Arbeidsordre til ekstern leverandør

Som fasilitetsleder kan koordinering av serviceforespørsel med eksterne kontraktører være unødig tidkrevende hvis det ikke håndteres effektivt. Du må ofte manuelt skrive inn detaljer som bygning og kontaktperson i en e-post, og når kontraktøren ankommer stedet, mangler de ofte klare instruksjoner om hvem de skal kontakte fordi de ikke kan finne riktig e-post.

Med Dalux leverandørportal kan du tildele arbeidsordrer direkte til leverandører, og sikre at eksterne kontraktører har all informasjonen de trenger på forhånd.
Eksterne kontraktører kan også bruke sine mobile enheter til å rapportere utført arbeid, inkludert bilde og full logg.

Bestill arbeid fra leverandører

For å tildele arbeid til en ekstern kontraktør må du opprette en arbeidsordre og knytte den til en leverandør ved å velge dem fra listen. Å velge en leverandør legger automatisk til standard kontakt fra organisasjonen din, noe som sikrer at leverandøren har en kontaktperson for tilgang eller annen informasjon som er nødvendig for å fullføre arbeidsordren.

I dette tilfellet har arbeidsordren blitt sendt til den eksterne leverandøren. Hvis leverandøren har noen spørsmål eller trenger avklaring, kan han se hvem han skal kontakte.

Leverandørportal

Den eksterne kontraktøren har nå tilgang til arbeidsordren med den opprinnelige informasjonen på skrivebordet og mobilenheten.

De har nå muligheten til å avvise eller godkjenne arbeidsordren, tildele den internt til den ansatte som skal utføre oppgaven, eller sende en melding til kunden.

Administrasjon av leverandørportalen

For å kunne tildele arbeidsordrer til en ekstern leverandør, må Dalux FM-administrator opprette et firma med firmatypen satt til 'Leverandør' og konfigurere innstillingene som beskrevet i denne artikkelen: Hvordan sette opp firmaer for Leverandørportal

Firmainformasjon

Firmaer i Dalux FM kan konfigureres på flere måter, her er et typisk oppsett for en leverandør:

1. Angi firmatypen til Leverandør.
2. Spesifiser regionen der denne leverandøren kan operere. Arbeidsordrer kan kun tildeles leverandøren innen denne spesifiserte regionen. I dette tilfellet er en enkelt bygning valgt.
3. Hvis alternativet 'Oppgaver krever godkjenning' er valgt, må fasilitetslederen godkjenne arbeidsordrer før de kan markeres som fullført.
4. For denne leverandøren blir alle arbeidsordrer først sendt til dispatcher, som tildeler dem til en ansatt. Denne prosessen sikrer at innholdet blir vurdert før utførelse. Når den ansatte fullfører oppgaven og returnerer arbeidsordren, vurderer dispatcher detaljene før de sender den tilbake til fasilitetslederen.

Etter å ha fullført den innledende oppsettet, er neste trinn å legge til minst én administrator i firmaet.
Administratoren vil ha hevede rettigheter for å administrere arbeidsflyten til firmaet. Denne brukeren vil ha myndighet til å invitere personer til leverandørportalen, tildele roller og overvåke alle oppgaver knyttet til firmaet.

I tillegg har administratoren full synlighet i hver arbeidsordre tildelt firmaet.

Les mer om å sette opp et firma som leverandør her: Leverandørportal: Sett opp firmaer