Hvordan sette opp Budsjettmodulen

Denne artikkelen beskriver hvordan du aktiverer og setter opp Budsjettmodulen i Dalux FM.

Dalux FMs Budsjettmodul lar deg spore utgifter på oppgaver og oppgaveserier, og holde oversikt over Faktura, Budsjett, Kontoer og fremtidige planlagte utgifter via 30 års-planen.

Aktiver Budsjettmodulen

For å aktivere Budsjett, gå til:

Innstillinger Drift og vedlikehold Økonomi'Aktiver'

Aktiver Faktura og Varestyring

Når Budsjettmodulen er aktivert, kan Dalux- og Budsjettadministratoren aktivere Faktura og Varestyring. Dette gjøres ved å gå til:

Innstillinger Drift og vedlikehold Økonomi'Faktura' og 'Varestyring''Aktiver'

Budsjett-brukerroller

Rettigheter for Budsjettmodulen kan kontrolleres via brukerroller. For bedre forståelse av brukerroller og rettigheter, og hvordan sette opp brukerroller, kan du lese denne artikkelen: Brukerroller og brukerområder.

Rettighetene til Budsjett-brukerrollen er:

• Adgang til Budsjett: Brukere kan se Budsjettmodulen og alle budsjetter med tilknyttede oppgaver, 30 års-planen og alle prosjekter.
• Administrator for modulen: Brukere kan opprette og slette budsjetter, kontoer og prosjektplaner i innstillinger. De kan også aktivere og deaktivere funksjonene Faktura og Varestyring. 
• Tilgang til prosjekter: Brukere kan se og redigere prosjekter under Budsjettmodulen. 
• Rediger prosjekter: Brukere kan opprette/slette prosjekter og faser i innstillingene, samt opprette/slette/redigere prosjekter under Budsjettmodulen.

Faktura-brukerroller

Rettigheter for fakturafunksjonen kan kontrolleres via brukerroller under oppgaver.

• Adgang til Drift og vedlikehold: Brukerroller som skal kunne opprette Faktura må ha tilgang til denne modulen.
• Rediger faktura: Dette vil gjøre det mulig for denne brukerrollen å opprette, redigere og slette Faktura.
• Godkjenn grense: Dette setter en grense for 'Nettobeløp' på en faktura som denne brukerrollen kan godkjenne og betale.

Kontoer

Kontoer fungerer som broen mellom budsjetter og oppgaver/faktura. De er en langsiktig funksjon, vanligvis brukt til å spore økonomien over flere år.

Opprett data: Klikk her for å importere kontodata via regneark.

Hent mal: Klikk her for å laste ned malen for import av data. Pass på å ikke legge til eller fjerne kolonner, da dette vil føre til at importen mislykkes.

Bruk av konto er obligatorisk for alle oppgaver: Kryss av dette feltet hvis alle oppgaver må ha en konto før de kan opprettes med forventende kostnader.

Opprett: Opprett en ny konto manuelt. Se nedenfor.

Rediger: Velg en konto og klikk her for å redigere innholdet.

Slett: Velg en konto og klikk for å slette den. Denne handlingen er permanent og kan ikke angres.

Hvordan opprette kontoer

For å opprette en konto, gå til:

Innstillinger Drift og vedlikehold Økonomi'Kontoer'Opprett

Navn: Dette identifiserer kontoen når den velges fra en oppgave eller faktura.

Stamdata

• Kontonummer: Dette er synlig når kontoen velges fra mobil og brukes til sortering og rapportering.
• Kan benyttes til fakturering: Dette angir om denne kontoen kan velges ved opprettelse av faktura.
• Kan brukes til budsjettering: Dette angir om denne kontoen kan tilknyttes et budsjett.
• Beskrivelse: En kort beskrivelse av kontoen for å hjelpe med å identifisere dens formål.

Brukerområde

• Alle bygninger og grunner: Hvis dette alternativet er valgt, er det ingen begrensninger for hvor denne kontoen kan brukes.
• Spesifikke bygninger og grunner: Hvis dette alternativet er valgt, kan du begrense kontoen til spesifikke brukerområder, bygninger og grunner slik at kun oppgaver fra disse lokasjonene kan tilknyttes denne kontoen.

Plassering

Dette viser hierarkiet til kontoene og deres respektive lokasjoner. Hele hierarkiet vises når kontoen velges på en oppgave eller faktura.

Hvis en konto inneholder en annen konto, blir den konvertert til en mappe og kan ikke velges; den kan kun brukes som en del av mappestrukturen.

Klikk på kontoen eller mappen for å flytte den.

Budsjett

Budsjetter må opprettes innenfor Budsjettmodulen. De er hovedstrukturen under 'Budsjettoppfølgning' og sporer kun økonomien innen de angitte start- og sluttdatoene. 

Legg til: Opprett et nytt budsjett manuelt. Se nedenfor.

Rediger: Velg et budsjett og klikk her for å redigere innholdet og legge til poster. Se nedenfor.

Slett: Velg et budsjett og klikk for å slette det. Denne handlingen er permanent og kan ikke angres.

Kopier: Velg et budsjett og klikk her for å lage en kopi av det.

Hvordan opprette et budsjett

For å opprette et budsjett, gå til:

Innstillinger Drift og vedlikehold Økonomi'Budsjett'Legg til.

• Navn: Dette identifiserer budsjettet og er synlig i 'Budsjettoppfølgning'.
• Status: Dette kan være aktiv eller inaktiv. Kun aktive budsjetter kan velges i kontoer og er synlige i Budsjettmodulen.
• Start- og sluttdato: Dette budsjettet kan kun spore oppgaver og faktura innenfor start- og sluttdatoene.

Hvordan redigere et budsjett

For å redigere et budsjett, gå til:

Innstillinger Drift og vedlikehold Økonomi'Budsjett'Rediger.

For navn, status, startdato og sluttdato, se avsnittet ovenfor under 'Hvordan opprette et budsjett'.

Poster

Legg til: Opprett en ny budsjettpost. Se nedenfor.

Rediger: Velg en budsjettpost og klikk her for å redigere innholdet. 

Slett: Velg en budsjettpost og klikk for å slette den. Denne handlingen er permanent og kan ikke angres.

Hvordan legge til poster i et budsjett

Poster brukes til å tildele midler til kontoer og prosjektplaner. For å legge til en budsjettpost, gå til:

Innstillinger Drift og vedlikehold Økonomi'Budsjett'RedigerLegg til.

Navn: Navnet brukes til å identifisere posten under budsjettet og for sorteringsformål.

Stamdata

• Konto: Velg kontoen som er tilknyttet dette budsjettet. 
• Prosjektplan: Velg prosjektplanen som er tilknyttet dette budsjettet.
• Budsjettbeløp: Angi beløpet som er tildelt budsjettet og/eller prosjektplanen. Valutaverdien er knyttet til FM-instansen og kan kun endres av Dalux. Kontakt support hvis dette er tilfelle.
• Beskrivelse: En kort beskrivelse av posten for å hjelpe med å identifisere dens formål.

Brukerområde

• Alle bygninger og grunner: Hvis dette alternativet er valgt, er det ingen begrensninger for hvor denne posten kan brukes.
• Spesifikke bygninger og grunner: Hvis dette alternativet er valgt, kan du begrense posten til spesifikke brukerområder, bygninger og grunner slik at kun oppgaver fra disse lokasjonene kan bruke denne posten.

Prosjektplaner

Prosjektplaner brukes for å skille utgifter for et spesifikt prosjekt eller engangsrenovering fra vanlige kontoer. 

Opprett data: Klikk her for å importere prosjektplandata via regneark.

Hent mal: Klikk her for å laste ned malen for import av data. Pass på å ikke legge til eller fjerne kolonner, da dette vil føre til at importen mislykkes.

Bruk prosjektplan for faktura og budsjett: Kryss av dette feltet for å gjøre denne prosjektplanen tilgjengelig for fakturering og budsjettering.

Valg av prosjektplan er obligatorisk for alle oppgaver/faktura: Kryss av disse feltene hvis alle oppgaver/faktura må ha en prosjektplan før de kan opprettes med forventende kostnader.

Opprett: Opprett en ny prosjektplan manuelt. Se nedenfor.

Rediger: Velg en prosjektplan og klikk her for å redigere innholdet.

Slett: Velg en prosjektplan og klikk for å slette den. Denne handlingen er permanent og kan ikke angres.

Opprett prosjektplan

For å opprette en prosjektplan, gå til

Innstillinger Drift og vedlikehold Økonomi'Prosjektplan'Opprett. 

Stamdata

• Navn: Dette identifiserer prosjektplanen når den velges fra en budsjettpost.
• Prosjektplan-ID: Brukes for filtrering og sortering.
• Beskrivelse: Dette beskriver kort prosjektplanen for å hjelpe med å identifisere dens formål.
• Kan benyttes til fakturering: Dette angir om denne prosjektplanen kan velges ved opprettelse av faktura.
• Kan brukes til budsjettering: Dette angir om denne prosjektplanen kan tilknyttes et budsjett.

Brukerområde

• Alle bygninger og grunner: Hvis dette alternativet er valgt, er det ingen begrensninger for hvor denne prosjektplanen kan brukes.
• Spesifikke bygninger og grunner: Hvis dette alternativet er valgt, kan du begrense prosjektplanen til spesifikke brukerområder, bygninger og grunner slik at kun oppgaver fra disse lokasjonene kan tilknyttes denne prosjektplanen.

Plassering

Dette viser hierarkiet til prosjektplanene og deres respektive lokasjoner. Hele hierarkiet vises når prosjektplanen velges på en oppgave eller faktura.

Hvis en prosjektplan inneholder en annen prosjektplan, blir den konvertert til en mappe og kan ikke velges. Den kan kun brukes som en del av mappestrukturen.

Klikk på prosjektplanen eller mappen for å flytte den.

Faktura

Når Faktura er aktivert, legges en ny funksjon til i oppgaver og oppgaveserier som lar brukere koble kontoer og prosjektplaner.

Faktura kan også legges til for å spore fakturert beløp mer detaljert.

Når økonomien er lukket, spores fakturert beløp via kolonnen 'charged' under 'Budsjettoppfølgning'.

Les denne artikkelen for å lære hvordan du oppretter faktura:  Hvordan bruke Budsjettmodulen

Varestyring

Varestyring lar deg spore dine varer og lagre under Assets.

Les denne artikkelen for å lære hvordan du administrerer varer og lagre: Hvordan sette opp Varestyring.