Hvordan sette opp virksomheter for Leverandørportal

Denne artikkelen viser hvordan du oppretter og setter opp virksomheter for Leverandørportal.

Vi vil dekke hvordan du oppretter nye virksomheter og setter deres tillatelser for lokasjoner, assets og oppgaver.

Leverandørportal brukes for å enkelt kommunisere og sende oppgaver til eksterne virksomheter.

Hvordan opprette en ny virksomhet

For å opprette virksomheter, gå til:

Innstillinger Generelle innstillinger Stamdata: 'Virksomheter'

Dette åpner vinduet 'Virksomheter'.

I dette vinduet kan du:

• Legg til virksomhet - Opprett en ny virksomhet direkte i Dalux FM
• Vis virksomhet - Vis (og Rediger) en eksisterende virksomhet 
• Eksporter visning til Excel - Eksporter dataene til et regneark
• Mer - I denne menyen kan du Slett virksomhet eller importere/eksportere data

For å opprette en ny virksomhet, klikk på Legg til virksomhet.

Stamdata for en virksomhet er navn, stamdata og kontaktinformasjon. Fyll ut så mye informasjon som mulig for å gjøre det enklere å kontakte virksomheten.

Fag og virksomhetstype

Fag brukes til å bestemme hvilken type virksomhet du legger til. Dette er et metadatafelt. Du kan legge til fag i Innstillinger Generelle innstillinger Stamdata: 'Fag'

Du kan velge ingen, én eller flere fag for samme virksomhet.

Virksomhetstype avgjør hvilke innstillinger du styrer for virksomheten.

Du kan velge ingen, én eller flere virksomhetstyper for samme virksomhet.

Du kan velge mellom:

• Installatør - Brukes som metadata for å merke virksomheten som installatør
• Serviceleverandør - Brukes som metadata for å merke virksomheten som en serviceleverandør
• Produsent - Kan velges som produsent på produkter
• Leverandør - Leverandøren viser alle innstillinger for tillatelser.

En virksomhet må settes som 'Leverandør' før virksomhetens brukere kan bruke portalen.

Når du setter en virksomhet som 'Leverandør', vil virksomhetsvinduet endre seg, og du får følgende valg:

• Brukerområde
• Oppsett for leverandørportal
• Fordeling av oppgaver
• Tillatelser
• Brukere

Brukerområde

I panelet for brukerområder kan du kontrollere hvilke brukerområder, bygninger og/eller grunner leverandøren har tilgang til. Brukere vil få en advarsel hvis de prøver å tildele en oppgave til en leverandør utenfor deres tildelte brukerområde/bygning/grunn.

Som standard har en leverandør tilgang til alle bygninger og grunner. 

Hvis du trenger å spesifisere disse, klikk på 'Spesifikke bygninger og grunner'. Hvis du gjør det, må du velge minst et brukerområde, en bygning eller en grunn. 

Klikk på -ikonet ved siden av en av disse for å fortsette.

Et nytt vindu åpnes. Hvis du velger brukerområder, kan du velge et brukerområde fra listevisningen. Hvis du velger bygninger eller grunner, kan du velge disse fra enten kartvisning eller listevisning.

I kartvisningen kan flere oppføringer velges ved å holde CTRL nede og klikke.

I listevisningen kan du bruke CTRL- eller SHIFT-klikk for å velge flere oppføringer.

Bruk /-ikonene for å flytte oppføringene fra valgbare til valgte.

Når du er ferdig, klikk på 'Velg' for å lagre utvalget.

Oppsett for leverandørportal

I innstillingspanelet for leverandørportalen kan du kontrollere:

• Slå QR-innsjekking av eller på
• Slå av eller på om kunden må godkjenne oppgaver før de kan lukkes
• Slå av eller på om kunden må godkjenne den forventede prisen fra leverandøren
• Om leverandører har tilgang til lokasjoner eller ikke

QR-innsjekking

Du kan slå QR-innsjekking for leverandøren på eller av. QR-innsjekking gjør det mulig for leverandøren å skanne en QR-kode i den fysiske bygningen når de starter og avslutter arbeidet. Dette brukes sammen med tidsregistrering for å holde oversikt over hvor mye tid som ble brukt på oppgaven.

QR-koder må genereres for assets eller rom. Du kan lese mer om QR-koder i disse artiklene: QR-koder for rom i Dalux FM eller QR-koder for assets i FM.

Oppgaver må godkjennes

Når du bruker denne innstillingen, må kunden (personen som oppretter en bestilling til en leverandør, ofte instansbrukerne) godkjenne oppgaven før den kan lukkes. Som standard er denne innstillingen aktivert.

Hvis du deaktiverer denne innstillingen, kan leverandøren lukke oppgavene selv.

Forventet pris må godkjennes

Administratorer kan angi om en pris fra hver leverandør må godkjennes. Når valgmuligheten 'Forventet pris må godkjennes' er slått på for en leverandør i virksomhetsinnstillingene, må leverandøren få enhver forespurt pris godkjent av den ansvarlige brukeren på oppgaven før oppgaven startes.

Adgang til lokasjon

Du kan slå av eller på om leverandøren skal ha tilgang til Lokasjoner-modulen. Leverandøren vil ha tilgang til kart- og listevisningene av bygninger.

Leverandøren vil kun ha tilgang til de brukerområdene/bygningene/grunnene som er angitt i innstillingene for brukerområder.

Fordeling av oppgaver

I fordeling av oppgaver kan du kontrollere om oppgaver skal gå til en koordinator først.

Hvis du aktiverer en koordinator, må du tildele hvilken bruker som er koordinator. Koordinatoren må være en virksomhetsadministrator.

Du kan også aktivere 'Oppgaver må godkjennes av koordinator'. Det betyr at kun koordinatoren kan godkjenne oppgavene før de returneres til kunden.

Tillatelser

Du kan opprette brukerdefinerte tillatelser på tvers av Assets & Produkter, Dokumenter og Tegninger.

Du kan gi leverandører tillatelse til enten å vise eller redigere innhold, og du må gi visningstillatelse før redigering.

Tilgang kan gis til alle varer, ingen eller bare spesifikke.

Som standard har leverandører ikke tilgang til noe innhold.

For å angi spesifikt innhold, kryss av for 'Brukerdefinert' og klikk deretter på -ikonet. 

Et nytt vindu åpnes, og du velger én eller flere varer.  Du kan bruke kolonnen for klassifikasjon til å filtrere innholdet.

Når du har valgt dine assets, klikk på 'Bekreft'.

Tilgang til tegninger

Dette gir leverandøren tilgang til tegninger lagt til i bygninger. Hvis du bruker BIM-modeller, vil leverandøren også ha tilgang til enhver modell lastet opp til bygningen.

Tegninger kan legges til manuelt eller importeres til Dalux FM.

Brukere

I området 'Brukere' kan du legge til brukere i virksomheten. Når en bruker legges til her, kan de få tilgang til Leverandørportal.

For å legge til en bruker, klikk på Legg til og skriv inn en e-post.

Når du legger til brukere, kan du legge inn deres stilling og angi om brukeren skal være administrator for virksomheten.

En virksomhetsadministrator kan redigere virksomhetsstyrte innstillinger som ruting av oppgaver og koordinator, og se og redigere alle oppgaver for alle ansatte.

Hvis du legger til en bruker som ikke allerede har en Dalux-konto, må du også oppgi et navn.

Du kan legge til et telefonnr., og en stilling, og angi deres adminrettigheter.

Når du er ferdig, klikk 'Opprett' for å legge brukeren til virksomheten.