Hvordan bruke Leverandørportal som Leverandør på skrivebordet

Denne artikkelen viser hvordan du arbeider med oppgaver i Leverandørportal.

Denne artikkelen er ment for virksomheter som bruker Leverandørportal for å utføre og kommunisere om oppgaver mottatt av Brukere i Dalux FM.

Oversikt over Leverandørportal

Avhengig av oppsett og tillatelser kan Leverandørportal se litt annerledes ut.

For dette eksempelet er perspektivet en virksomhetsadministrator og koordinator.

Leverandøren har fått ekstra tilgang til Lokasjoner og Assets.

Når du logger inn i Leverandørportal vil du se innboksen din.

I verktøylinjen til høyre kan du navigere i de forskjellige modulene som Lokasjoner og Assets. Du kan også få tilgang til Innstillinger hvis du er virksomhetsadministrator.

I sidepanelet vil du se Oppgaver, Oppgaveserier, og Sjekklister.

Oppgaver inneholder alle de forskjellige innboksene og arkivene for oppgaver. Her finner du pågående oppgaver og lukkede oppgaver (enten godkjent eller avvist).

Oppgaveserier inneholder en oversikt over oppgaveserier som en kunde har tildelt Leverandør. Oppgaveserier vises med intervallet for når oppgavene skal utføres. Oppgavene genereres automatisk og legges til i innboksen i Oppgaver.

Sjekklister vil inneholde enhver sjekkliste som er fylt ut. En sjekkliste kan kun fylles ut som en del av en oppgave.

Assets gir en oversikt over Assets. Hvis Leverandør også har redigeringstillatelser for Assets, er det fra denne menyen at Assets kan redigeres eller opprettes.

Innstillinger lar virksomhetsadministratoren endre Fordeling av oppgaver og sette koordinator og godkjenningskrav. Virksomhetsadministratoren kan også legge til, redigere eller deaktivere Brukere i virksomheten.

Anbefalt fremgangsmåte for håndtering av oppgaver

Flyten nedenfor er en generell retningslinje. Den nøyaktige prosessen kan variere avhengig av oppsettet ditt, så vennligst betrakt dette som beste praksis heller enn et strengt krav. Hvert trinn forklares mer detaljert i de følgende kapitlene.

1. Godkjenn:
   Hvis du kan akseptere oppgaven og har all nødvendig informasjon, godkjenn den og bekreft datoen for når arbeidet skal utføres. 
2. Avvis:
   Hvis du ikke kan akseptere oppgaven, eller hvis nøkkelinformasjon mangler, avvis den og oppgi en tydelig forklaring på årsaken. 
3. Avslutt:
   Når arbeidet er utført, merk oppgaven som avsluttet. Legg til en kort beskrivelse av arbeidet som er utført, og inkluder eventuell relevant dokumentasjon som vedlegg. 
4. Avvist, sendt tilbake:
   Hvis oppgaven ikke oppfyller kundens forventninger, kan de avvise den. I så fall vil den bli sendt tilbake for korrigerende tiltak.

Bruk Godkjenn, Avvis og Avslutt for å kommunisere med kunden din. Hver handling flytter oppgaven til den tilsvarende innboksen, noe som indikerer at kunden har en handling som skal utføres.
 

Godkjenne eller avvise en oppgave

Når du mottar en oppgave fra en kunde, vil den vises i innboksen din. For å åpne oppgaven, dobbeltklikk på den eller velg den og klikk Vis oppgave.

Når en oppgave åpnes, vises svaralternativene øverst. Herfra kan du:

• Avvis - Avvis bestillingen. Du kan legge til et notat og et vedlegg når du avviser arbeid.
• Godkjenn - Godkjenn bestillingen. Du kan legge til et notat, et vedlegg, utførelsesdato og forventede kostnader når du godkjenner arbeidet. 
  Utførelsesdatoen må være før kundens fastsatte deadline, og den forventede prisen må kanskje godkjennes av kunden, avhengig av innstillingene.
• Avslutt - Hvis eller når arbeidet er utført. Når du avslutter en oppgave kan du legge til et notat og vedlegg. Du kan også angi brukt tid på arbeidet og hvilken dato det ble utført.
• Mer -  Dette vil gi deg flere alternativer, for eksempel å legge til informasjon, skrive ut, opprette en innmelding eller legge til dokumenter (kun synlig hvis ingen er lagt til).

Når du blar nedover i oppgaven, kan du se all informasjon om bestillingen.

I Ansvarlig-området kan du:

• Angi ansvarlig ansatt
• Vis kontaktpersonen for bestillingen
• Se hvilken serviceavtale oppgaven tilhører (hvis noen)
• Se hvem fra virksomheten din som er tildelt oppgaven, og tildel den på nytt om nødvendig

I dette eksempelet vil vi godkjenne oppgaven, så vi klikker Godkjenn.

Et nytt vindu vil dukke opp, hvor et notat kan legges til, og utførelsesdato og forventet pris kan også settes. Etter at du har fylt ut informasjonen, klikker du på 'Godkjenn'.

Når en oppgave er godkjent, vil kunden motta en e-postvarsling. Oppgaven flyttes fra Ny, ubekreftet til Godkjent-mappen i Leverandørportal.

Tildel oppgave til kollega

En bestilling kan deretter tildeles en bestemt bruker i virksomheten din om nødvendig. Dette gjøres ved å velge bestillingen og klikke Tildel og deretter velge medarbeideren.

Hvordan avslutte en bestilling

Når en godkjent bestilling er utført, kan den merkes som sådan, og kunden varsles om at arbeidet er ferdig.

For å avslutte en bestilling, åpne oppgaven og klikk på Avslutt. Du kan legge til en beskjed til kunden, legge ved vedlegg og legge til tidsregistreringer. Klikk på 'Lagre' når du er ferdig.

Avhengig av oppsettet er bestillingen nå i en av disse tilstandene:

• Utført - Hvis bestillingen er utført og lukket av Leverandør
• Utført, avventer koordinator - Hvis bestillingen er utført av en ansatt som ikke er koordinator
• Utført, avventer kundegodkjenning - Hvis bestillingen er utført, men kunden må gjøre den endelige godkjenningen

Når en bestilling er utført og godkjent, flyttes den til Utført-mappen.

For virksomhetsadministratorer

Denne seksjonen forklarer de ekstra funksjonene en virksomhetsadministrator har tilgang til. Disse innstillingene finnes ved å klikke Innstillinger i sidemenyen.

Oppsett for leverandørportal

Virksomhetsadministratoren kan kontrollere om alle oppgaver skal være synlige for alle ansatte, eller om oppgaver skal gå til en koordinator.

Hvis du velger koordinator-alternativet, kan en virksomhetsadministrator legges til som koordinator for virksomheten.

 Du kan også kontrollere om koordinatoren må godkjenne arbeidet før det kan returneres til kunden.

Legg til og administrer brukere

Virksomhetsadministratorer kan legge til andre brukere i virksomheten i Leverandørportal. Når du logger inn i Leverandørportal, klikk Innstillinger. Dette åpner vinduet 'Rediger virksomhet'.

I 'Brukere'-området, klikk Legg til. Deretter skriver du inn deres E-post og navn. Valgfritt kan du legge til Telefonnr. og stilling.

Du kan også angi om medarbeideren skal være administrator.

Du kan redigere informasjonen ved å velge en ansatt og klikke Rediger.

Hvis du trenger å fjerne en ansatt, velg dem i listen og klikk Deaktivere.