Hvordan bestille oppgaver fra en leverandør i Leverandørportal

Denne artikkelen viser deg hvordan du bestiller oppgaver fra en leverandør. Vi forklarer hvordan du sender oppgaver til leverandører og hvordan du godkjenner eller avviser arbeid utført av leverandøren.

Hvis du vil lære hvordan du setter opp virksomheter for leverandørportalen, kan du lese denne artikkelen: Sett opp virksomheter for Leverandørportal.

Hvordan bestille oppgaver fra leverandører

Det finnes to måter å sende oppgaver til leverandører på. Du kan tildele en leverandør på eksisterende eller nye oppgaver, eller opprette en ny oppgave når du ser på virksomheten.

Når du oppretter eller redigerer en oppgave, bla ned til området Ansvarlig.

Velg en leverandør fra rullegardinmenyen eller bruk -ikonet for å åpne den fullstendige listen over leverandører.

Når du velger en leverandør, må du også angi en kontaktperson. Kontaktpersonen kan være noen i bygningen som kan hjelpe leverandøren med tilgang eller veiledning.

Personen som oppretter oppgaven blir automatisk tildelt som kontaktperson, men dette kan endres ved å klikke på -ikonet.

Du kan velge en kontaktperson fra:

• Team - En bruker i teamet ditt
• Teamgruppe - En bruker i teamene i gruppen din
• Kontakter - En bruker fra kontaktene i instansen
• Brukerdefinert - En brukerdefinert kontakt som ikke er i instansen

Når oppgaven er opprettet, blir du bedt om å enten bestille oppgaven eller ikke. Hvis du klikker 'Bestill' blir oppgaven opprettet og bestillingen sendt til leverandøren.

Hvis du ikke bestiller oppgaven, vil oppgaven bli merket som 'Ny, avventer bestilling'.

Dette lar deg gå gjennom oppgaven før du sender den til leverandøren.

For å sende oppgaven, åpne oppgaven igjen og klikk på Bestill. Når du bestiller en oppgave, kan du legge til en valgfri intern/ekstern merknad og legge til vedlegg.

Leverandøren vil bli varslet på e-post når oppgaven er bestilt.

Hvordan bestille direkte fra Leverandørportalens virksomhetsoversikt

Du kan også opprette bestillinger direkte til virksomheten når du ser dem i oversikten for leverandørportalen.

Du finner oversikten ved å gå til:

Innstillinger Generelle innstillinger Stamdata: 'Virksomheter'.

I det nye vinduet klikker du på Leverandørportal og velger virksomheten. Åpne den ved enten å dobbeltklikke eller ved å klikke Vis virksomhet.

Med virksomheten åpen kan du klikke Bestill oppgave. Dette vil åpne et nytt oppgavevindu, og leverandøren vil automatisk bli tildelt.

Etter dette er prosessen den samme som vist ovenfor.

Hvordan godkjenne eller avvise arbeid utført av en leverandør

Hvis leverandøren har aktivert innstillingen 'Oppgaver må godkjennes' i leverandørportalen for virksomheten, må alt arbeid utført av leverandøren godkjennes eller avvises av kunden (personen eller teamet som utstedte oppgaven).

En bestilling som er markert som utført av leverandøren, kan finnes i enten:

• Min innboks - Hvis du er direkte ansvarlig for oppgaven
• Eksterne oppgaver - Hvis du ikke er direkte ansvarlig, men brukerrettighetene dine tillater at du ser oppgaven

I begge tilfeller kan oppgaven åpnes ved å dobbeltklikke eller bruke Vis oppgave.

Når oppgaven åpnes, kan du se all tilleggsinformasjon og fullstendig historikk for oppgaven. Avhengig av oppsett og aktive moduler kan du se informasjon som tidsregistrering og økonomi.

Svaralternativene er øverst. Hvis du er fornøyd med leverandørens arbeid, klikk Godkjenn, lukk.

Når du lukker en oppgave, kan du legge til interne eller eksterne merknader og legge ved vedlegg. Hvis du bruker tidsregistrering og økonomi, må du kanskje fylle ut informasjon for disse feltene også før oppgaven kan lukkes. 

Klikk på 'Avslutt' når du er ferdig, så blir bestillingen lukket.

Leverandøren kan finne den utførte oppgaven i Utført-innboksen, og kunden kan finne den i Teamets utførte, avsluttede-innboksen.

Hvis en oppgave åpnes på nytt, må den gå gjennom samme trinn. For eksempel å bli godkjent av leverandøren.