Standardisering av gjennomføringen av anbud

Innledning

Å gjennomføre et anbud via e-post skaper ofte administrativt merarbeid, uensartede bud og ingen tydelig dokumentasjon på at alle anbudsgivere arbeidet ut fra den samme informasjonen. Som innkjøpsansvarlig kan du bruke Dalux Anbud til å håndtere anbudskrav, spørsmål og svar samt tidsfrister på én dokumentert plattform, og erstatte spredte e-posttråder med én enkelt, strukturert prosess.

Utfordringen

Anbud gjennomføres fortsatt ofte via e-post, noe som skaper administrativt merarbeid for den innkjøpsansvarlige. Selv når anbuds- og juridiske krav er standardisert, håndhever ikke e-post dem. Budene kommer tilbake uensartede og vanskelige å sammenligne.

Uten et delt system kan et spørsmål forbli ubesvart, eller det kan bli glemt i svardokumentet som sendes til alle anbudsgivere. Anbudsgiverne kan dermed arbeide ut fra forskjellig informasjon. Uten håndheving kan en uformell endring av tidsfristen nå noen anbudsgivere, men ikke andre.

Uten tydelig dokumentasjon av anbudsprosessen blir det vanskelig å bevise overfor en anbudsgiver eller bygningseier at alle anbudsgivere arbeidet ut fra den samme informasjonen og like vilkår.

Slik løser Dalux Anbud det

Med Dalux Anbud kan du gjennomføre anbudsprosessen på én plattform i stedet for via e-post. Alle anbudsgivere arbeider ut fra det samme settet med krav og dokumentasjon, som er strukturert og tilgjengelig på ett sted.  Anbudsgiverne ser bare sine egne bud og sin egen kommunikasjon.

Spørsmål og svar foregår på plattformen, og du kan dele relevante spørsmål med alle anbudsgivere. Tidsfrister og krav forblir synlige for alle anbudsgivere, og Dalux Anbud varsler anbudsgivere hver gang noe endres. Dalux Anbud dokumenterer prosessen mens den pågår, slik at du i etterkant kan bevise at alle anbudsgivere arbeidet ut fra samme utgangspunkt.

Resultatet

Med Dalux Anbud får du:

• Alle budene du mottar oppfyller anbudskravene dine og følger samme format
• Alle anbudsgivere mottar den samme oppdaterte informasjonen og tidsfristene
• Dalux Anbud logger og dokumenterer hele prosessen fra start til slutt

Dra nytte av digitale anbud

Som anbudsansvarlig for den daglige prosessen setter du krav, svarer på spørsmål fra anbudsgivere og håndterer bud i Dalux Anbud, i stedet for å håndtere alt gjennom e-posttråder og spredte dokumenter.

Du kan angi anbudskravene dine som obligatoriske felt, slik at en anbudsgiver ikke kan sende inn et bud uten å oppfylle dem. Bruk en blanding av tekst-, liste-, tall- og dokumentfelt for å dekke kravene dine. Du kan for eksempel legge til et krav om et europeisk egenerklæringsskjema (ESPD) for et offentlig europeisk anbud.

Alle anbudsgivere arbeider innenfor de samme kravene, alternativene og begrensningene når de sender inn et bud. Dette hjelper anbudsgiverne med å sende inn alt som kreves, og det hjelper deg med å evaluere budene etterpå, siden hver innlevering følger samme struktur.

Anbudsfilene kan synkroniseres fra anbudsgruppen direkte inn i anbudet ditt, inkludert nye filversjoner, slik at anbudsgiverne alltid arbeider ut fra den gjeldende dokumentasjonen. Du trenger ikke å sende ut oppdaterte filer eller holde oversikt over hvem som mottok hvilken versjon. Anbudsgiverne kan få et automatisk daglig sammendrag som lister opp alle filendringer.

Anbudsgivernes spørsmål og svarene dine forblir på samme plattform, i stedet for å være spredt over e-poster. Du kan publisere spørsmål som er relevante for alle anbudsgivere, anonymt, slik at anbudsgivernes identitet forblir skjult. Hvis flere anbudsgivere spør om det samme, kan du legge ut ett generelt svar i stedet for å svare hver enkelt individuelt.

Dalux Anbud varsler anbudsgiverne automatisk hvis du endrer anbudsfristen. Du trenger ikke å sende en oppfølgings-e-post for å bekrefte at alle mottok oppdateringen. Alle anbudsgivere mottar også en automatisk e-post 24 timer før tidsfristen.

Dalux Anbud inkluderer et innebygd meldingssystem, slik at du kan sende enveis meldinger til én, flere eller alle anbudsgivere. Alle meldinger logges i Dalux Anbud. Du kan bruke dette til å oppdatere alle anbudsgivere formelt om en endring i anbudet.

Når anbudsfristen utløper, låser Dalux Anbud de innsendte budene. Deretter kan du gå gjennom hvert bud og laste ned alle vedlagte dokumenter fra anbudsgiverne. Det du gransker etterpå, er nøyaktig det settet med dokumenter som hver anbudsgiver leverte inn, organisert etter kravene du satte, ikke en blanding av vedlagte filer hentet fra forskjellige e-posttråder.

Fra spredte e-poster til strukturerte prosesser

Dalux Anbud gjør en e-postbasert anbudsprosess om til én enkelt, strukturert plattform som dokumenterer krav, spørsmål og bud fra start til slutt.

Med Dalux Anbud får du:

• Bud som oppfyller kravene dine: Obligatoriske felt, inkludert ESPD når det er juridisk påkrevd, må fylles ut fullstendig før et bud kan sendes inn
• Lik informasjon og like tidsfrister: Alle anbudsgivere arbeider ut fra de samme filene og kravene, og Dalux Anbud varsler alle anbudsgivere automatisk hvis en tidsfrist endres
• En dokumentert prosess: Dalux Anbud registrerer alle krav, spørsmål og tidsfrister, slik at du har én enkelt oversikt å vise til hvis en anbudsgiver eller bygningseier spør hvordan en beslutning ble tatt