Leverandørstyring

Introduksjon

Som fasilitetsleder innebærer det å inngå en anskaffelseskontrakt ofte å håpe at en leverandør overholder de avtalte vilkårene i praksis, med lite innsyn frem til et problem kommer til overflaten.

Du kan bruke serviceavtalene i Dalux FM til å fastsette mål for respons og fullføring for hver leverandør og se resultatene direkte, i stedet for å måtte anta hvordan de presterer.

Utfordringen

Å administrere en stor portefølje innebærer å samarbeide med mange leverandører på tvers av ulike bygninger, områder og fag. Når du bestiller arbeid fra lokale leverandører, har du ofte ingen enkel måte å bekrefte om leverandøren leverte innen den avtalte svartiden eller avslutningstiden som lovet.

Uten en måte å spore dette på forblir kvalitetsavvik uoppdaget til de blir et tilbakevendende problem eller en tvist. Hvis du har egne tjenestenivåavtaler (SLA-er) med leietakerne dine, kan en oversittet tidsfrist for leverandøren like gjerne bli en misligholdt forpliktelse overfor leietakeren.

Slik løser Dalux FM det

Med Dalux FM kan du legge til KPI-er (nøkkelindikatorer for ytelse) i en serviceavtale, for eksempel tid til å svare og tid til å avslutte. Hver KPI har sin egen SLA-terskel og akseptgrad. Du kan avgrense en KPI til alle oppgaver under avtalen eller til bestemte aktiva, bygninger eller tomter. Et dashboard viser deg deretter hvordan leverandøren presterer opp mot disse tersklene, for den tidsperioden du velger. 

Resultatet

Med Dalux FM får du:

• Tydelige KPI-er: Følg med på svartid og avslutningstid opp mot en terskel og akseptgrad du angir per leverandør
• En tydelig tidsperiodeoversikt: Se leverandørens ytelse for en hvilken som helst tidsperiode eller avgrensning, uten å sette den sammen manuelt
• Et utgangspunkt for forhandlinger: Ta med leverandørens ytelse i samtaler om fornyelse eller reforhandling, støttet av data i stedet for inntrykk

Angi mål for svartid og avslutningstid for hver leverandør

Du kan legge til KPI-er i enhver serviceavtale for å overvåke leverandørens ytelse, for eksempel svartid og avslutningstid.

Tid til å svare måler tiden fra en oppgave tildeles en leverandør til leverandøren svarer på forespørselen.

Tid til å avslutte måler tiden fra aksept til oppgaven er avsluttet og lukket.

For hver KPI definerer du en SLA-samsvarsterskel (det nødvendige ytelsesmålet), måleenheten og akseptgraden som kreves for å oppfylle avtalekravene.  

Du kan bruke en KPI på alle oppgaver som omfattes av avtalen, eller avgrense den til bestemte aktiva, bygninger eller tomter. Du kan spore ytelsen separat på tvers av porteføljen, for eksempel ved å angi strengere krav til svartid for kritisk utstyr i serverrom, samtidig som du tillater lengre svartider for oppgaver med lavere prioritet, som vinduspuss. 

Når KPI-ene for serviceavtalene er angitt, kan du når som helst åpne dashboardet for å se hvordan en leverandør presterer, filtrert etter tidsperiode og avgrensning, uten å måtte lage sammenligninger manuelt i regneark.

Dashboardet gir et tydelig og ensartet grunnlag for gjennomganger av leverandører og samtaler om fornyelse. I stedet for å stole på hukommelsen, spredte e-poster eller manuelle oppfølginger får du en visuell oversikt over ytelsen, målt opp mot tersklene du har definert. 

Bruk denne innsikten som et utgangspunkt for leverandørsamtaler, forbedringstiltak og samtaler om fornyelse. Beregningene er utformet for å gjøre det enklere å spore ytelse, men bør alltid verifiseres og diskuteres med leverandøren før de brukes som grunnlag for endelige beslutninger.

Fra antatt samsvar til et leverandørdashboard

Med Dalux FM blir leverandørens ytelse enklere å måle, forstå og diskutere.

• Tydelige KPI-er: Du får en ensartet oversikt over hvordan leverandører presterer opp mot SLA-målene du har definert.
• En tydelig tidsperiodeoversikt: Du får en visning av ytelsen på tvers av porteføljen, for en hvilken som helst tidsperiode eller avgrensning.
• Et utgangspunkt for forhandlinger: Denne innsikten støtter datadrevne leverandørsamtaler og bedre beslutninger under gjennomganger av tjenester og fornyelser av kontrakter.