Bruk denne sjekklisten som en rask guide før du inviterer teamet ditt. Den dekker de viktigste oppsettspunktene for å sikre at ingenting blir oversett før du går live.
1. Mappestruktur og dokumenter
- Mappestruktur opprettet og gjenspeiler prosjektets disipliner og kontrakter
- Mapper med nummererings- eller klassifiseringsprefiks
- Mappestrukturen holdt til to eller tre nivåer
- Navnekonvensjoner for filer og dokumenter definert og dokumentert
- Versjonshistorikk sporet på ett permanent sted per dokument
- Dalux Sync installert for masseopplasting av filer og synkronisering av mapper fra skrivebordet (Les mer: Dalux Sync)
2. Brukergrupper og tillatelser
- Brukergrupper opprettet for alle prosjektroller og kontraktspakker
- Nummererings- eller klassifiseringssystem brukt på gruppenavn, som samsvarer med prefiksene i mappestrukturen
- Mappetillatelser tildelt per brukergruppe: opplastings-, lese- og redigeringsrettigheter bekreftet
- Brukertillatelser gjennomgått på tvers av alle mapper
4. Kommentarer og kommunikasjonskanaler
- Kommentarer er aktivert
- Brukergrupper med tilgang til kommentarer gjennomgått: bekreftet at de riktige gruppene er inkludert før teamet begynner å jobbe
Med mappestruktur, brukergrupper, filområder og kommunikasjonskanaler på plass er det tekniske grunnlaget for prosjektet ditt komplett. Det siste steget er å sikre at teamet ditt er klart til å bruke det.
5. Gjør organisasjonen din klar
- Plan for brukerinntroduksjon definert
- Introduksjons- eller opplæringsøkt planlagt før lansering
- Personen som skal være første kontaktpunkt for intern støtte, er identifisert.
- Fastet kunngjøring forberedt med prosjektstruktur, viktige arbeidsflyter og kontaktdetaljer (Les mer: Slik setter du opp prosjektinnstillinger)
- Prosjektoppsett dokumentert: mappestruktur, brukergrupper, filområder og kommunikasjonskanaler registrert for fremtidige administratorer
6. Gå live
- Alle sjekklisteelementene ovenfor fullført
- Intern gjennomgang av oppsettet fullført
- Brukere inviteres først når oppsettet er fullført
Et godt oppsett på dette stadiet trenger ikke å være perfekt. Det må være brukbart, avklart og konsistent. Start med det grunnleggende, få teamet ditt i gang, og skaler opp etter hvert som prosjektet vokser. Arbeidsflyter vil bli finjustert, maler justert og tilgang oppdatert etter hvert som prosjektet utvikler seg. Sjekklisten ovenfor gir deg nettopp grunnlaget for å gjøre det med trygghet.
Trenger du hjelp?
Hvis du er usikker på noen del av oppsettet, bør du involvere Customer Success Manager før idriftsettelse. Dette er særlig nyttig når komplekse prosjektstrukturer skal mappes inn i Dalux, arbeidsflytlogikk skal valideres, eller oppsettet skal skaleres på tvers av flere kontrakter og faser. De kan også hjelpe deg med å definere mål, suksessfaktorer, neste steg og tidsrammer.
For videre lesning om hvert oppsettsområde, se artiklene Kom i gang i denne seksjonen eller gå til Box-underkategorien i HelpCenter.