene som bruker det slettet. De vil forbli i HelpDesk-modulen med navnet på hurtigemne i tittelen.
• Flytt emne: Velg et emne og fjern det eller flytt det til en annen gruppe.
• Endre rekkefølge: Endre rekkefølgen på emnegruppene eller rekkefølgen på ugrupperte hurtig-overskrifter

Hvis du har mange hurtig-overskrifter, kan du Søk.

Rekkefølgen vil påvirke listen her så vel som rekkefølgen i HelpDesk-portalen.

Hvordan opprette en ny emnegruppe

For å opprette en ny emnegruppe, klikk Opprett Gruppe. Dette åpner et nytt vindu hvor du kan opprette emnegruppen din.

Navn og ikon vises i HelpDesk-portalen. Beskrivelsen vises bare i oppsettskjermen.

Når emnegruppen er opprettet, kan du opprette nye hurtig-overskrifter eller lenker direkte i emnegruppevinduet.

Hvordan opprette et nytt hurtigemne

For å opprette et nytt emne, klikk Opprett Emne og et tomt emne vises:

Navn og beskrivelse

Navn - Dette er navnet som innmelder ser når de lager en ny innmelding, og det blir en del av innmeldingens navn. Hvis navnet på hurtigemnet endres, vil alle innmeldinger som bruker det også bli omdøpt. Det anbefales å holde dette så kort og relevant som mulig.

Ikon - Dette er ikonet som innmelder ser når de rapporterer en innmelding. Klikk på ikonet for å endre det og søk i ikonbiblioteket.

Beskrivelse - Dette er beskrivelsen innmelder vil se når de holder pekeren over ikonet når de velger en hurtigemne fra HelpDesk-portal.

Du kan velge om hurtigemnet krever en beskrivelse og bilde før en innmelding kan sendes.

Ansvarlig for innmeldinger

Denne delen spesifiserer hvilke bygninger og grunner kan tilknyttes til disse hurtig-overskriftene og bestemmer hvem som er ansvarlig for innmeldingen ved opprettelse. Det brukes sammen med delen 'Hurtigemne gjelder for' nedenfor.

Du kan tildele et ansvarlig team for innmeldinger ved å velge alle eller spesifikke bygninger og grunner. Når spesifikke innstillinger er valgt, vil hurtigemnet kun gjelde for innmeldinger for de valgte bygningene/grunner.

Når du klikker på -ikonet ved siden av Ansvarlig, åpnes et vindu hvor ansvarlig kan velges.

Du kan velge hvilket team og hvilket medlemsteam som automatisk vil bli valgt som ansvarlig når en innmelding opprettes.

Oppgaveinnstillinger er for når en innmelding blir omgjort til en oppgave. Du kan sette standard deadline og prioritet. Hvis din FM-instans har flere oppgavemaler, kan du også velge hvilken mal som skal brukes.

Det kan også legges til en sjekkliste, som vil feste sjekklisten til en oppgave opprettet fra innmeldingen.

Bruk Auto opprette oppgave for automatisk å lage en oppgave når en innmelding opprettes på dette hurtigemne (krever O&M Pro-modulen).

Bruk Automatisk bestilling til leverandør for å automatisk sende en bestilling til en leverandør når en innmelding opprettes på dette hurtigemne (krever O&M Pro-modulen). Når du bruker valgmuligheten, kan du også velge hvilken leverandør.

Ansvarlig for innmeldinger i spesifikke bygninger

Hvis du har valgt 'Spesifikke bygninger' eller 'Spesifikke grunner', kan du opprette grupper av bygninger/grunner som disse innstillingene vil gjelde for.

Dette gjøres nederst i vinduet.

Du kan bruke brukerområder eller velge spesifikke bygninger. Du kan lese mer om brukerområder i denne artikkelen: Brukerroller og brukerområder

Hver gruppe med valgte bygninger/grunner vises i listevisning, hvor du kan legg til nye, redigere eksisterende og fjerne dem.

Klikk 'OK' for å avslutte og lagre listen eller 'Avbryt' for å avslutte uten å lagre.

Begrense hurtig-overskrifter til visse lokasjoner

Hvis du ønsker å begrense hurtig-overskrifter til visse lokasjoner eller assets, kan du gjøre det i området 'Hurtigemne gjelder for'. Minst én må velges før du kan lagre hurtigemnet.

Emnet vil bare være tilgjengelig for innmelderen når det matcher valgene gjort her.

Bygninger

Hvis du velger dette valget, kan hurtigemnet plasseres i bygninger. Du kan velge alle bygninger eller velge spesifikke bygninger.

Grunner

Hvis du velger dette valget, kan hurtigemnet plasseres på grunner. Du kan velge alle tomter eller velge spesifikke tomter.

Rom

Hvis du velger dette valget, kan hurtigemnet plasseres i spesifikke rom.

• Alle romtyper: Hurtigemnet kan brukes på alle rom som hører til de valgte bygningene
• Spesifikke romtyper: Hurtigemnet kan kun brukes på rom av en bestemt romtype som hører til de valgte bygningene

Assets

Hvis du velger dette valget, kan innmeldinger med dette hurtigemne plasseres på en asset.

• Alle klassifikasjoner: Hurtigemne kan brukes på alle assets som hører til de valgte bygningene og/eller grunnen
• Spesifikke klassifikasjoner: Hurtigemne kan kun brukes på valgte asset klassifikasjoner som hører til de valgte bygningene og/eller grunnen

Hvordan legge til hurtig-overskrifter i grupper

For å legge til hurtig-overskrifter i grupper, velg et emne fra listen og klikk Flytt emne, velg deretter en gruppe som emnet skal flyttes til.

Hvordan opprette en ekstern lenke

Du kan sette opp HelpDesk hurtig-overskrifter som lenker til eksterne sider. Dette kan hjelpe innmeldere i HelpDesk med rask tilgang til relevante nettsteder, som påmeldinger til arrangementer, virksomhetens nettsted eller intranettsteder.

For å opprette en ny lenke, klikk Opprett Lenke

Du kan sette én URL for alle bygninger eller grunner, eller spesifisere spesifikke URL-er for forskjellige bygninger.

Når man rapporterer via HelpDesk-appen, vises et lenkeikon for lenker (), og innmelderen vil se en beskjed om at de er i ferd med å forlate appen.