Godkjennelser av endringsforespørsler på byggeplassen

Introduksjon

Som byggeleder på et renoveringsprosjekt opplever du ofte at rehabiliteringsprosjekt avdekker noe som ikke samsvarer med tegningene som viser det som er bygget, og du må ta en rask beslutning der og da. Du kan sette opp godkjennelser i Dalux slik at underentreprenører dokumenterer endringen i det øyeblikket den inngås, og du bekrefter den på byggeplassen, uten å være avhengig av en muntlig avtale uten dokumentasjon.

Utfordringen

Renoverings- og ombyggingsarbeid innebærer at det som befinner seg bak en vegg, over et tak eller under en etasje, ikke samsvarer med tegningene som viser det som er bygget. En underentreprenør åpner bygningskroppen, oppdager noe annerledes, og du må bli enige om en løsning der og da på byggeplassen før arbeidet kan fortsette.

Dette er ikke alltid en forespørsel om informasjon. Selve oppgaven er tydelig, men det kreves mer arbeid, eller et annet materiale eller en annen metode. Denne endringen må godkjennes før arbeidet kan fortsette.

Denne avslutningen skjer ofte med et håndtrykk eller over telefonen, uten at noe dokumenteres, og detaljer blir glemt. Å måtte vente på godkjennelse via e-post skaper en flaskehals og fører til at arbeidet stopper til noen svarer.

Slik løser Dalux det

I Dalux brukes en godkjennelsesmal med et delt arbeidsforløp og de samme obligatoriske Field-ene for hver avtale, slik at hver underentreprenør dokumenterer en endring på samme måte. Når løsningen er avtalt, starter en underentreprenør godkjennelsesprosessen på byggeplassen ved å følge malen.

Den vises i innboksen din umiddelbart, slik at du kan kontrollere og godkjenne den med en gang. Dette betyr at underentreprenøren kan fortsette arbeidet med avtalen registrert. Avhengig av prosjektets avtaler og kontrakter gir prosjektlederen den endelige godkjennelsen hvis endringen påvirker tid eller kostnad.

Resultatet

Med godkjennelser i Dalux får du:

• Ingen avhengighet av et håndtrykk: Muntlige avtaler trenger ikke lenger å følges opp senere når de er dokumentert på stedet.
• Én prosess for hver underentreprenør: Den samme malen og det samme arbeidsforløpet gjelder for alle bransjer på byggeplassen.
• En dokumentert kilde: Du har noe å vise til ved endringsordrer, inspeksjoner eller tvister.

Sett opp en mal for endringsforespørsler

Å sette opp godkjennelser starter med en mal og et arbeidsforløp som du bygger for å samsvare med prosjektets struktur. Malen definerer feltene hver avtale trenger. Datoen, hva som ble avtalt, hvem som godkjente det, og der det er relevant, konsekvensen for tid eller kostnad. Du kan også angi hvilke felter som er obligatoriske på hvert trinn. Dette sikrer at den relevante informasjonen dokumenteres av de rette personene på hvert trinn i godkjennelsesprosessen.

Underentreprenøren starter godkjennelsesprosessen så snart en løsning er avtalt på byggeplassen. Den går rett til innboksen din, slik at du kan kontrollere og godkjenne den, uten at noen av dere må vente på svar på en e-post.

Når den er godkjent, kan den brukes på et senere tidspunkt. Det kan for eksempel brukes hvis en inspektør spør hvorfor arbeidet avviker fra den opprinnelige tegningen, eller hvis underentreprenøren må inkludere endringen i en endringsordre.

Du kan sette opp og lagre filtre for hver underentreprenør, eller sortere og filtrere etter typen endring, påvirkning eller et hvilket som helst datafelt du la til i malen.

Fra et håndtrykk til en dokumentert registrering

Godkjennelser erstatter et håndtrykk eller en telefonsamtale med en dokumentert registrering, opprettet samtidig som avtalen inngås, uten å forsinke arbeidet.

Alle underentreprenører arbeider ut fra den samme malen og det samme arbeidsforløpet, slik at alle endringer som identifiseres etter at arbeidet har startet, kan dokumenteres konsekvent og håndteres enklere på tvers av et prosjekt som involverer mange ulike bransjer. Ettersom avtalen bekreftes før arbeidet fortsetter, blir ingen stående og vente på en løsning som aldri blir formelt godkjent. Ellers ville dette ført til forsinkelser for andre fag som venter på at arbeidet skal bli ferdig.

Med godkjennelser i Dalux får du:

• Ingen avhengighet av et håndtrykk: Muntlige avtaler trenger ikke lenger å følges opp senere når de er dokumentert på stedet.
• Én prosess for hver underentreprenør: Den samme malen og det samme arbeidsforløpet gjelder for alle bransjer på byggeplassen.
• En dokumentert kilde: Du har noe å vise til ved endringsordrer, inspeksjoner eller tvister.