Tidsregistrering i FM

Denne artikkelen vil forklare hvordan du setter opp og bruker tidsregistrering for oppgaver i FM.

Tidsregistrering kan brukes til å holde oversikt over tid brukt på ulike typer oppgaver.

Hvordan sette opp tidsregistrering

Tidsregistrering må aktiveres i innstillingene før den kan brukes.

Aktiver tidsregistrering

For å aktivere tidsregistrering, gå til Innstillinger>Drift og vedlikehold Tidsregistreringer 'Aktiver':

Legg til tidskontoer

Tidsregistrering er basert på tidskontoer. Du kan legge til flere tidskontoer for å holde oversikt over tidsregistrering for ulike oppgaver eller teams.

For å opprette eller administrere tidskontoer, gå til:

Innstillinger Drift og vedlikehold 'Tidskontoer':

Øverst i vinduet kan du:

• Aktiver 'Tidskonto er påkrevd'. Hvis dette er aktivert, må tidsregistreringene velge en tidskonto før de kan lagres.
• Sett en 'Standard tidskonto'. Når du setter en standardkonto, vil tidsregistreringer som ikke er knyttet til en bestemt konto, tilknyttes den valgte kontoen.

I verktøylinjen har du følgende valgmuligheter:

• Legg til: Legg til nye tidskontoer. Tidskontoer må ha et navn. Du kan legge til en valgfri beskrivelse

• Rediger: Rediger eksisterende kontoer. Dette lar deg endre navn eller beskrivelse.
• Slett: Fjern kontoen. Denne handlingen kan ikke angres.
• Søk: Bruk søkefeltet for å finne en bestemt tidskonto

Aktiver tidsregistrering for oppgaver

Du kan bruke tidsregistrering for oppgaver hvis de er aktivert i oppgavemal(er).

Det er også mulig å gjøre tidsregistrering til en påkrevd del av å avslutte en oppgave.

For å legge til tidsregistrering i oppgavemaler, gå til:

InnstillingerDrift og vedlikehold'Oppgavemal' Hold musepekeren over oppgavemalenRediger.

Dette åpner malen og du kan veksle mellom:

• Aktivert og påkrevd - Krever tidsregistrering for denne typen oppgave
• Aktivert - Tillater tidsregistrering for denne typen oppgave
• Deaktivert - Ingen tidsregistrering for denne typen oppgave 

Sett en standard tidskonto for team

Du kan sette en standard tidskonto for hvert team. For å gjøre dette, gå til

Innstillinger Drift og vedlikehold 'Teams'

Klikk på et team for å redigere det. Her kan du sette 'Standard tidskonto for team'. Velg en tidskonto fra rullegardinmenyen og husk å klikke 'Lagre'.

Etter dette, når teamet fullfører en oppgave, blir tidskontoen automatisk valgt, men kan justeres manuelt om nødvendig.

Hvordan bruke tidsregistrering med oppgaver

Når en oppgave er merket som utført, på skrivebord eller mobil, vil brukeren se tidsregistreringsskjermen. 

Herfra kan du:

• Rapportere timer og minutter brukt på oppgaven
• Velg en tidskonto
• Legg til avslutningsdato (som standard satt til dagens dato)
• Legg til en beskrivelse (kun skrivebord)
• Legg til en fil fra din PC (kun desktop)
• Ta bilder eller legg til bilder (kun mobil)

Når du klikker på 'Lagre' vil oppgaven bli stengt og tidsregistreringen loggføres på oppgaven. Disse dataene legges også til i tidsregistreringskolonnene i listevisningen.

Totaltid (intern) viser tidsregistreringen hvis oppgaven ble utført av en bruker i FM-instansen.

Totaltid (ekstern) viser tidsregistreringen hvis en ekstern bruker har fullført oppgaven via leverandørportalen.

Se tidsregistreringer i listevisning

Du kan få en oversikt over alle tidsregistreringer ved å gå til:

Oppgaver MerTidsregistrering

Du kan opprette og lagre filtere, og eksportere tidsregistreringene til Excel.

Du kan også bruke hovedlistevisningen for å få en oversikt over alle tidsregistreringer. Dette lar deg opprette og lagre filtere, som tidsregistreringer for en spesifikk tidskonto. Du kan se summen av en kolonne nederst i listevisningen.