Hvordan opprette en tendergruppe

I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du oppretter en tendergruppe og konfigurerer den riktig, slik at de enkelte tenderne er strukturert, sporbare og enkle å administrere gjennom hele tenderens livssyklus.

Tendergruppe

En anbudgruppe representerer det høyeste nivået i anbudsstrukturen. Den fungerer som det sentrale rammeverket som samler tenderorganisasjonen, delt tenderdokumentasjon og alle relaterte individuelle tender.

I en anbudgruppe blir individuelle anbud organisert og administrert i henhold til deres nåværende status, noe som gir en klar oversikt over den samlede fremdriften.

1. Tendergruppe
2. Anbudgruppens organisering
3. Anbudsgruppefiler
4. Anbud med status "Pågående"
5. Anbud med status "Kladd"
6. Anbud med status "Avsluttet"
7. Mal for anbudgruppen

Hvordan opprette en tendergruppe

For å opprette en tendergruppe, gå til AnbudHjem Opprett tendergruppe.

Dette vil opprette en ny tendergruppe med organisasjonen og tendergruppefilene nedenfor.

Mal for tendergruppe

Dette er standardmalen for alle tenderer som opprettes i denne tendergruppen. Disse innstillingene vil bli brukt hver gang du oppretter et nytt anbud i denne gruppen, slik at du sparer tid ved at du slipper å skrive inn den samme informasjonen for hvert nytt anbud.

Den består av to elementer: "Informasjon for nye anbud" og "Tenderkrav for nye anbud".

Klikk Rediger for å endre innholdet, eller Kopier fra firma for å bruke anbudskrav fra firmaprofilen din.

Du kan lese mer i denne artikkelen om å opprette et nytt anbud: Hvordan opprette et anbud.

Organisasjon

Mens anbudsadministratorer kan opprette og administrere alle anbud i prosjektet, kan noen roller settes spesifikt for en tendergruppe. 

Disse rollene finnes i AnbudVelg anbudgruppenOrganisasjon

• Anbudsansvarlige: Administrer all informasjon om tendergruppen, tenderinformasjon, opprett krav, inviter anbudsgivere og mer
• Dokumentansvarlige: Administrer anbudsdokumenter, svar på spørsmål, opprett globale svar
• Anbudsobservatører: Kan se alt innhold, kan ikke opprette eller endre noe

Sett opp tendergruppefiler

Mappen Tender group files er mappestrukturen din for å laste opp filer til tendergruppen.
For å legge til mapper, klikk på ved siden av Filer:

Du kan legge til nye mapper eller importere dem fra firmaprofilen din. 

Filer kan også lastes opp uten mappestruktur.

Når du legger til filer i et anbud, vil mappestrukturen du har satt opp i denne anbudgruppen bli kopiert. Eventuelle endringer kan kun gjøres på tendergruppenivå, ikke for hvert anbud individuelt.

Last opp filer til tendergruppen

For å laste opp filer, velg mappen du vil laste opp filer til, og klikk Tilføy. Deretter kan du enten legge til filer direkte fra din PC eller legge til filer fra Box:

Alternativt kan du legge til filer fra Box ved å velge dem og klikke MerTilføy tilAnbud:

Du kan laste opp en ny versjon av en fil her:

Åpne filenMerAdministrerLast opp ny versjon

Legg til filer til anbud

Når de først er lastet opp til anbudgruppefilene, må filene legges til i hvert anbud, med mindre anbudene er satt opp til å motta dem automatisk ved opplasting.

Du kan lese mer i denne artikkelen om å opprette et nytt anbud: Hvordan opprette et anbud.

Velg filene du vil legge til i et anbud, og klikk deretter på Legg til i anbud.

Velg anbudene du vil koble filene til.

Hvis et anbud er nedtonet, er denne filversjonen allerede koblet og vil ikke bli lagt til igjen.

Vær oppmerksom på:

Hvis et anbudsfelt er mørkegrått og merket med en strek, er en av de valgte filversjonene allerede koblet til det anbudet, og INGEN filversjoner vil bli lagt til dette anbudet.

I scenariet nedenfor er en av filversjonene du valgte allerede lagt til i anbudet 'External walls and cladding'. 

Derfor vil ingen av de valgte filversjonene bli lagt til i dette anbudet.

Alle valgte versjoner har allerede blitt lagt til i anbudet 'Windows, doors, and external openings'. 

Siden samme versjon ikke kan legges til to ganger, vil ingen bli lagt til.

Merk av boksen for å legge alle nye versjoner til anbudet, unntatt de som allerede er lagt til.

Bruk kolonnen Tender for å se hvilken filversjon som er lagt til i hvert anbud.

Anbudsmetadata

Alle filer på tvers av alle anbud, uavhengig av anbudgruppe, bruker samme metadatastruktur. 
Metadataen består av Dalux Box-standardfelter, anbudsspesifikke felt og brukerdefinerte felt importert fra Dalux Box.

For å sette opp metadata, gå til InnstillingerAnbud'Metadata'

Standardmetadata fra Dalux Box

Denne metadataen er alltid tilgjengelig og importert fra Dalux Box. Den kan ikke endres i Anbud-modulen og er indikert med et -ikon. 

Kolonnen 'Vis for' bestemmer hvem som kan se innholdet. 
De forhåndsdefinerte alternativene kan ikke endres — du må åpne dem for å se hvem som kan se det.
Statusen 'Ikke aktiv' kan endres. Se nedenfor for tilgjengelige alternativer.

Legg til anbudsspesifikke metadata

For å legge til et nytt metadatafelt, klikk på Legg tilNy.

Navn, type, kolonnebredde og alternativene oppfører seg akkurat som Dalux Box-metadata.

Les denne artikkelen for å lære hvordan du konfigurerer dem: Hvordan sette opp metadata

Alternativet 'Vis for'

Metadataen 'Vis for' avgjør hvem som kan se kolonnen og innholdet. 

Ikke aktiv:
Kun anbudsadministratoren kan se og manuelt redigere innholdet. Metadata vil fortsatt bli oppdatert automatisk hvis den importeres fra Dalux Box.

Anbudsorganisasjon:
Alle brukere innenfor de tildelte gruppene kan se innholdet. Anbuds- og dokumentansvarlige kan manuelt redigere innholdet.

Anbudsorganisasjon og anbudsgiver:
Alle brukere innenfor de tildelte gruppene kan se innholdet. Anbuds- og dokumentansvarlige kan manuelt redigere innholdet.

Endringer trer i kraft umiddelbart, og ingen varsler sendes.

Importer egendefinerte metadata fra Dalux Box

I stedet for å opprette alle metadatafeltene manuelt, kan du importere dem fra Dalux Box. Dette kobler også feltene, slik at de automatisk fylles ut og oppdateres når nye filversjoner legges til fra Dalux Box.

For å importere fra Dalux Box, klikk på Legg tilFra Box.

Disse feltene er markert i kolonnen 'Box property'. 

Du kan ikke endre navnene deres, men du kan justere kolonne 'bredde', 'alternativer' og innstillingene 'Vis for', som beskrevet ovenfor.

Anbudsgivere vil kunne se tidligere versjoner og sammenligne dokumenter, tegninger og modeller for å se hva som nøyaktig har endret seg.

Når du laster opp en tegning til Tender-gruppefilene, må du sørge for at du angir en skala i tegningens metadata, slik at anbudsgiverne kan måle avstander og områder nøyaktig. Hvis filen er lagt til fra Dalux Box, kopieres forhåndsdefinert metadata automatisk.

Hvis du ikke selv setter målestokken, kan dine anbudsgivere sette en midlertidig skala.

Anbudsgruppelogg

Anbudsgrupper har en logg der anbudsaktivitet blir sporet. Tilbudsloggen kan bare nås av anbudsansvarlige for anbudsgruppene for å sikre at uautoriserte brukere ikke får tilgang til anbudsgiverinformasjon og annen sensitiv data.

For å få tilgang til anbudsloggen går du til AnbudÅpne anbudsgruppenMer Anbudsgruppelogg:

Dette åpner loggen, hvor du kan se all aktivitet, bruke filtre for å finne spesifikk informasjon, og eksportere resultatene til et regneark ved å klikke på 'Eksporter'.

Hvordan opprette et anbud