Hvordan opprette en anbudgruppe

I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du oppretter en anbudgruppe og konfigurerer den riktig, slik at dine individuelle anbud blir strukturert, sporbare og enkle å administrere gjennom hele anbudsprosessen.

Menyen Hjem gir en samlet oversikt over alle anbud, og gir administratorene full innsyn på tvers av alle anbudsgrupper.

Velg et anbud, så blir følgende verktøy tilgjengelige:

Vis åpner anbudet i et pop-up-vindu, der du kan gjennomgå anbudsdetaljene.
Rediger åpner anbudet i redigeringsmodus, slik at du kan gjøre endringer direkte.

Anbudsgrupper

En anbudgruppe representerer det høyeste nivået i anbudsstrukturen. Den fungerer som det sentrale rammeverket som samler anbudsorganisasjonen, delt anbudsdokumentasjon og alle relaterte individuelle anbud.

I en anbudgruppe blir individuelle anbud organisert og administrert i henhold til deres nåværende status, noe som gir en klar oversikt over den samlede fremdriften.

1. Anbudsgruppe
2. Anbudsgruppens organisering
3. Anbudsgruppefiler
4. Anbud med statusen "Pågår"
5. Anbud med status "Utkast"
6. Anbud med statusen "Avsluttet"
7. Mal for anbudsgruppen

Hvordan opprette en anbudsgruppe

For å opprette en ny anbudsgruppe, gå til AnbudHjem Opprett anbudsgruppe.

Dette vil opprette en ny anbudsgruppe med egen organisasjon og anbudsgruppefiler.

Mal for anbudsgruppen

Dette er standardmalen for alle anbud som opprettes i denne anbudsgruppen. Disse innstillingene vil bli brukt hver gang du oppretter et nytt anbud i denne gruppen, slik at du sparer tid ved at du slipper å skrive inn den samme informasjonen for hvert nytt anbud.

Den består av to elementer: 'Informasjon for nye anbud' og 'Anbudskrav for nye anbud'.

Klikk Rediger for å endre innholdet, eller Kopier fra firma for å bruke anbudskrav fra firmaprofilen din.

Organisasjon

Mens anbudsadministratorer kan opprette og administrere alle anbud i prosjektet, kan noen roller settes spesifikt for en tendergruppe. 

Disse rollene finnes i AnbudVelg anbudgruppenOrganisasjon

• Anbudsansvarlige: Administrer all informasjon om anbudgruppen, anbudsinformasjon, opprett krav, inviter anbudsgivere og mer
• Dokumentansvarlige: Administrer anbudsdokumenter, svar på spørsmål, opprett globale svar
• Anbudsobservatører: Kan se alt innhold, kan ikke opprette eller endre noe

Sett opp anbudgruppefiler

Mappen Anbudgruppefiler er mappestrukturen din for å laste opp filer til anbudgruppen.
For å legge til mapper, klikk på ved siden av Filer:

Du kan legge til nye mapper eller importere dem fra firmaprofilen din. 

Filer kan også lastes opp uten mappestruktur.

Når du legger til filer i et anbud, vil mappestrukturen du har satt opp i denne anbudgruppen bli kopiert. Eventuelle endringer kan kun gjøres på anbudgruppenivå, ikke for hvert anbud individuelt.

Last opp filer til anbudgruppen

For å laste opp filer, velg mappen du vil laste opp filer til, og klikk Tilføy. Deretter kan du enten legge til filer direkte fra din PC eller legge til filer fra Box:

Alternativt kan du legge til filer fra Box ved å finne dem i Filer eller Versjonssett, deretter velger du dem og klikker MerLegg til iAnbud:

Når du legger til filer fra Dalux Box, vil mappestrukturen bli bevart. Hvis den tilsvarende mappen ikke allerede finnes i anbudsgruppen, vil den bli opprettet automatisk.

Hvis du ikke ønsker at det skal opprettes en ny mappe, velger du i stedet en eksisterende mappe. Filene vil da bli plassert direkte i den mappen.

Du kan laste opp en ny versjon av en eksisterende fil her:

Åpne filenMerAdministrerLast opp ny versjon

Legg til filer til anbud

Når de først er lastet opp til anbudgruppefilene, må filene legges til i hvert anbud, med mindre anbudene er satt opp til å motta dem automatisk ved opplasting.

Velg filene du vil legge til i et anbud, og klikk deretter på Legg til i anbud. Deretter velger du alle anbudene du vil knytte filene til.

Hvis et anbud er nedtonet, er denne filversjonen allerede koblet og vil ikke bli lagt til igjen.

I scenariet nedenfor er en av filversjonene du valgte allerede lagt til i anbudet 'External walls and cladding'. 

Derfor vil ingen av de valgte filversjonene bli lagt til i dette anbudet.

Alle valgte versjoner har allerede blitt lagt til i anbudet 'Windows, doors, and external openings'. 

Siden samme versjon ikke kan legges til to ganger, vil ingen bli lagt til.

Merk av i boksen for å legge til alle nye versjoner i anbudet.

Bruk kolonnen Anbud for å se hvilken filversjon som er lagt til i hvert anbud.

Anbudsmetadata

Alle filer på tvers av alle anbud, uavhengig av anbudgruppe, bruker samme metadatastruktur. 
Metadataen består av Dalux Box-standardfelter, anbudsspesifikke felt og brukerdefinerte felt importert fra Dalux Box.

For å sette opp metadata, gå til InnstillingerAnbud'Metadata'

Standardmetadata fra Dalux Box

Denne metadataen er alltid tilgjengelig og importert fra Dalux Box. Den kan ikke endres i Anbud-modulen og er indikert med et -ikon. 

Kolonnen 'Vis for' bestemmer hvem som kan se innholdet. 
De forhåndsdefinerte alternativene kan ikke endres — du må åpne dem for å se hvem som kan se det.
Statusen 'Ikke aktiv' kan endres. Se nedenfor for tilgjengelige alternativer.

Legg til anbudsspesifikke metadata

For å legge til et nytt metadatafelt, klikk på Legg tilNy.

Navn, type, kolonnebredde og alternativene oppfører seg akkurat som Dalux Box-metadata.

Alternativet 'Vis for'

Metadataen 'Vis for' avgjør hvem som kan se kolonnen og innholdet. 

Ikke aktiv:
Kun anbudsadministratoren kan se og manuelt redigere innholdet. Metadata vil fortsatt bli oppdatert automatisk hvis den importeres fra Dalux Box.

Anbudsorganisasjon:
Alle brukere innenfor de tildelte gruppene kan se innholdet. Anbuds- og dokumentansvarlige kan manuelt redigere innholdet.

Anbudsorganisasjon og anbudsgiver:
Alle brukere innenfor de tildelte gruppene kan se innholdet. Anbuds- og dokumentansvarlige kan manuelt redigere innholdet.

Endringer trer i kraft umiddelbart, og ingen varsler sendes.

Importer egendefinerte metadata fra Dalux Box

I stedet for å opprette alle metadatafeltene manuelt, kan du importere dem fra Dalux Box. Dette kobler også feltene, slik at de automatisk fylles ut og oppdateres når nye filversjoner legges til fra Dalux Box.

For å importere fra Dalux Box, klikk på Legg tilFra Box.

Disse feltene er markert i kolonnen 'Box property'. 

Du kan ikke endre navnene deres, men du kan justere kolonne 'bredde', 'alternativer' og innstillingene 'Vis for', som beskrevet ovenfor.

Anbudsgivere vil kunne se tidligere versjoner og sammenligne dokumenter, tegninger og modeller for å se hva som nøyaktig har endret seg.

Når du laster opp en tegning til anbudgruppefilene, sørg for å angi en skala i tegningens metadata slik at anbudsgivere kan måle avstander og områder nøyaktig. Hvis filen er lagt til fra Dalux Box, kopieres forhåndsdefinert metadata automatisk.

Hvis du ikke selv setter målestokken, kan dine anbudsgivere sette en midlertidig skala.

Anbudsgruppelogg

Anbudsgrupper har en logg der anbudsaktivitet blir sporet. Tilbudsloggen kan bare nås av anbudsansvarlige for anbudsgruppene for å sikre at uautoriserte brukere ikke får tilgang til anbudsgiverinformasjon og annen sensitiv data.

For å få tilgang til anbudsloggen går du til AnbudÅpne anbudsgruppenMer Anbudsgruppelogg:

Dette åpner loggen, hvor du kan se all aktivitet, bruke filtre for å finne spesifikk informasjon, og eksportere resultatene til et regneark ved å klikke på 'Eksporter'.

Hvordan opprette et anbud