Serviceavtaler

Integrering av serviceavtaler i din FM-instans lar deg overvåke gjeldende og utløpende avtaler med eksterne leverandører. Denne funksjonen kobler oppgaver til hver avtale, og gir en fullstendig oversikt over arbeidet utført under avtalen.

I tillegg kan stedlige fasilitetsansvarlige raskt verifisere eksisterende serviceavtaler for assets eller bygninger når de oppretter oppgaver.

Hvordan opprette en serviceavtale

Opprett en ny serviceavtale ved å navigere til

Oppgaver 'Serviceavtaler'.

Her får du også en komplett oversikt over alle dine serviceavtaler.

Klikk OpprettServiceavtale for å opprette en ny serviceavtale og fylle ut skjemaet.

Stamdata

Gi serviceavtalen et navn og legg til følgende data:

• Kontraktnummer: Legg til ditt interne kontraktnummer for serviceavtalen. Dette kan brukes til enkelt å finne avtalen senere.
• Fag: Legg til hvilke fag serviceavtalen er relatert til for å finne spesifikke avtaler senere.
• Avtaleinnhold: Beskriv hvilken type arbeid som dekkes av serviceavtalen, slik at dine vedlikeholdsmedarbeidere enkelt kan finne dette når de oppretter oppgaver.
• Beskrivelse: Sett inn tilleggsinformasjon for ditt team.

Kontraktsdetaljer

Feltene i denne seksjonen lar deg spesifisere detaljer som hjelper deg og ditt team med å administrere og hente serviceavtaler.

• Kontraktsnummer: Skriv inn et nummer slik at denne avtalen er enkel å identifisere senere.
• Leverandør: Velg leverandøren du har avtalen med. Når teamet ditt oppretter en ny oppgave og velger avtalen, settes leverandøren automatisk.
• Ansvarlig: Hvem i FM-organisasjonen er ansvarlig for denne serviceavtalen.
• Avtaleinnhold: Detaljene i avtalen.
• Beskrivelse: Kort beskrivelse av denne avtalen.

Avtaleperiode

• Startdato: Bruk dette feltet til å definere startdatoen for serviceavtalen.
• Sluttdato: Angi utløpsdatoen for avtalen for å opprettholde en tydelig oversikt over kontrakter som nærmer seg fullføring.
• Varslingstidspunkt: Angi antall dager før utløpsdatoen når et varsel skal sendes. Varslet sendes til den ansvarlige personen og den ekstra mottakeren.
• Ekstra mottaker: Tildel én ekstra interessent som skal motta varsler når serviceavtalen nærmer seg slutten.

Økonomi og fag

• Nettopris (årlig): Ved å legge til en årlig nettopris kan ditt team spore relaterte oppgaver knyttet til en avtalt servicevolum.
• Fag: Velg fag for denne serviceavtalen.

Plassering

Å definere bygningene og/eller assetene som serviceavtalen er knyttet til, hjelper driftsansvarlige med å kontrollere om det er satt opp en avtale når de oppretter en oppgave på stedet.

bygninger lar deg velge bygningene enten på kartet, eller du kan klikke på Vis på liste for å velge dem fra listen.

Grunner lar deg koble serviceavtalen til en grunn som du kan velge, på samme måte som bygninger.

Soner lar deg velge sonene fra en listevisning.

Assets lar deg velge assets fra en listevisning.

Når du skanner en QR-kode eller ser plasseringen i Lokasjoner, kan de raskt se om en serviceavtale er på plass.

Dokumenter

Etter at du har opprettet serviceavtalen, kan du legge til dokumenter, for eksempel den signerte serviceavtalen, til den. På denne måten kan teamet ditt alltid få tilgang til kontrakten for spesifikk informasjon.

Klikk DokumenterLegg tilLast opp dokument, og velg filen fra din PC for å legge den til i serviceavtalen.

Du finner dokumentene nederst i serviceavtalen og kan legge dem til eller erstatte dem når som helst ved å klikke Rediger dokumenter. Herfra kan du også

• vise filegenskapene, som versjoner, fag og andre metadata
• laste ned filen på datamaskinen din, og
• sende den til valgte brukere.

Hvordan bruke serviceavtaler

Serviceavtaler kan velges i oppgaver. Når du gjør dette, settes leverandøren automatisk i henhold til serviceavtalen.

Oppgaver kan også opprettes direkte fra serviceavtalene ved å åpne dem og klikke Opprette oppgave. Serviceavtalen og leverandøren settes deretter også automatisk.

Når du viser en serviceavtale, klikker du på Oppgavehistorikk eller Kommende oppgaver for å se alle tidligere og planlagte oppgaver som er knyttet til den. Dette hjelper deg med å overvåke og planlegge alt arbeid som er relatert til denne avtalen.